При поиске решения для коллективной работы специалисты «Альтек Системс» протестировали работу нескольких систем и даже рассматривали разработку собственного продукта. Однако при подсчете затрат стало очевидно — выгоднее приобрести уже готовое решение с открытым API и при необходимости дорабатывать его под собственные нужды. Факторы, повлиявшие на выбор Pilot-ICE:
- решение «из коробки» позволяет начать работу сразу;
- возможность выстроить структуру папок под свои бизнес-процессы;
- поддержка электронных цифровых подписей для ведения юридически значимого электронного документооборота;
- возможность подключения удаленных пользователей;
- доступность технической поддержки разработчика: за полгода эксплуатации продукта специалисты «Альтек Системс» направили в АСКОН около 70 вопросов, на каждый из них был получен ответ.
Специалистами «Альтек Системс» были разработаны дополнительные модули для расширения функциональности Pilot-ICE:
- автоматическая печать из AutoCAD и Revit;
- уведомления о заданиях на электронную почту;
- интеграция с Telegram и Rocket.Chat;
- размещение QR-кода на чертежах и подключение web-клиента к серверу для обеспечения доступа заказчиков к актуальной документации.
Андрей Мехонцев, технический руководитель проекта внедрения, об эффектах Pilot-ICE:
«В результате внедрения Pilot-ICE руководитель “Альтек Проект Строй” получил управляемость работ по проектам, а сотрудники компании, ее заказчики и подрядчики — удобный сервис. Мы констатируем экономию ресурсов за счет того, что выстроена структура папок и организовано централизованное хранение документов. Например, наши сотрудники перестали подходить к бумажному справочнику, чтобы зарегистрировать входящие или исходящие письма. Мы также перестали “дергать” системного администратора, чтобы тот выдал права на диск для нового сотрудника. Теперь все просто: он заходит в систему, и у него уже есть права доступа согласно его должности. Но самое главное — это сокращение сроков разработки проектов и уменьшение количества исправлений и переделок, которые также влияют на сроки».
На данный момент в «АльтекПроект Строй» процедура согласования всех документов происходит в электронном виде. В планах — интеграция с операторами электронного документооборота: они выступают третьими лицами, подтверждающими факт передачи документации от одной компании к другой. Это позволит избавиться от бумажного документооборота с заказчиком. Последние будут получать документы сразу в электронном виде и аналогичным образом подтверждать факт их получения, экономя время и деньги.
Этапы внедрения: