Как документооборот на базе T-FLEX DOCs повысил качество управления предприятием

Система электронного документооборота

На нашем предприятии все механизмы составления документа хорошо формализованы, а виды документов систематизированы, и поэтому, на первый взгляд, автоматизировать документооборот достаточно просто. При этом техническое решение должно отвечать следующим критериям: оно должно быть простым, понятным и надежным. Остается дело за малым – определиться с конкретным программным обеспечением, которого на современном рынке более чем достаточно.

Зачастую руководитель организации выбирает ПО такого типа по принципу «лишь бы было», не задумываясь о нюансах, которые в дальнейшем возникнут в ходе внедрения. К вам приедет представитель фирмы, скажет, что у них есть готовое решение, покажет красивую и красочную презентацию, попутно рассказав о простоте и легкости работы с их продуктом, а также о том, что цена для данного предложения просто удивительная и, конечно же, предлагаются бонусы и скидки. На этом всё хорошее заканчивается, и в дальнейшем предприятие и его руководство сталкиваются с рядом проблем.

В нашем случае ситуация была иная. Уже имея на вооружении предприятия довольно гибкую PLM-систему T-FLEX DOCs, а также опытную команду внедренцев систем подобного уровня и четко формулирующего свои требования заказчика в лице отдела документооборота, нам оставалось просто охватить еще одно направление – электронное управление документами в рамках основной концепции «единое информационное пространство должно быть по-настоящему единым».

Внедрение

Каждое предприятие имеет свои особенности, вызывающие свои трудности при внедрении информационных систем. Не стало исключением и АО «ВНИИРТ».

Во-первых, наше предприятие включает в себя более ста подразделений, каждое из которых в результате своей деятельности ежедневно сталкивается с обработкой документации разного вида. Ответственные за делопроизводство в подразделениях специалисты не подчиняются начальнику отдела документационного обеспечения, что обуславливает организационные проблемы.

Во-вторых, все предполагаемые участники процесса автоматизации документооборота имеют разную степень компьютерной грамотности и работы с оргтехникой. Такое условие усложняет задачу по разработке интерфейса. Поскольку СЭД должна быть понятна на интуитивном уровне для каждого сотрудника организации, ставилась задача разработать интерфейс с минимальным количеством окон и кнопок.

В-третьих, объем обрабатываемой документации в такой организации, как АО «ВНИИРТ», весьма велик, и для оперативного исполнения документов необходим отдельный блок «Контроль исполнения документов».

Что получилось

Начнем с малого:

• создаем прототипы для каждого типа документов (рис. 1);
  

  Рис. 1

• делаем так, что максимум данных подбирается из справочников;
• автоматизируем процесс сканирования и прикрепления файла к карточке – с автоматическим присвоением имени файла, которое содержит регистрационные данные (рис. 2);
  

  Рис. 2

• создаем удобный интерфейс для мониторинга жизненного цикла документа (рис. 3).
  

  Рис. 3

Рис.4

Рис.5

После рассмотрения документа руководством и в соответствии с резолюцией, он отправляется в подразделение-исполнитель, где его принимает сотрудник, ответственный за делопроизводство подразделения.

На этом этапе существуют два пути развития событий:

• после отметки о приеме документа ставится отметка о выполнении (если решение уже готово, дан ответ и пр.);
• по решению руководителя подразделения документ отправляется конкретному ответственному исполнителю для дальнейшей работы (рис. 6).
  

  Рис. 6

Отработанный (исполненный) документ списывается в дело уже в подразделениях. Интерфейс рабочего места специалиста, ответственного за делопроизводство в подразделении, отображает лишь те документы, которые относятся только к его подразделению (рис. 7).

Рис.7

Выводы

• повышение исполнительской дисциплины, что не может радовать руководителей любого уровня;
• специалисты предприятия получили больше времени для выполнения своих непосредственных обязанностей за счет отказа от необходимости перемещать документы вручную.