Обращаем внимание на ещё одно подробное описание внедрения решения компании Appius, которое было подробно представлено в статье Как происходило внедрение системы «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией» в компании «РУСПЕТРО»
В послужном списке ЗАО «Стройтрансгаз» все стратегические трубопроводные проекты России, в частности: система газопроводов «Сила Сибири»; система газопроводов «Южный Коридор»; система транспортировки газа с Бованенковского месторождения и многие другие.
Цели проекта:
- управление проектно-технической и рабочей документацией по схеме Инвестор (Заказчик) – Генподрядчик – Субподрядчик;
- учет видов изменений, группировка по извещениям/разрешениям на изменение;
- создание электронного архива технической документации;
- связь с бумажным экземпляром.
Управление проектной и рабочей документацией
Основная задача автоматизации, которая стояла перед специалистами СТГ при внедрении системы Appius-PLM УПСД – это организация управления проектной и рабочей документацией по схеме Инвестор (Заказчик) – Генподрядчик – Субподрядчик.Схема подготовки проекта:
- Инвестор определяет те объекты, которые он хочет построить, нанимает или определяет Заказчика;
- Заказчик по заданию Инвестора проектирует объект, разрабатывает проектную документацию, проходит экспертизы и в конечном итоге передает ее Генподрядчику для строительства;
- Генподрядчик получает утвержденный проект для строительства, заключает договор с Заказчиком, в котором определены сроки строительства объекта, указан перечень передаваемой рабочей документации, состав и объекты стройки, бюджет;
- Субподрядчик (может быть один или несколько) заключает с Генподрядчиком договор на строительство какой-либо части общего проекта и реализует его в согласованные сроки.
1. Создание дерева проекта строительства
Заказчик согласно подписанному договору с Генподрядчиком официально передает последнему оригиналы утвержденной рабочей документации с полным перечнем или сводной ведомостью основных комплектов (далее СВОК), сопроводительным письмом и накладной.При получении рабочей документации оператор Генподрядчика в главном окне программы в базе данных строит дерево проекта, где единицей измерения является комплект рабочей документации. Дерево формируется согласно перечню комплектов, которые получены от Заказчика, далее комплекты объединяются в подобъекты, объекты и стройки.
Рис.1. Дерево проектов
2. Загрузка документации в систему
Оператор Генподрядчика сканирует всю полученную документацию, присваивает файлам соответствующие названия и загружает их в систему. Дополнительно в программу добавляются все документы, которые отмечены в передаваемом перечне нормативной документации и связаны со строительством (ГОСТы, СНиПы, сметы, накладные, официальные письма, разрешения, согласования и т.д.), все загружается в дерево проекта и для удобства привязывается к листу общих данных. В итоге в базе хранится полная информация по каждому комплекту рабочей документации.Рис.2. Изменения комплекта и файлы листов
Рис.3. База нормативной документации
Рис.4. Связь комплекта РД с НТД
3. Деление проекта по Субподрядчикам
Сформированное на первом этапе дерево проекта делится на подобъекты и отдельные части по видам работ: геодезические, подготовительные, земляные, свайные, устройство скважин и т.д. Далее для реализации каждого вида работ Генподрядчик привлекает специализирующихся на отдельных видах деятельности Субподрядчиков и передает каждому ту часть рабочей документации, которая необходима для строительства. На данном этапе заключаются договора субподряда с указанием перечня передаваемой документации и создаются пакеты рабочей документации для передачи. Оператор формирует в базе накладные для передачи. Для оперативного взаимодействия всем Субподрядчикам обеспечивается доступ к системе, используя средства удаленного подключения, сетевую инфраструктуру и т.д.Учет изменений в рабочей документации
В случае идеального строительства выпущенный первоначально проектным институтом комплект рабочей документации остается неизменным на протяжении всего цикла работ, и время строительства не меняется с момента начала и до полного его завершения. В реальности же ситуация обстоит кардинально иначе.После получения основного комплекта рабочей документации и создания дерева проекта на протяжении всего жизненного цикла стройки какого-либо объекта Генподрядчик получает изменения, касающиеся различных подразделов. Таким образом, если в начале строительства существует один комплект, то к концу он может претерпеть несколько десятков изменений, которые также фиксируются в системе. Любое изменение рабочей документации прикладывается к основному комплекту, и соответственно в базе формируется актуальное дерево проекта с учетом последних корректировок. Данный процесс включает и Субподрядчиков, которым доступны любые изменения в системе, так как впоследствии им будут переданы оригиналы всех документов в бумажном виде согласно договорам субподряда.
Основные причины изменений рабочей документации:
- ошибки проектирования;
- требования эксплуатирующей организации;
- замена оборудования и т.д.
Учитывая, что объемы строительства в СТГ составляют десятки и сотни объектов, жилых зданий и сооружений, компрессорных станций, формирование отчетов производится постоянно в циклическом режиме и представляет собой процесс управления рабочей документацией. Система Appius-PLM УПСД позволяет вести точный учет сроков, компоновать различные актуальные отчеты, статистики и осуществлять мониторинг получения и передачи документации в любой момент времени. По мнению начальника отдела проектно-сметной документации ЗАО «Стройтрансгаз» - Белоусько Сергея Валентиновича – осуществить данный процесс без системы не представляется возможным.
Для оперативности отслеживания изменений в системе имеется также раздел «Конструкции металлические», где хранится документация по оборудованию, которое необходимо изготовить для осуществления строительства. К этому разделу открыт доступ производителям данного типа оборудования, с которыми Субподрядчики заключают договора на изготовление, если оно не относится к поставке Генподрядчика. Данный момент связан с тем, что во время изготовления различных металлических конструкций могут произойти изменения данного оборудования: по конфигурации, по креплению, по толщине металла и т.д., и чтобы производитель мог быстро сориентироваться в соответствии с изменившимися требованиями. Единственным минусом при организации доступа в систему на текущий момент является ограниченность производителей металлических конструкций в интернет-ресурсах и зачастую отсутствие у них лицензий 1С.
Рис. 5. Поиск комплектов РД марки КМ
Вследствие такой организации рабочей документации в системе по каждому комплекту и по каждому изменению формируется отдельная история, которая отображает, что происходит с данной документацией: номер изменения, когда оно получено и когда передано, сколько всего изменений, действующий или аннулированный чертеж, возврат чертежей. Весь жизненный цикл рабочей документации распространяется на всех ее участников от начала проекта и до его завершения.
Рассмотрение и согласование документации
Рассмотрение проектной и рабочей документации – это отдельный бизнес-процесс, в котором оператор может быть его инициатором или исполнителем. В случае инициации такого бизнес-процесса оператор формирует в системе задачу, отправляет ее ответственным за какое-либо конкретное направление специалистам и дает команду «Отработать». Ответственный, в большинстве случаев это начальник соответствующего отдела, дает задание подчиненным, и они начинают изучать документацию. Все замечания, ошибки, неточности, которые обнаруживаются, также вносятся в систему. Далее автоматически формируется письмо на Заказчика с указанием всех обнаруженных недоработок.Бизнес-процесс рассмотрения по своей сути представляет собой входной контроль рабочей документации. Он заключается в проверке корректности указания всех параметров в конструкторских чертежах, соответствия заложенных материалов их наличию у производителей и поставщиков и т.д. Все эти данные очень важны, так как процесс проектирования и утверждения документации может длиться довольно продолжительное время, иногда несколько лет, и указанные модели оборудования могут быть сняты с производства и заменены более современными, с другими параметрами, наличие материалов может не соответствовать настоящей ситуации на рынке промышленных товаров и т.д.
Рис.6. Карта маршрута БП рассмотрения документации
Доработки
Учет документации по договорам
Для удобства учета рабочей документации в СТГ была сформирована сводная таблица учета всех договоров и совместно со специалистами компании APPIUS разработан полностью новый интерфейс в программе, позволяющий привязывать комплект РД к договору. Ранее в компании присутствовал только пообъектный учет, так как этот вид учета ведет Заказчик совместно с проектным институтом.Рис.7. Договоры
Учет видов изменений – разрешения на изменение
Как уже было отмечено выше, в процессе строительства возникает большое количество изменений рабочей документации, и Генподрядчику необходимо понимать, почему увеличивается срок строительства и по каким причинам он несет дополнительные затраты.Перед специалистами СТГ и APPIUS стояла задача определения ключевых типов ошибок для понимания основных видов изменений и формирования на их основе различных отчетов и статистик. Проектный институт формирует изменения в рабочей документации на каком-либо основании, которое называется извещением. Таким образом, различные виды извещений впоследствии можно сортировать по критериям: «Ошибка Заказчика», «Ошибка Генподрядчика», «Ошибка Субподрядчика», «Ошибка эксплуатирующей организации» и строить графики, статистики.
Данные виды отчетов абсолютно точно показывают, кто и по каким причинам задерживает строительство в тот или иной период времени и кому следует нести за это ответственность.
Рис.8. Журнал разрешений
Электронный и бумажный архив
В СТГ система Appius-PLM УПСД в основном используется для управления рабочей документацией как актуализированный электронный архив. Бумажные архивы в большинстве случаев располагаются по месту расположения заказчика. При использовании сотрудниками оригиналов в бумажном архиве в системе фиксируются его контактные данные, дата и причина выдачи документации. Также с помощью функции поиска в программе легко можно отыскать фактическое местонахождение оригинала, так как в базе указан инвентарный номер и точное место хранения (стеллаж, полка).Рис.9. Место хранение бумажного образца
География и проект в цифрах
СТГ планирует установить систему Appius-PLM УПСД во всех географических точках, где расположены объекты строительства данного общества. На текущий момент доступ в систему имеют те сотрудники, которым он положен по определенным нормативным бюрократическим моментам и тем, кто задействован в процессе производства. В настоящее время в ЗАО «Стройтрансгаз» в программе постоянно работает приблизительно 60 человек, а всего подключено 181 (с учетом Субподрядчиков, специалистов в штабах строек и т.д.). Подключение осуществляется независимо от того, где территориально находятся специалисты, имеются удаленные пользователи. По мере добавления в систему новых объектов, руководство СТГ вовлекает новых сотрудников.Рис.10. График входа пользователей в систему
- Обустройство Чаяндинского м/р - около 5000 основных комплектов;
- Магистральный газопровод «Сила Сибири» – около 4000 комплектов;
- Дожимная компрессорная станция на Заполярном НГКМ – около 300 комплектов.
Выгоды от внедрения
- Актуализированная рабочая документация по последнему изменению находится в местах строительства
- Оптимизация процесса доставки документации
- Сокращение временных издержек в получении/передаче документации
- Оперативное формирование отчетов по типам изменений
Планы на будущее
Архив исполнительной документации
Логическое завершение строительства - это формирование исполнительной документации. Все чертежи со штампом «В производство работ» в оригинале в бумаге в конечном итоге находятся в штабе стройки, и по завершении строительства на них ставится штамп «Выполнено по проекту», и вся документация подшивается в тома исполнительной документации.Сейчас в СТГ работа в системе заканчивается в момент завершения строительства объекта. В базе он обозначается специальным символом «Объект построен», и оператор переводит его статус в состояние «Построен». На текущий момент исполнительная документация только частично передается в электронном виде.
Инвестор для ЗАО «Стройтрансгаз» — головная компания «Газпром» — сделала обязательным требованием в своих договорах предоставление исполнительной документации в электронном виде. Таким образом, перед СТГ стоит задача сформировать передаточную исполнительную документацию в полном объеме в электронном виде вместе с информационной системой и в дальнейшем передать эксплуатирующей организации для использования как архив. Такая комплексная информационная система будет полностью разработана в соответствии с техническими регламентами СТО «Газпром», ГОСТами, СНиПами и другими нормативными документами, необходимыми техническими условиями и будет также в полном объеме удовлетворять требованиям Системы менеджмента качества. Она позволит быстро отсортировать данные, сформировать любой отчет или статистику по документации, найти сканированные копии этих документов в электронном виде и т.д. Все это обеспечит эксплуатирующей организации при дальнейшей реконструкции или в случае аварийной ситуации оперативный поиск любого чертежа или какой-либо конкретной записи в журнале строительства и поможет выявить достоверные данные.
Архив построенных объектов
При 100% завершении строительства СТГ планирует формировать отдельную базу долгосрочного хранения по готовым объектам, в которой отдельно будет содержаться вся информация только по построенным объектам, и для удобства организации поиска она не будет связана с основной рабочей базой документации.Авторский надзор
Для оперативного участия проектного института, который создает проект, в процессе рассмотрения документации и при внесении изменений, корректировок рабочей документации в качестве планов на будущее СТГ рассматривает возможность добавления в систему функции авторского надзора.Данный функционал будет интересен также и проектным институтам. В настоящее время разработчики компании Appius постоянно дорабатывают систему в соответствии со структурой работы конкретного проектного института, исходя из технического задания и задания на проектирование, и последующего его деления на соответствующие марки чертежей и соответствующие отделы. В таких случаях Appius-PLM УПСД функционирует в соответствии с порядком работы отдельно взятого проектного института, его регламентами и заведенной структурой управления техническим документооборотом.