isicad.ru :: портал САПР, PLM и ERP :: версия для печати

Статьи

22 сентября 2016

Как происходило внедрение системы «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией» в компании «РУСПЕТРО»

Валерия Мартышова, Станислав Тимошин

Мартышова Тимошин

Д. Левин: Важные и эффективные внедрения в области инженерного ПО на нашем рынке совершаются, возможно, каждый день, но нечасто можно встретить систематическое, подробное и содержательное описания процесса внедрения, хотя именно такое описание фактически является по-настоящему качественным маркетингом решения. Предлагаемая ниже статья, на мой взгляд, является хорошим примером и (для определённого класса продуктов) образцом такого жанра.

Авторы: В.Мартышова — ведущий специалист по документообороту компании РУСПЕТРО, руководитель проекта внедрения со стороны заказчика; С.Тимошин, руководитель проекта внедрения ГК APPIUS.

Статья была опубликована в июньском выпуске журнала «САПР и графика» и воспроизводится на портале isicad.ru по просьбе ГК APPIUS.

«РУСПЕТРО» – независимая инновационная нефтегазодобывающая компания, ориентированная на максимальное наращивание объемов добычи нефти и газа на трех лицензионных участках, расположенных в пределах Красноленинского свода в Западной Сибири. Акции Компании торгуются на Лондонской фондовой бирже; компания имеет офисы в Лондоне, Москве, пгт. Талинка в ХМАО и Ханты-Мансийске.

Цели проекта

Внедрение электронного документооборота с помощью универсальной EDMS-системы (Electronic Document Management System) со следующими основными функциями:
  • контроль поступления и движения проектно-технической документации по проектам разработки месторождений;
  • прозрачный процесс согласования документации между различными подразделениями компании;
  • удобное хранение документации в электронном виде;
  • связь с твердой копией архивных данных.

Выбор EDMS-системы

При выборе будущей EDMS-системы «РУСПЕТРО» рассмотрел множество систем представленных на рынке. На финальной стадии сравнивался функционал двух отобранных систем:
  • система «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией» (далее «Appius-PLM УПСД») компании APPIUS.
    Данный вариант является оригинальной конфигурацией, работающей на платформе 1С:Предприятие 8.3 в режиме тонкого клиента. Система предназначена для автоматизации инженерного (технического) документооборота, связанного с разработкой, хранением, согласованием и поиском документации в проектных организациях, у заказчиков и подрядчиков строительства.
  • EDMS-система американского производителя.
Специалистами «РУСПЕТРО» был разработан опросный лист с основными требованиями и ожиданиями от системы. На основе данных, полученных от компаний-производителей программных решений в области учета и электронного документооборота, была сформирована сравнительная таблица и проведен детальный анализ функциональных возможностей двух основных выбранных систем.
Appius внедрение 1

Рис. 1. Опросный лист с основными критериями выбора EDMS-системы

Несмотря на то, что система «Appius-PLM УПСД» на момент выбора отвечала предъявленным требованиям только на 70%, она обладала чрезвычайно гибкими возможностями кастомизации, поэтому возможно было осуществить необходимые модификации и в кратчайшие сроки довести существующую систему до 95%-го функционала, необходимого заказчику.

Еще одним ключевым моментом в выборе программного решения оказалась стоимость EDMS-системы. В этом вопросе лидирующую позицию заняла отечественная программа, так как стоимость конкурирующего решения семикратно превысила цену системы «Appius-PLM УПСД».

Таким образом, в результате всестороннего анализа функциональных возможностей программ, а также, принимая во внимание важную финансовую составляющую вопроса, для дальнейшей работы и внедрения руководством компании «РУСПЕТРО» была выбрана система «Appius-PLM УПСД» с учетом доработки ее функционала в соответствии с требованиями заказчика.

Подготовительный этап

На основе выявленных данных о том, что необходимо доработать в системе «Appius-PLM УПСД», руководителем проекта внедрения EDMS-системы со стороны Заказчика было разработано подробное техническое задание на доработку необходимого функционала. На основе данного документа разработчики компании APPIUS начали работу по усовершенствованию программы и расширению ее функциональных возможностей, которые учитывали все пожелания и требования заказчика.

Основные направления оптимизации и доработки программы:

  • настройка свойств, представления, проверки уникальности и связей элементов дерева проектов;
  • автоматическая загрузка документации из накладных (сопроводительных ведомостей) с отслеживанием ошибок в названиях файлов и составе документации;
  • настройка бизнес-процесса рассмотрения документации и формирование листа замечаний на каждый документ после завершения БП;
  • формирование отчета по проекту в виде главного реестра документации (MDR - master document register) - графика выпуска документов;
  • настройка печатной формы накладной на передачу документации;
  • автоматическая выгрузка на FTP файлов документов и накладной.
В своей работе специалисты компании APPIUS ориентировались на схему проведения согласования и утверждения проектной документации, принятой на предприятии-заказчике, а также на жизненный цикл рассмотрения документации согласно международным нормам.

Так, в соответствии с нормами РФ, а также, учитывая опыт других компаний в сфере проектного документооборота, Заказчиком была принята западно-ориентированная система ревизий для рассмотрения документации до ее финального утверждения. Гибкость программы «Appius-PLM УПСД» позволила быстро воплотить в жизнь данную систему ревизий.

Ревизионная связь в рассмотрении проектно-технической документации очень важна, так как является наиболее действенной формой последующего контроля и позволяет максимально точно отследить выпуск каждого документа с целью проверки выполнения выданных к документу замечаний. Кроме того, ревизия является основным средством вскрытия и предупреждения различных нарушений выпуска документа.

Внедрение

В любом внедрении очень важен первый успешный результат, получаемый в достаточно короткий срок. Причина в том, что успешный проект создает для руководства основу для последующего расширения на функциональном и архитектурном уровне.

Успешное внедрение системы (Appius-PLM УПСД) определялось следующими факторами:

  • Быстрый ввод системы в опытную и промышленную эксплуатацию за счет отказа в значительной степени от программирования в пользу настройки системы. Тем не менее, исходные коды открыты и доступны в конфигураторе 1С:Предприятие.
  • Способность организации обучений, консультаций (в том числе через удаленные подключения) и предоставление проверенных методик, полученных на основании передового опыта в сфере IT-технологий.
  • Возможность расширения на уровне платформы в функциональном (конечный пользователь) и нефункциональном (техническая архитектура) смысле.
Внедрение Appius-PLM УПСД

Рис. 2. Общий обзор настроек

1. Обучение

Первый шаг, который был сделан на этапе внедрения – это обучение сотрудников «РУСПЕТРО» работе в системе на подготовленном ранее примере на основании предоставленных данных. Специалистами APPIUS была проанализирована структура проекта заказчика, на основании которой были настроены свойства и подчинение элементов, а также введен состав проекта.
Внедрение Appius-PLM УПСД

Рис. 3. Состав проекта и свойства элемента (комплекта)

Часть специалистов заказчика присутствовала на обучении очно, для территориально удаленных сотрудников была организована дистанционная демонстрация экрана и подключено устройство громкой связи. На примере демонстрационной версии программы специалистами компании APPIUS были показаны основные функции. В ходе обучения поддерживался активный диалог с представителями заказчика в режиме «вопрос-ответ», а также была осуществлена видеозапись всего курса для дальнейшего самостоятельного повторения материала.

2. Опытная эксплуатация

В процессе опытной эксплуатации производились уточнения по настройке свойств проекта, комплектов и его листов, а также корректировалась настройка проверки уникальности элементов. Была настроена связь рабочей конструкторской документацией с оборудованием, опросными листами и составом проекта без каких-либо программных доработок.
Внедрение Appius-PLM УПСД

Рис. 4. Состав проекта и список файлов документа

Для отслеживания местонахождения подлинника документа (в случае его наличия) в любой момент времени в системе «Appius-PLM УПСД» для документа были добавлены свойства «Индекс хранения» и «Инвентарный номер», которые присваивает архивариус при фактическом поступлении документа в архив. Система позволяет регистрировать информацию по движению (выдаче/возврату) подлинника документа с указанием ответственных лиц и периодов его использования, отображается вся история. Данное простое решение обеспечивает быстрое отслеживание местонахождения подлинников документов в любой момент времени.

Рабочий процесс организации подразумевает ежедневное, тесное взаимодействие различных подразделений, целью которых является выполнение одной общей задачи – сдача объекта строительства в полном объеме в обозначенный срок. В данных обстоятельствах быстрый и эффективный обмен информацией имеет первостепенное значение для успеха любой компании.

Система «Appius-PLM УПСД» позволила автоматизировать процесс рассмотрения документации. У каждого документа имеется параметр «Состояние рассмотрения», который может иметь следующие значения: «не рассматривался», «отправлен на рассмотрение», «рассмотрен с замечаниями», «рассмотрен без замечаний» и «утвержден». Изменение значения данного параметра происходит автоматически на основе выполнения бизнес-процесса.

Внедрение Appius-PLM УПСД

Рис. 5.Карта маршрута бизнес-процесса рассмотрения документации

Документация на рассмотрение рассылается в соответствии с ролью участия: «Куратор», «Рецензент» и «Руководитель».

Куратор – сотрудник компании, чей функциональный профиль в большей степени имеет отношение к содержанию документа и который отвечает за рассмотрение документа, качество собственных комментариев и комментариев, представленных Рецензентами.

Куратор может:

  • добавлять свои замечания;
  • редактировать замечания других рецензентов;
  • направить документ рецензентам на повторное рассмотрение (доработку);
  • добавлять новых рецензентов;
  • завершить процесс рассмотрения принудительно.
Рецензенты – это сотрудники компании, представители дисциплин, чьи направления затронуты в документе. Рецензенты рассматривают и своевременно выдают замечания к документам.

Рецензент может:

  • просматривать свойства и файлы документов;
  • просматривать комментарии, оставленные другими Рецензентами;
  • добавлять свои замечания к документам.
Руководитель – сотрудник компании, участвующий в процессе рассмотрения документации и отвечающий за утверждение листа замечаний перед его отправкой подрядчику.

Руководитель может:

  • просматривать свойства и файлы документов;
  • просматривать комментарии, оставленные другими Рецензентами;
  • утвердить результаты рассмотрения;
  • отклонить согласование замечаний, тем самым вернуть выбранные документы на повторное рассмотрение с возможностью корректировки перечня согласующих лиц.
Участники рассмотрения получают уведомления на почту о наличии задач рассмотрения.
Внедрение Appius-PLM УПСД

Рис. 6. Окно оформления замечаний

В начале процесса активного использования программы со стороны пользователей возникали различные вопросы, связанные с вводом данных, работой бизнес-процессов и панелью задач пользователя, выгрузкой файлов документов, работой с аннулированными документами и др. Все проблемные ситуации были оперативно разрешены сотрудниками компании APPIUS.

3. Доработки

В соответствии с техническим заданием, полученным от заказчика, в процессе опытной эксплуатации «Appius-PLM УПСД» были разработаны «плагины» которые расширили ее функциональные возможности системы.
Автоматическая загрузка документов
Первоначально данная функция автоматической загрузки документов по накладной отсутствовала и была разработана полностью с нуля по техническому заданию заказчика.

При получении документов от подрядчика по накладной пользователь выбирает в системе пункт меню «Импорт документации» и указывает каталог, где лежит накладная в формате Excel и файлы документов. Программа «прочитывает» накладную и автоматически формирует весь комплект полученных документов в системе в активном проекте по марке в соответствии с наименованиями документов в накладной (все марки проектов зафиксированы ГОСТом и одинаковы у документов одного комплекта). При загрузке у каждого документа автоматически заполняется ревизия, статус, дата, название, формат, стадия, то есть все данные по полученному комплекту документации. Электронные документы в исходном и pdf-формате также подгружаются в автоматическом режиме. Накладная может содержать любое количество комплектов документов, и все они будут автоматически загружены в соответствующие проекты в системе.

До момента внедрения данной функции ввод документации осуществлялся вручную, и процесс загрузки 10-15 комплектов документов занимал у сотрудника компании до 5 часов рабочего времени. В результате использования нового функционала программы загрузка аналогичного количества комплектов стала занимать всего несколько минут. Данная доработка существенно экономит время специалистов по документообороту, исключает человеческий фактор и позволяет оперативно приступить к рассмотрению содержательной части документации. В рамках всей компании функция автоматической загрузки документации значительно оптимизирует рабочий процесс, так как данный этап является отправной точкой для дальнейшего взаимодействия различных специалистов и подразделений, задействованных в проекте.

Внедрение Appius-PLM УПСД

Рис. 7. Загрузка документации и файлов на основе накладных

Функция автоматической загрузки в данной реализации уникальна, так как позволяет автоматически загружать документ в его исходном формате (а также все языковые версии документа) наряду с pdf-версией без необходимости указывать данные документы в сопроводительной ведомости. Во многих других системах каждый формат документа так же, как и все языковые версии, необходимо указывать в сопроводительной ведомости, так как только в этом случае система подгружает соответствующий файл.
Формирование главного реестра документации (ГРД)
Согласно процедуре взаимодействия между подрядчиками и строительной организацией ГРД (MDR) на всех проектах готовит подрядчик, но в рассматриваемом случае заказчик принял решение формировать его дополнительно из системы. Документ представляет собой плановый и фактический график поставки документации, где перечислены все документы и их стадии, каждому документу присвоен вес и указан еще ряд критериев, необходимых для анализа готовности документации.

Функция формирования главного реестра документации также была реализована в соответствии с техническими требованиями заказчика.

Внедрение Appius-PLM УПСД

Рис. 8. Отчет «Главный реестр документации»

Ошибка в информации при формировании ГРД (MDR) исключена, так как данные представляют собой сводную таблицу из уже имеющихся в системе сведений по проекту и генерируются автоматически.

На российском рынке программное обеспечение с реализованной функцией автоматической выгрузки ГРД (MDR) будет интересно западно-ориентированным компаниям, которые имеют зарубежные объекты строительства и работают с иностранными подрядчиками, так как формирование данного документа является обязательным.

Формирование листа замечаний
После завершения процесса рассмотрения документации стояла задача формирования отчета в приложении MS WORD на основании оформленных замечаний куратора и согласующих лиц. При формировании отчета его необходимо добавить к документу для последующей передачи результатов согласования подрядчику.
Внедрение Appius-PLM УПСД

Рис. 9. Формирование листов замечаний и их добавление к документам

Внедрение Appius-PLM УПСД

Рис. 10. Лист замечаний документа

Выгрузка документов на FTP-сервер
При выгрузке документов на FTP-сервер необходимо было предусмотреть отправку 2-х видов файлов:
  • исходные данные – отправляются какие-либо данные подрядчику или поставщику;
  • лист замечаний – отправляется отдельно на этапе рассмотрения документации без дополнительных файлов.
Также была реализована функция автоматической отправки уведомления на e-mail подрядчика о том, что файлы документов выгружены. Шаблон письма можно подготовить заранее и сохранить в системе.
Внедрение Appius-PLM УПСД

Рис. 11. Выгрузка документов на FTP-сервер

Формирование печатных форм накладных
В соответствии с отправкой двух видов документов существуют два вида сопроводительных накладных, по которым документация передается подрядчикам. Это передача какие-либо данных контрагенту и отправка результата рассмотрения документации (фактически это листы замечаний).
Внедрение Appius-PLM УПСД

Рис. 12. Журнал накладных

Для корректного формирования необходимого сопроводительного документа в системе «Appius-PLM УПСД» была предусмотрена соответствующая возможность выбора из 2-х указанных вариантов и разработаны печатные формы. Дополнительно возможно использовать функцию электронной подписи при отправке файлов.
Внедрение Appius-PLM УПСД

Рис. 13. Печатная форма накладной

Ведение проекта: состав команды, роли, обязанности и ресурсы

Со стороны исполнителя в реализации проекта участвовали 4 человека: руководитель проекта, инженер отдела технической поддержки, 2 ведущих программиста.

Со стороны заказчика в реализации проекта участвовал ведущий специалист по документообороту, отвечающий за внедрение EDMS-системы для контроля проектно-технической документации на всем предприятии. Опосредованно также в процессе внедрения системы в рамках всей компании «РУСПЕТРО» была задействована группа специалистов различного профиля, входящих в группу управления проектами. Руководитель группы управления проектами утверждал матрицу рассылки документации, в соответствии с которой происходила рассылка документов на рассмотрение и утверждение. Специалисты компании рассматривали документы каждый в своей, также смежной зоне ответственности: трубопроводы, КИП, электрика, пожарная безопасность и т. д. Все сотрудники проектной команды вначале имели одинаковые права доступа к любым проектно-техническим документам, которые так или иначе могли понадобиться для их работы.

На текущий момент система принята в промышленную эксплуатацию. В системе на сегодняшний день работает 25 человек.

Полученные выгоды от проекта

  • Качественная организация труда специалистов компании.
  • Оптимизация бизнес-процессов по рассмотрению и согласованию проектно-технической документации.
  • Исключение возможных ошибок вследствие человеческого фактора при формировании отчетов (в том числе отчета ГРД);
  • Экономия временных и финансовых ресурсов.
  • Эффективная организация электронного документооборота в части проектно-технической документации.

Следующие шаги по автоматизации процессов компании

В настоящий момент в компании «РУСПЕТРО» находится в работе 8 проектов (объектов строительства), и все они занесены в систему «Appius-PLM УПСД». В системе хранится проектная, рабочая, рабочая конструкторская и организационная документация.

В дальнейших планах по автоматизации бизнес-процессов компании «РУСПЕТРО» входит добавление в программу работу с исполнительной документацией. На сегодняшний день специалисты компании занимаются разработкой процедуры взаимодействия с данным видом документов, определяется состав участников и этапы их сотрудничества.

Вторым шагом по расширению функционала системы специалисты «РУСПЕТРО» видят добавление в программу процедуры рассмотрения запросов на изменения, которые возникают уже в процессе строительства. Это технические запросы, оформленные по определенным стандартам, которые формирует подрядчик в процессе стройки и указывает, какие изменения необходимо внести в проектную документацию на том или ином этапе строительства.

Обратная связь

По итогам внедрения системы «Appius-PLM УПСД» можно отметить удобство программы в использовании, простой и интуитивно понятный интерфейс, логичную структуру системы. Это критерии позволили уменьшить срок освоения системы и быстро перейти к работе.

Сразу после заключения договора заказчику была установлена базовая версия программа, которая сразу была использована для внесения и хранения данных. Дальнейшая доработка системы, отладка и ее внедрение в полнофункциональной версии по факту заняла 2 месяца. Данный период значительно опережает срок внедрения аналогичной программы западного разработчика, который в среднем составляет 4-5 месяцев с момента заключения контракта.


Все права защищены. © 2004-2024 Группа компаний «ЛЕДАС»

Перепечатка материалов сайта допускается с согласия редакции, ссылка на isicad.ru обязательна.
Вы можете обратиться к нам по адресу info@isicad.ru.