Авторы: В.Мартышова — ведущий специалист по документообороту компании РУСПЕТРО, руководитель проекта внедрения со стороны заказчика; С.Тимошин, руководитель проекта внедрения ГК APPIUS.
Статья была опубликована в июньском выпуске журнала «САПР и графика» и воспроизводится на портале isicad.ru по просьбе ГК APPIUS.
Цели проекта
Внедрение электронного документооборота с помощью универсальной EDMS-системы (Electronic Document Management System) со следующими основными функциями:- контроль поступления и движения проектно-технической документации по проектам разработки месторождений;
- прозрачный процесс согласования документации между различными подразделениями компании;
- удобное хранение документации в электронном виде;
- связь с твердой копией архивных данных.
Выбор EDMS-системы
При выборе будущей EDMS-системы «РУСПЕТРО» рассмотрел множество систем представленных на рынке. На финальной стадии сравнивался функционал двух отобранных систем:- система «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией» (далее «Appius-PLM УПСД») компании APPIUS.
Данный вариант является оригинальной конфигурацией, работающей на платформе 1С:Предприятие 8.3 в режиме тонкого клиента. Система предназначена для автоматизации инженерного (технического) документооборота, связанного с разработкой, хранением, согласованием и поиском документации в проектных организациях, у заказчиков и подрядчиков строительства. - EDMS-система американского производителя.
Рис. 1. Опросный лист с основными критериями выбора EDMS-системы
Еще одним ключевым моментом в выборе программного решения оказалась стоимость EDMS-системы. В этом вопросе лидирующую позицию заняла отечественная программа, так как стоимость конкурирующего решения семикратно превысила цену системы «Appius-PLM УПСД».
Таким образом, в результате всестороннего анализа функциональных возможностей программ, а также, принимая во внимание важную финансовую составляющую вопроса, для дальнейшей работы и внедрения руководством компании «РУСПЕТРО» была выбрана система «Appius-PLM УПСД» с учетом доработки ее функционала в соответствии с требованиями заказчика.
Подготовительный этап
На основе выявленных данных о том, что необходимо доработать в системе «Appius-PLM УПСД», руководителем проекта внедрения EDMS-системы со стороны Заказчика было разработано подробное техническое задание на доработку необходимого функционала. На основе данного документа разработчики компании APPIUS начали работу по усовершенствованию программы и расширению ее функциональных возможностей, которые учитывали все пожелания и требования заказчика.Основные направления оптимизации и доработки программы:
- настройка свойств, представления, проверки уникальности и связей элементов дерева проектов;
- автоматическая загрузка документации из накладных (сопроводительных ведомостей) с отслеживанием ошибок в названиях файлов и составе документации;
- настройка бизнес-процесса рассмотрения документации и формирование листа замечаний на каждый документ после завершения БП;
- формирование отчета по проекту в виде главного реестра документации (MDR - master document register) - графика выпуска документов;
- настройка печатной формы накладной на передачу документации;
- автоматическая выгрузка на FTP файлов документов и накладной.
Так, в соответствии с нормами РФ, а также, учитывая опыт других компаний в сфере проектного документооборота, Заказчиком была принята западно-ориентированная система ревизий для рассмотрения документации до ее финального утверждения. Гибкость программы «Appius-PLM УПСД» позволила быстро воплотить в жизнь данную систему ревизий.
Ревизионная связь в рассмотрении проектно-технической документации очень важна, так как является наиболее действенной формой последующего контроля и позволяет максимально точно отследить выпуск каждого документа с целью проверки выполнения выданных к документу замечаний. Кроме того, ревизия является основным средством вскрытия и предупреждения различных нарушений выпуска документа.
Внедрение
В любом внедрении очень важен первый успешный результат, получаемый в достаточно короткий срок. Причина в том, что успешный проект создает для руководства основу для последующего расширения на функциональном и архитектурном уровне.Успешное внедрение системы (Appius-PLM УПСД) определялось следующими факторами:
- Быстрый ввод системы в опытную и промышленную эксплуатацию за счет отказа в значительной степени от программирования в пользу настройки системы. Тем не менее, исходные коды открыты и доступны в конфигураторе 1С:Предприятие.
- Способность организации обучений, консультаций (в том числе через удаленные подключения) и предоставление проверенных методик, полученных на основании передового опыта в сфере IT-технологий.
- Возможность расширения на уровне платформы в функциональном (конечный пользователь) и нефункциональном (техническая архитектура) смысле.
Рис. 2. Общий обзор настроек
1. Обучение
Первый шаг, который был сделан на этапе внедрения – это обучение сотрудников «РУСПЕТРО» работе в системе на подготовленном ранее примере на основании предоставленных данных. Специалистами APPIUS была проанализирована структура проекта заказчика, на основании которой были настроены свойства и подчинение элементов, а также введен состав проекта.Рис. 3. Состав проекта и свойства элемента (комплекта)
2. Опытная эксплуатация
В процессе опытной эксплуатации производились уточнения по настройке свойств проекта, комплектов и его листов, а также корректировалась настройка проверки уникальности элементов. Была настроена связь рабочей конструкторской документацией с оборудованием, опросными листами и составом проекта без каких-либо программных доработок.Рис. 4. Состав проекта и список файлов документа
Рабочий процесс организации подразумевает ежедневное, тесное взаимодействие различных подразделений, целью которых является выполнение одной общей задачи – сдача объекта строительства в полном объеме в обозначенный срок. В данных обстоятельствах быстрый и эффективный обмен информацией имеет первостепенное значение для успеха любой компании.
Система «Appius-PLM УПСД» позволила автоматизировать процесс рассмотрения документации. У каждого документа имеется параметр «Состояние рассмотрения», который может иметь следующие значения: «не рассматривался», «отправлен на рассмотрение», «рассмотрен с замечаниями», «рассмотрен без замечаний» и «утвержден». Изменение значения данного параметра происходит автоматически на основе выполнения бизнес-процесса.
Рис. 5.Карта маршрута бизнес-процесса рассмотрения документации
Куратор – сотрудник компании, чей функциональный профиль в большей степени имеет отношение к содержанию документа и который отвечает за рассмотрение документа, качество собственных комментариев и комментариев, представленных Рецензентами.
Куратор может:
- добавлять свои замечания;
- редактировать замечания других рецензентов;
- направить документ рецензентам на повторное рассмотрение (доработку);
- добавлять новых рецензентов;
- завершить процесс рассмотрения принудительно.
Рецензент может:
- просматривать свойства и файлы документов;
- просматривать комментарии, оставленные другими Рецензентами;
- добавлять свои замечания к документам.
Руководитель может:
- просматривать свойства и файлы документов;
- просматривать комментарии, оставленные другими Рецензентами;
- утвердить результаты рассмотрения;
- отклонить согласование замечаний, тем самым вернуть выбранные документы на повторное рассмотрение с возможностью корректировки перечня согласующих лиц.
Рис. 6. Окно оформления замечаний
3. Доработки
В соответствии с техническим заданием, полученным от заказчика, в процессе опытной эксплуатации «Appius-PLM УПСД» были разработаны «плагины» которые расширили ее функциональные возможности системы.Автоматическая загрузка документов
Первоначально данная функция автоматической загрузки документов по накладной отсутствовала и была разработана полностью с нуля по техническому заданию заказчика.При получении документов от подрядчика по накладной пользователь выбирает в системе пункт меню «Импорт документации» и указывает каталог, где лежит накладная в формате Excel и файлы документов. Программа «прочитывает» накладную и автоматически формирует весь комплект полученных документов в системе в активном проекте по марке в соответствии с наименованиями документов в накладной (все марки проектов зафиксированы ГОСТом и одинаковы у документов одного комплекта). При загрузке у каждого документа автоматически заполняется ревизия, статус, дата, название, формат, стадия, то есть все данные по полученному комплекту документации. Электронные документы в исходном и pdf-формате также подгружаются в автоматическом режиме. Накладная может содержать любое количество комплектов документов, и все они будут автоматически загружены в соответствующие проекты в системе.
До момента внедрения данной функции ввод документации осуществлялся вручную, и процесс загрузки 10-15 комплектов документов занимал у сотрудника компании до 5 часов рабочего времени. В результате использования нового функционала программы загрузка аналогичного количества комплектов стала занимать всего несколько минут. Данная доработка существенно экономит время специалистов по документообороту, исключает человеческий фактор и позволяет оперативно приступить к рассмотрению содержательной части документации. В рамках всей компании функция автоматической загрузки документации значительно оптимизирует рабочий процесс, так как данный этап является отправной точкой для дальнейшего взаимодействия различных специалистов и подразделений, задействованных в проекте.
Рис. 7. Загрузка документации и файлов на основе накладных
Формирование главного реестра документации (ГРД)
Согласно процедуре взаимодействия между подрядчиками и строительной организацией ГРД (MDR) на всех проектах готовит подрядчик, но в рассматриваемом случае заказчик принял решение формировать его дополнительно из системы. Документ представляет собой плановый и фактический график поставки документации, где перечислены все документы и их стадии, каждому документу присвоен вес и указан еще ряд критериев, необходимых для анализа готовности документации.Функция формирования главного реестра документации также была реализована в соответствии с техническими требованиями заказчика.
Рис. 8. Отчет «Главный реестр документации»
На российском рынке программное обеспечение с реализованной функцией автоматической выгрузки ГРД (MDR) будет интересно западно-ориентированным компаниям, которые имеют зарубежные объекты строительства и работают с иностранными подрядчиками, так как формирование данного документа является обязательным.
Формирование листа замечаний
После завершения процесса рассмотрения документации стояла задача формирования отчета в приложении MS WORD на основании оформленных замечаний куратора и согласующих лиц. При формировании отчета его необходимо добавить к документу для последующей передачи результатов согласования подрядчику.Рис. 9. Формирование листов замечаний и их добавление к документам
Рис. 10. Лист замечаний документа
Выгрузка документов на FTP-сервер
При выгрузке документов на FTP-сервер необходимо было предусмотреть отправку 2-х видов файлов:- исходные данные – отправляются какие-либо данные подрядчику или поставщику;
- лист замечаний – отправляется отдельно на этапе рассмотрения документации без дополнительных файлов.
Рис. 11. Выгрузка документов на FTP-сервер
Формирование печатных форм накладных
В соответствии с отправкой двух видов документов существуют два вида сопроводительных накладных, по которым документация передается подрядчикам. Это передача какие-либо данных контрагенту и отправка результата рассмотрения документации (фактически это листы замечаний).Рис. 12. Журнал накладных
Рис. 13. Печатная форма накладной
Ведение проекта: состав команды, роли, обязанности и ресурсы
Со стороны исполнителя в реализации проекта участвовали 4 человека: руководитель проекта, инженер отдела технической поддержки, 2 ведущих программиста.Со стороны заказчика в реализации проекта участвовал ведущий специалист по документообороту, отвечающий за внедрение EDMS-системы для контроля проектно-технической документации на всем предприятии. Опосредованно также в процессе внедрения системы в рамках всей компании «РУСПЕТРО» была задействована группа специалистов различного профиля, входящих в группу управления проектами. Руководитель группы управления проектами утверждал матрицу рассылки документации, в соответствии с которой происходила рассылка документов на рассмотрение и утверждение. Специалисты компании рассматривали документы каждый в своей, также смежной зоне ответственности: трубопроводы, КИП, электрика, пожарная безопасность и т. д. Все сотрудники проектной команды вначале имели одинаковые права доступа к любым проектно-техническим документам, которые так или иначе могли понадобиться для их работы.
На текущий момент система принята в промышленную эксплуатацию. В системе на сегодняшний день работает 25 человек.
Полученные выгоды от проекта
- Качественная организация труда специалистов компании.
- Оптимизация бизнес-процессов по рассмотрению и согласованию проектно-технической документации.
- Исключение возможных ошибок вследствие человеческого фактора при формировании отчетов (в том числе отчета ГРД);
- Экономия временных и финансовых ресурсов.
- Эффективная организация электронного документооборота в части проектно-технической документации.
Следующие шаги по автоматизации процессов компании
В настоящий момент в компании «РУСПЕТРО» находится в работе 8 проектов (объектов строительства), и все они занесены в систему «Appius-PLM УПСД». В системе хранится проектная, рабочая, рабочая конструкторская и организационная документация.В дальнейших планах по автоматизации бизнес-процессов компании «РУСПЕТРО» входит добавление в программу работу с исполнительной документацией. На сегодняшний день специалисты компании занимаются разработкой процедуры взаимодействия с данным видом документов, определяется состав участников и этапы их сотрудничества.
Вторым шагом по расширению функционала системы специалисты «РУСПЕТРО» видят добавление в программу процедуры рассмотрения запросов на изменения, которые возникают уже в процессе строительства. Это технические запросы, оформленные по определенным стандартам, которые формирует подрядчик в процессе стройки и указывает, какие изменения необходимо внести в проектную документацию на том или ином этапе строительства.
Обратная связь
По итогам внедрения системы «Appius-PLM УПСД» можно отметить удобство программы в использовании, простой и интуитивно понятный интерфейс, логичную структуру системы. Это критерии позволили уменьшить срок освоения системы и быстро перейти к работе.Сразу после заключения договора заказчику была установлена базовая версия программа, которая сразу была использована для внесения и хранения данных. Дальнейшая доработка системы, отладка и ее внедрение в полнофункциональной версии по факту заняла 2 месяца. Данный период значительно опережает срок внедрения аналогичной программы западного разработчика, который в среднем составляет 4-5 месяцев с момента заключения контракта.