Вступление
Эта статья написана 12.04.2020 в период борьбы с коронавирусом, объявленной самоизоляции и перевода многих компаний на удаленную работу.
Автор статьи — Савенко А.И. — инженер-проектировщик одного из крупнейших проектных институтов транспортного строительства в России ОАО «Институт Гипростроймост».
В данной статье описывается положительный опыт перехода на удаленную работу целого проектного института, в котором работает более 400 инженеров, и важные нюансы, характерные именно для работы инженеров-проектировщиков.
Особенности инженерной работы
Проектным компаниям в некотором смысле повезло. Характер нашей работы действительно позволяет перейти на дистанционную работу. Однако, чтобы не потерять в эффективности работы и качестве продукции, нам нужны дополнительные инструменты помимо Autocad, офисных программ, корпоративной электронной почты, скайпа и доступа к серверу с сетевым диском института. С обеспечением всего этого, кстати, у нас не было проблем — ИТ служба института сработала четко, оперативно обеспечив дистанционные рабочие места всем необходимым. Речь в статье пойдет о другой проблеме.
Специфика нашей работы в том, что мы регулярно проверяем чертежи и проводим технические совещания с использованием чертежей.
На рис. 1 показано характерное изображение чертежа с замечаниями. Вот так они выглядят, когда мы с ними работаем.
По крайней мере, в нашем институте высокие стандарты качества и выстроенные процессы контроля документации приводят к обязательной и многоповторной проверке документации в процессе ее разработки. И этот процесс начинается с момента появления первых эскизов.
Рис. 1. Как раньше проверялись чертежи
На «удаленке» у нас нет доступа к плоттеру или принтеру, нет возможности проверять вот так наши чертежи. А также крайне затруднительно по телефону или даже скайпу обсуждать технические вопросы с использованием чертежей — ведь это было частью нашей ежедневной работы. За рабочим столом ГИПа непрерывно в течение дня происходили микросовещания, на которых обсуждались чертежи и прочие вопросы по проекту. «Удаленка» лишила нас такой возможности. И это серьезная проблема, которая может повлечь потерю качества и существенное снижение скорости разработки проектов.
Эффективное решение
В институте уже несколько лет внедрена система INGIPRO — это наша российская система для инженерно-технического документооборота. И сейчас на «удаленке» она здорово нас выручает благодаря тому, что в ней есть удобные инструменты для проверки и рецензирования чертежей. Фактически мы всю проверку документации перенесли в систему.
В системе организованы проекты под текущие объекты.
Рис. 2. Проекты в системе INGIPRO
В каждом проекте есть структура папок. На рис. 3 приведен проект со структурой папок по подразделениям участвующим в проекте.
Рис. 3. Структура папок проектов в системе
В некоторых проектах мы организуем структуру по 87 постановлению (по разделам документации). Мы экспериментируем и пока не определились, как удобнее.
Естественно, система поддерживает распределение прав доступа. Подразделения, работающие в системе давно, используют гибкие настройки видимости внутри проекта.
Но на период вынужденной «удаленки» в связи с началом работы в системе многих сотрудников, которые ранее в ней не работали, мы ввели упрощенные правила — в пределах проекта «все участники проекта видят все». Это позволило нам перевести практически весь институт на такой формат работы всего за несколько дней и практически без обучения.
Участники проекта загружают документы в систему, и все, кто проверяет чертежи: старшие, ведущие инженеры, ГИПы, технические руководители да и сами исполнители в порядке самопроверки, проверяют их через систему.
Пример чертежа, проверенного через систему, приведен на рис. 4.
Рис. 4. Проверка чертежа в INGIPRO
Важно понимать, что система INGIPRO — облачный сервис. И процесс проверки может происходить интерактивно, то есть в любой документ могут одновременно зайти множество заинтересованных участников проекта, проверять и обсуждать его коллективно. На рис. 4 справа показана панель задач. В этой панели единым списком приведены все замечания, сформированные на данной версии документа. И это помогает работать с замечаниями как исполнителям, так и самим проверяющим. Исполнитель идет по списку, отмечая задачи, которые он выполнил, тем самым гарантируя, что он не пропустит ни одного замечания. После отработки всех замечаний исполнитель загружает новую версию чертежа в систему и запускается новый цикл проверки и работы с чертежом всех причастных к нему инженеров.
Версионность и статусы
На рис. 5. показано изображение в системе документа, имеющего много версий.
При этом в папке проекта отображается один файл, внутри которого приведены все его версии. Каждая версия содержит свои замечания, которые собраны в единый список, и все их можно посмотреть в системе, буквально пробежавшись по истории создания документа. Это удобно тем, что видны все точки принятия решений, которые стали причиной изменений документации между версиями. Также всегда есть возможность откатиться к нужной версии при необходимости.
Рис. 5. Версии документа в системе INGIPRO
Кроме того, версии на рис. 5 промаркированы различными статусами. Статус — это особое понятие в системе INGIPRO, которое позволяет указывать степень зрелости документа и каким образом его можно использовать. Изначально система ориентирована на BIM-стандарт BS 1192 и поддерживает полную таблицу статусов по данному стандарту. Но для работы в период вынужденной «удаленки» мы приняли упрощенную систему, показанную на рис. 6. Однако количество статусов может быть каким угодно, вы можете их создавать, редактировать их наименования и писать для них комментарии. Все зависит от тех целей, которые вы ставите пред собой как руководитель.
Рис. 6. Статусы документов
Всего имеется пять статусов:
- S0 — документы в работе (сырые)
- S2 — документы для информации смежников
- S3 — документы, готовые к проверке
- A1 — согласованные, утвержденные документы
- Archive — архивные или неактуальные документы и их версии.
Благодаря статусам существенно удобнее ориентироваться в документах.
Сравнение документов
Касательно проверки чертежей следует отметить очень мощную функцию в системе — сравнение версий.
Версии можно сравнивать в двух режимах:
- Параллельное сравнение — когда экран условно делится пополам, и в одной из половинок отображается старая версия, в другой новая. Отображение версий в таком режиме производится в один клик — это специальная функция системы, см. рис. 7.
- Сравнение наложением — это возможность наложить одну версию на другую. В данном режиме можно отобразить отличия версий цветом, см. рис. 8.
Рис. 7. Параллельное сравнение
Рис. 8. Сравнение наложением — видны мельчайшие изменения
Режим наложения в разы экономит время при повторной проверке документа (проверке новых версий документа) благодаря тому, что все изменения на листе отображаются в один клик. Особенно важно отметить, что проверяющий точно видит, произошли ли изменения там, где он оставлял замечания. И что еще более важно, произошли ли изменения в других местах. Видны даже малейшие изменения букв и цифр — таким образом не придется новый лист проверять с нуля. А нужно проверить только изменения…
В режиме параллельной проверки проверяющий предметно смотрит места произошедших изменений, по существу, проверяя, выполнены ли его требования.
Аудио-совещания
Особо отметим возможность аудио-совещаний прямо в системе. Это мощная функция, которая является для инженерных задач гораздо более удобной, чем скайп.
На рис. 9 показаны окна двух участников совещания, проводимого со звуком, в самом его начале. Слева окно инициатора-модератора совещания. Внизу экрана есть таймер. На панели справа показаны участники и прочие параметры совещания. Там же можно передавать права модератора.
В правом окне рис. 9 показано окно участника совещания в тот момент, когда ему приходит вызов. Для участия в совещании нужно принять вызов.
Рис. 9. Начало совещания. Слева окно инициатора, справа окно другого участника
Модератор — это ведущий совещания. Экраны всех участников синхронизируются с состоянием экрана модератора. Но эта функция работает не так, как в скайпе, иными словами, это не демонстрация своего экрана с помощью видеопотока. Это именно управление модератором отображением документа, загруженного в систему INGIPRO. Это сложно объяснить словами, поэтому мы предлагаем вам посмотреть видео.
Опыт перехода на удаленку для инженеров
Благодаря тому, что участники совещания реально не видят состояние экрана монитора модератора, он может переключаться в другие вкладки браузера, выходить из документа в файловую структуру проекта, чтобы открыть какой-то другой документ.
На рис. 10 показана такая ситуация. Также два окна: окно модератора слева, окно второго участника (слушателя) справа. Модератор вышел из документа, а слушатель все еще его видит, не видя файловой структуры. И только когда модератор отобразит новый документ, его увидят другие участники.
Рис. 10. Слева окно модератора совещания, справа окно другого участника
В процессе совещания участники обсуждают предметно технические детали. Для этого они графической пометкой выделяют место обсуждения на чертеже (зону фокуса внимания). Все пометки, созданные в процессе совещания, как и обычные пометки, останутся на документе и будут доступны участникам после его окончания. У всех пометок есть чат, и им удобно пользоваться, чтобы прямо в процессе совещания фиксировать текстом результаты обсуждения и договоренности. В результате получается своеобразный протокол, чтобы никто не забыл самого важного.
Заключение
В этой статье показан опыт применения отечественной системы INGIPRO для реальной дистанционной работы инженеров. Система проста в освоении. Мы смогли на практике внедрить систему на несколько сотен человек буквально за несколько дней. И вместо долгого очного обучения у нас была текстовая инструкция из нескольких страниц и видеоурок продолжительностью около 1 часа.
При этом система позволила организовать необходимые процессы проверки документации, а также технические совещания без ущерба для производственного процесса — так, как будто мы находились по-прежнему в одной комнате. Система наиболее востребована для ГИПов, а также ответственных инженеров или руководителей со стороны заказчика, то есть тех, кто несет ответственность за сроки проекта и за технические ошибки.
Отзывы пользователей
Ниже приведены фрагменты отзывов реальных пользователей системы.
Горюнов А.С. — ГИП Дорожного отдела
«В программе очень удобно реализован метод проверки чертежей, когда два чертежа рядом и методом наложения. Видно предыдущие версии чертежа и какие были замечания.
Попробовали проводить совещание в INGIPRO, тоже очень хорошо реализовано, сотрудник видит все манипуляции с чертежом, также можно передавать управление при необходимости. В процессе обсуждения можно даже составить минипротокол в окне, где ведется переписка между сотрудниками. Субъективное мнение, но мне понравилось больше, чем в скайпе экран транслировать хотя бы потому, что каждый видит чертеж со своими настройками разрешения экрана. И задержек отображения нет.
Еще понравилась особенность отображения чертежей. Оно максимально приближено к тому, как он будет выглядеть на листе бумаге в распечатанном виде. Что позволяет видеть все огрехи оформления. Как пример: если открыть тот же файл просто в Акробате, то он будет искажать картинку, например, «подтягивать» толщины линий, а в INGIPRO нет. Это позволяет более оперативно и эффективно проверять чертежи.
Очень дружелюбный интерфейс программы, легкость освоения. Работать в ней приятно. Сотрудники видят конкретные замечания и достаточно оперативно реагируют. Когда даешь устные рекомендации и замечания, добрая половина их не доходит до реализации, приходится несколько раз возвращаться к одному и тому же вопросу.
Действительно очень удобно, рекомендую!»
Волченков А.А. — ГИП конструкции мостов и СВСиУ
«Как говорят, первые впечатления — самые сильные. Так вот, мои первые впечатления от работы в INGIPRO были именно такими.
Основные азы я освоил буквально за один день. Конечно, надо учитывать и те обстоятельства, в которые мы были поставлены руководством нашего института в связи с переходом на «удаленку».
Основной вывод от работы в INGIPRO — большое облегчение в работе ГИПа!
Что хочется отметить особенно. Очень удобно проверять чертежи, сравнивать новые и старые версии, в процессе работы подключать исполнителей онлайн и напрямую обсуждать все возникающие вопросы, экономя время. Очень большое значение имеет и то, что пропустить ошибку становится очень сложно, а мы все знаем, к чему эта ошибка может привести.
С уважением к разработчикам INGIPRO, А. Волченков»
Тен М.И. — Главный специалист института
«…
Вам не нужно иметь дополнительных навыков в освоении программы, не нужно тратить время на изучение её, она понятна и удобна в обращении.
…
Замечания прикреплены к чертежам, появляются в режиме онлайн по мере того, как создаются. Можно создавать конференции-обсуждения любых документов, видя их на экране, не прибегая к другим программам для связи.
…
Исходя из перечисленных выше достоинств, понятно, что с помощью программы INGIPRO можно оптимизировать процесс создания любого объекта капитального строительства в целом. Можно объединить в ней все этапы, начиная от замысла объекта и заканчивая эксплуатацией и содержанием построенного объекта. Площадка INGIPRO позволяет объединить и оперативно координировать работу всех участников создания объекта (заказчиков, проектировщиков, экспертные органы, строителей, наконец, эксплуатирующие объект организации), которые зачастую находятся в разных точках нашей необъятной страны и увязывать действия которых сложно и затратно. Качество воплощения процесса и взаимодействие его частей, очевидно, существенно повысится, а сроки увязки и материальные затраты, напротив, сократятся. Как видим, эта программа отлично вписывается в идеологию BIM-технологий.
…»
Оформите заявку на доступ к демо-версии системы INGIPRO