Как в Autodesk готовятся к возвращению в офис и «новой нормальности»

Люди уже адаптировались к этому новому способу работы, потому что мы были вынуждены переключиться на удаленную работу практически мгновенно. Люди должны были осознать, как им теперь действовать и как кооперироваться со своими коллегами, продолжая при этом выполнять свою работу и взаимодействовать с клиентами.

Но переход к «новой нормальности» – когда бы это ни случилось – будет гораздо более медленным процессом. Нашим главным приоритетом остается безопасность наших сотрудников, и мы удостоверились, что все сотрудники могут выполнять свою работу удаленно. Но при этом многие из нас хотят вернуться в ту рабочую среду, где мы разговариваем с коллегами, сидя за столом, или беседуем за чашкой кофе. Мы хотим вернуться в тот мир.

Поэтому будут приняты все меры предосторожности, но самое лучшее в людях – их умение быстро адаптироваться. Мы сможем приспособиться к новым нормам, но это займет время.

Важным инструментом здесь являются облачные технологии, и тому, кто их еще не использует, стоит задуматься. Облако является огромным преимуществом с точки зрения бизнес-модели, потому что клиенты могут получить доступ к нему из любой точки мира.

Для облака нужна сеть и безопасный способ подключения к ней. В связи с тем, что все больше работ выполняется «в Интернете», а не в нашей локальной сети, мы движемся к тому, что периметром безопасности становится личность сотрудника. Такие технологии, как единый вход (SSO) и многофакторная аутентификация (MFA), уже используются во многих наших видах деятельности.

Для доступа к системе мы выбираем модель с «нулевым доверием», и это означает, что система не доверяет никому по умолчанию и требует проверки всех, кто пытается получить доступ к ресурсам в сети. Этот дополнительный уровень безопасности предотвращает утечку данных.

Мы рассматриваем разные варианты. Можно использовать приложения, которые позволяют людям заранее регистрироваться в определенном офисе. Мы также можем попросить всех самостоятельно измерять температуру, чтобы убедиться, что наши сотрудники здоровы и не опасны для окружающих.

Мы также должны учитывать национальные и местные законы. Например, в одном из наших офисов в Китае у нас есть ограничение: одновременно на работе могут находиться не более 50% сотрудников. Мы прибегаем к помощи различных технологий, чтобы люди не беспокоились, когда захотят прийти в офис.

Я не удивлюсь, если компании, планирующие открыть свои рабочие места по всему миру, начнут задумываться о том, сколько человек работает в комнате – безопасно ли это с точки зрения социальной дистанции? Кроме того, камеры и системы должны уметь распознавать, что в комнате находились несколько человек, и указывать уборщику, что ее необходимо дезинфицировать.

Важная вещь – фильтры в кондиционерах. Если комната рассчитана на 16 человек и в ней три человека, то можно не беспокоиться. Но если в ней 16 человек, качество воздуха должно быть соответствующим. И можно даже поставить на входе датчики, которые измеряют температуру, – человек с повышенной температурой не должен входить в здание. У IoT огромные возможности; нужно решить, как можно их использовать в данной ситуации.

Мы ожидаем значительную активизацию в экосистеме чат-ботов и других диалоговых технологий. Мы уже развернули многие из этих инструментов для самообслуживания, потому что теперь у нас нет людей, к которым вы могли бы обратиться с вопросами лично или по телефону.

Чат-боты все больше становятся похожими на цифровых помощников. В большинстве случаев вы можете пообщаться с чат-ботом, а когда вы зададите вопрос, он предоставит ссылки на статью или опцию самообслуживания. Поэтому вам не нужно звонить в службу поддержки. И людей устраивают чат-боты в тех случаях, когда они выдают полезную информацию. Но если с такими инструментами возникают проблемы, мы должны устранять их немедленно. Я думаю, что важность машинного обучения, искусственного интеллекта и ботов будет возрастать и они будут использоваться очень широко.

С точки зрения возвращения на рабочее место, нам нужно оценивать удовлетворенность сотрудников. Мы собираем и анализируем разные данные: заполненность помещений, использование приложений, настроение сотрудников и другие. Вряд ли можно считать нас экспертами в том, как обустроить новое рабочее место, – мы составляем план, интуитивно выбирая подходящие решения, а люди приходят и оценивают. Мы учимся.

Мы не собираемся мучить людей бесконечными опросами – мы сможем собирать информацию из разных источников и проводить анализ в реальном времени в облаке. И мы можем передавать результаты руководителям. Если в команде негативные настроения, как мы можем ей помочь? Что не работает? Что работает? Чему мы можем научиться у команд, которые выдают хороший результат?

Сейчас мы все работаем удаленно и находимся в равных условиях. Но когда 50% сотрудников придут в офис, мы должны убедиться в том, что люди, которые продолжают работать из дома или предпочли не приходить в офис, не будут в чем-то ущемлены.

Когда мы вернемся в офис – будь то 20%, 30% или 50% сотрудников – уровень диалога, вовлеченность, производительность будут другими, и нам нужно будет учиться и давать рекомендации в режиме реального времени, чтобы у людей была поддержка и они оставались продуктивными. Поэтому данные будут продолжать играть огромную роль.

Все говорят, что во время самоизоляции их производительность выросла, но в некоторых случаях нас это беспокоит. Не сжигают ли люди себя? Потому что это не спринт, это марафон. Люди проявляют героические усилия, стараясь повысить свою производительность, и иногда слишком вовлекаются в работу.

Нужно понимать, что даже если вы никуда не выходите, это не значит, что вы должны все время сидеть перед экраном. Вам нужно чередовать свои занятия, чтобы не перенапрягаться. Мы можем собирать такие данные, а затем обучать менеджеров, чтобы они могли соответствующим образом инструктировать сотрудников. Данные играют важную роль в исследовании разных видов деятельности и помогают нам быстро скорректировать то, что нужно.

Да, нам нужно убедиться, что мы даем людям равные возможности быть успешными, где бы они ни находились. Мы не хотим, чтобы люди, работающие удаленно, оказались в невыгодном положении. Во многих случаях они не хотят так работать – это мы просим их работать из дома, потому что это можно сделать эффективно. Так что нам нужно обучить менеджеров, как оценивать производительность сотрудников.

Мы также видим необходимость обучать менеджеров управлению распределенными и отличающимися друг от друга командами. Ключом к успеху будет наша способность создать условия для максимальной эффективности сотрудников независимо от их местоположения. И этому нам нужно постоянно учиться, потому что никто из нас не сталкивался с чем-то подобным раньше.

Первое – необходимо установить более тесную связь между членами команд и руководством. Есть вещи, которые мы начали делать во время COVID-19 и которые мы действительно хотели бы продолжать. Например, сеансы чата BYOB (bring your own beverage, принеси напиток с собой) с моей глобальной командой, где мы говорим не о проектах или целях, а больше о личном. Люди хотят поделиться своими историями, своим стрессом.

Я тоже поделился своими собственными историями, и это объединило всех нас настолько, что люди начали высказываться, и я теперь трачу больше времени на свою глобальную команду, в которой более 1000 человек. Продолжим ли мы эти неформальные беседы, которые мы начали во время COVID-19? Сотрудники дали понять, что неформальная связь с руководством очень важна, и они хотят, чтобы такие встречи продолжались, когда мы вернемся на работу.

Второе – принятие решений. Сейчас решения принимаются очень быстро. Хочется сохранить такой порядок и после COVID-19. Мы не хотим возвращаться к тому, чтобы принимать подобные решения большим комитетом; мы действительно хотим, чтобы это стало нашей культурой.

Еще один аспект – отношения с нашими клиентами. Мы входим в их положение. Мы говорим им, что мы для них. И цель не в том, чтобы увеличивать продажи и получать больший доход; речь не об этом. Дискуссия всегда шла вокруг того, что мы можем сделать, чтобы клиенты продолжали работать продуктивно, использовать наше программное обеспечение и поддерживать свой бизнес на должном уровне.

Наконец, определенно стало больше проявлений эмпатии. Стены, существовавшие раньше, теперь исчезли, и все хотят поддержать друг друга. Наступает время, когда мы увидим, что такое настоящее лидерство.