О системе, разработанной в компании Топ Системы, можно больше узнать, например, в статье «T-FLEX DOCs 14.1 – масштабное обновление навстречу пользователям».
Что касается АО ВНИИРТ, читателям, несомненно, полезно узнать, что речь идет о Всероссийский научно-исследовательский Институт радиотехники – одном из старейших отечественных оборонных научно-исследовательских предприятий, фактически образованном в 1908 году.
Авторы статьи – сотрудники АО ВНИИРТ: И.Петров – заместитель начальника 021 отдела, Е.Климин – ведущий инженер 021 отдела, О. Моцная – начальник группы электронного документообеспечения.
Система электронного документооборота
Задачей системы электронного документооборота (СЭД) является обеспечение возможности централизованного ввода всех видов поступающих на предприятие документов и оперативного доведения их до руководителей подразделений – уже в электронном виде. После этого именно система должна взять на себя функции по учету выданных руководителями поручений, резолюций, а также проводить рассылку этих документов по исполнителям и передавать обратно информацию о ходе работ. Тем самым большое количество специалистов предприятия разгружается от «ножного труда», а руководители избавляются от необходимости запоминания оперативной информации о ходе выполнения того или иного поручения.На нашем предприятии все механизмы составления документа хорошо формализованы, а виды документов систематизированы, и поэтому, на первый взгляд, автоматизировать документооборот достаточно просто. При этом техническое решение должно отвечать следующим критериям: оно должно быть простым, понятным и надежным. Остается дело за малым – определиться с конкретным программным обеспечением, которого на современном рынке более чем достаточно.
Зачастую руководитель организации выбирает ПО такого типа по принципу «лишь бы было», не задумываясь о нюансах, которые в дальнейшем возникнут в ходе внедрения. К вам приедет представитель фирмы, скажет, что у них есть готовое решение, покажет красивую и красочную презентацию, попутно рассказав о простоте и легкости работы с их продуктом, а также о том, что цена для данного предложения просто удивительная и, конечно же, предлагаются бонусы и скидки. На этом всё хорошее заканчивается, и в дальнейшем предприятие и его руководство сталкиваются с рядом проблем.
В нашем случае ситуация была иная. Уже имея на вооружении предприятия довольно гибкую PLM-систему T-FLEX DOCs, а также опытную команду внедренцев систем подобного уровня и четко формулирующего свои требования заказчика в лице отдела документооборота, нам оставалось просто охватить еще одно направление – электронное управление документами в рамках основной концепции «единое информационное пространство должно быть по-настоящему единым».
Внедрение
В процессе внедрения электронного документооборота на первое место выходит проблема заинтересованности заказчика. Если автоматизация процессов подготовки и согласования документов действительно необходима руководителю организации, а существующая система документационного обеспечения управления реализована на должном уровне, то это уже гарантирует половину успеха. Основываясь на опыте внедрения СЭД в АО «ВНИИРТ», следует отметить, что грамотное и оперативно разработанное техническое задание позволило быстро приступить к разработке функционала ПО.Каждое предприятие имеет свои особенности, вызывающие свои трудности при внедрении информационных систем. Не стало исключением и АО «ВНИИРТ».
Во-первых, наше предприятие включает в себя более ста подразделений, каждое из которых в результате своей деятельности ежедневно сталкивается с обработкой документации разного вида. Ответственные за делопроизводство в подразделениях специалисты не подчиняются начальнику отдела документационного обеспечения, что обуславливает организационные проблемы.
Во-вторых, все предполагаемые участники процесса автоматизации документооборота имеют разную степень компьютерной грамотности и работы с оргтехникой. Такое условие усложняет задачу по разработке интерфейса. Поскольку СЭД должна быть понятна на интуитивном уровне для каждого сотрудника организации, ставилась задача разработать интерфейс с минимальным количеством окон и кнопок.
В-третьих, объем обрабатываемой документации в такой организации, как АО «ВНИИРТ», весьма велик, и для оперативного исполнения документов необходим отдельный блок «Контроль исполнения документов».
Что получилось
Всё начинается в отделе документационного обеспечения (ОДО). Здесь процессы идут по стандартной схеме: создать регистрационно-контрольную карточку, заполнить необходимые поля и прикрепить файл. Казалось бы – всё просто, но на деле операции достаточно трудоемкие. Как же можно облегчить труд специалиста ОДО?Начнем с малого:
- создаем прототипы для каждого типа документов (рис. 1);
Рис. 1
- делаем так, что максимум данных подбирается из справочников;
- автоматизируем процесс сканирования и прикрепления файла к карточке – с автоматическим присвоением имени файла, которое содержит регистрационные данные (рис. 2);
Рис. 2
- создаем удобный интерфейс для мониторинга жизненного цикла документа (рис. 3).
Рис. 3
Рис.4
Рис.5
После рассмотрения документа руководством и в соответствии с резолюцией, он отправляется в подразделение-исполнитель, где его принимает сотрудник, ответственный за делопроизводство подразделения.
На этом этапе существуют два пути развития событий:
- после отметки о приеме документа ставится отметка о выполнении (если решение уже готово, дан ответ и пр.);
- по решению руководителя подразделения документ отправляется конкретному ответственному исполнителю для дальнейшей работы (рис. 6).
Рис. 6
Отработанный (исполненный) документ списывается в дело уже в подразделениях. Интерфейс рабочего места специалиста, ответственного за делопроизводство в подразделении, отображает лишь те документы, которые относятся только к его подразделению (рис. 7).
Рис.7
Выводы
Главным плюсом для предприятия, конечно же, является финансовая сторона результата внедрения СЭД. В данном случае от нашей организации не потребовалось материальных затрат на приобретение нового программного обеспечения и его сопровождение, а затраты времени были минимальными. Точная цифра финансовой выгоды еще не подсчитана, однако у АО «ВНИИРТ» появился современный инструмент по управлению документами, что качественно отличается от традиционного бумажного подхода и дает следующие преимущества:- повышение исполнительской дисциплины, что не может радовать руководителей любого уровня;
- специалисты предприятия получили больше времени для выполнения своих непосредственных обязанностей за счет отказа от необходимости перемещать документы вручную.