Внедрение различных информационных технологий на современных предприятиях, в том числе и PLM-систем, не только увеличивает эффективность работы, но и обнаруживает проблемы, требующие незамедлительного решения. Несмотря на всеобъемлющую автоматизацию на всех стадиях жизненного цикла изделия, рост числа бумажных документов и скорость их накопления являются примерами такого рода проблем. На производственных предприятиях в большом объеме накапливаются конструкторская, технологическая и другая техническая документация. К причинам возникновения данных сложностей можно отнести устаревшие технологии организации бизнес-процессов. Одновременное использование систем класса ERP, PDM, электронного архива и выстроенного процесса электронного документооборота закрывает больше половины задач по автоматизации бизнес-процессов предприятия.
К особенностям формирования архива промышленной организации можно отнести необходимость хранения большого числа чертежей, хранение старых версий документов при появлении новых, а также хранение связанных с чертежами различных технических документов, спецификаций и т.д. Это приводит к значительному увеличению объема хранимой документации, росту скорости ее накопления. Следовательно, одной из важнейших задач для большинства предприятий является грамотное создание электронного архива на основе имеющегося бумажного архива подлинников. Однако создание архива невозможно без внедренной PDM-системы. Система SolidWorks Enterprise PDM позволяет управлять большими объемами данных, как инженерных, так и любых других, и может служить основой для других информационных систем предприятия (ERP, CAD/CAM/CAE, SCM, CRM, и др.). В программный комплекс SolidWorks входит специально разработанное приложение SWR-Архив, которое позволяет организовать учет и хранение конструкторской документации в соответствии с российскими стандартами ГОСТ 2.501-88 и ГОСТ 2.503-90.
Модуль управления электронным архивом, SWR-Архив, предназначен для автоматизации работы отдела технической документации предприятия и предоставляет возможность учета и хранения документации, работы с книгами учета документов и управление архивной документацией. Основные функциональные возможности модуля:
- постановка на учет как скан-копий документов, например в формате pdf, так и документов в «родных» форматах САПР;
- автоматизированная регистрация документов в учетных книгах с возможностью присвоения им инвентарных номеров и внесения регистрационных данных;
- ведение электронных книг учета (инвентарных книг, книг регистрации извещений об изменении): просмотр, поиск, экспорт содержимого, печать инвентарных книг; работа с данными архивной карточки документа, печать карточки.
В системе многие рутинные действия максимально автоматизированы, так, согласно базовым настройкам, предусмотрено несколько типов шаблонов для документов и папок. С их помощью можно создавать проекты, подлинники и извещения об изменениях. В результате формируются соответствующие папки с проектами и подпапками, документы pdf в качестве подлинников или извещений. Система позволяет настроить права пользователей на использование шаблонов, сами шаблоны также конфигурируемы.
Для документов, находящихся в хранилище, формируются карты данных. В них содержатся атрибуты, метаданные о файлах, папках, шаблонах, находящихся в базе данных хранилища. Пользователи могут быстро найти необходимые сведения обо всех документах, не имея локальных копий, т.к. информация карт данных хранится централизованно в базе.
Как уже отмечалось выше, SWR-Архив позволяет поставить на учет как скан-копии документов, так и документы в «родных» форматах. В дальнейшем, в ходе этой статьи, мы будем рассматривать пример работы со скан-копией документа.
Приложение поставляется с настройками модели данных, карт документов, бизнес процессов в соответствии со стандартами ГОСТ 2.501-88 и ГОСТ 2.503-90. Для документов архива создаются свои собственные карты данных. На рис.1. приведен пример карты данных подлинника. В базовой настройке системы содержится также и возможная карта данных извещения об изменениях, рис.2. В них атрибуты можно условно разделить на:
- общие сведения о документе, такие как «обозначение», «наименование», «формат» и т.д.;
- специализированные, архивные, такие как «инвентарный номер», «список учтенных копий и их держателей», «данные о применяемости и проведенных коррекциях».
Рис.1 Карточка учета документа, подлинник
Рис.2 Карточка учета документа, извещение об изменении
Для формирования дерева изделия согласно спецификации, сделанным документам-подлинникам назначаются ссылки и связи, как и при разработке изделия в SWE-PDM. Ссылки определяют иерархию документов и позволяют поддерживать актуальными состав изделия и применяемость документов. В итоге формируется полный связный комплект документации, рис.3. Кроме того, связывание документов в дерево документов изделия позволяет работникам архива, при необходимости, быстро подбирать и распечатывать полный комплект документации на изделие или его части.
Рис.3 Состав изделия
Поступившие в архив документы регистрируются в одной из книг учета. Записи в инвентарные книги вносятся автоматически, считываясь из заполненных карточек документов. Кроме того, в книге можно осуществлять поиск, например, по обозначению, и затем сохранять и выгружать полученную выборку данных, см. рис.4. На рис.5,6 представлены печатные формы инвентарных книг подлинников и регистрации извещений соответственно.
Все книги гибко настраиваемы, для удобства можно добавить собственные книги учета, дополнительные столбцы в существующие и т.д. Первоначальные настройки архивных карт данных, инвентарных книг и процедур работы с документами настроены в полном соответствии с соответствующими российскими стандартами.
Рис.4 Инвентарная книга подлинников
Рис. 5 Печатная форма инвентарной книги подлинников
Рис.6 Печатная форма книги регистрации извещений
При утверждении документов согласно бизнес-процессам, можно использовать ЭП, причем как простую, так и усиленную (квалифицированную и неквалифицированную) электронные подписи. Усиленная подпись создается при помощи подтвержденных криптографических средств, а гарантом ее подлинности выступает специальный сертификат. Система SWE-PDM полностью интегрируется с любым программным комплексом ЭП, позволяя участникам процесса утверждения документации проставлять подписи на электронных документах (файлы SolidWorks, PDF и др.) и, в дальнейшем, передать в архив утвержденную документацию. В результате при работе уменьшается время сбора подписей, т.к. в основную надпись на чертежах автоматически вписываются фамилии исполнителей, ответственных лиц и необходимые даты. После этого документу будет присвоен статус “Утвержден”, при котором для внесения изменений необходимо выпустить извещение. Компания SolidWorks Russia является партнером компании КРИПТО-ПРО, предлагающей услуги в области средств криптографической защиты информации и электронной подписи. Электронный документ, подписанный КЭП, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, который подписан собственноручно.
Для документов архива настраиваются свои потоки работ с соответствующими правами доступа, состояниями, типами переходов, задачами, оповещениями и др. Для подлинников и извещений основными состояниями могут быть: проверка, регистрация, корректировка, сканирование, печать и др. Все это позволяет формализовать работу архива, его взаимодействие с другими подразделениями, отслеживать проведение изменений и т.д.
Проведение изменений происходит в результате создания для каждого извещения собственного документа в формате pdf. Ему присваивается соответствующий поток работы. Все извещения об изменениях регистрируются в книге регистрации изменений и связываются с изменяемыми документами.
На сегодняшний момент определенную проблему для современных промышленных организаций представляет вопрос перевода уже имеющегося на предприятии архива КД в его электронный аналог. Опыт подсказывает, что чаще всего данный вид работы выполняется в несколько этапов:
- приведение всей имеющейся информации об изделиях, всей документации к общему виду;
- создание в хранилище структуры связанных файлов и папок, соответствующих составам изделий;
- заполнение атрибутов файлов и папок на основе карточек учета документов;
- помещение отсканированной документации в хранилище.
- автоматизация всех процессов конструкторско-технологической подготовки производства;
- автоматизированная система хранения и учета документов, проведения изменений;
- создание единой системы управления документами.