Как происходило внедрение системы «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией» в компании «РУСПЕТРО»

Цели проекта

• контроль поступления и движения проектно-технической документации по проектам разработки месторождений;
• прозрачный процесс согласования документации между различными подразделениями компании;
• удобное хранение документации в электронном виде;
• связь с твердой копией архивных данных.

Выбор EDMS-системы

• система «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией» (далее «Appius-PLM УПСД») компании APPIUS.
  Данный вариант является оригинальной конфигурацией, работающей на платформе 1С:Предприятие 8.3 в режиме тонкого клиента. Система предназначена для автоматизации инженерного (технического) документооборота, связанного с разработкой, хранением, согласованием и поиском документации в проектных организациях, у заказчиков и подрядчиков строительства.
• EDMS-система американского производителя.

Рис. 1. Опросный лист с основными критериями выбора EDMS-системы

Еще одним ключевым моментом в выборе программного решения оказалась стоимость EDMS-системы. В этом вопросе лидирующую позицию заняла отечественная программа, так как стоимость конкурирующего решения семикратно превысила цену системы «Appius-PLM УПСД».

Таким образом, в результате всестороннего анализа функциональных возможностей программ, а также, принимая во внимание важную финансовую составляющую вопроса, для дальнейшей работы и внедрения руководством компании «РУСПЕТРО» была выбрана система «Appius-PLM УПСД» с учетом доработки ее функционала в соответствии с требованиями заказчика.

Подготовительный этап

Основные направления оптимизации и доработки программы:

• настройка свойств, представления, проверки уникальности и связей элементов дерева проектов;
• автоматическая загрузка документации из накладных (сопроводительных ведомостей) с отслеживанием ошибок в названиях файлов и составе документации;
• настройка бизнес-процесса рассмотрения документации и формирование листа замечаний на каждый документ после завершения БП;
• формирование отчета по проекту в виде главного реестра документации (MDR - master document register) - графика выпуска документов;
• настройка печатной формы накладной на передачу документации;
• автоматическая выгрузка на FTP файлов документов и накладной.

Так, в соответствии с нормами РФ, а также, учитывая опыт других компаний в сфере проектного документооборота, Заказчиком была принята западно-ориентированная система ревизий для рассмотрения документации до ее финального утверждения. Гибкость программы «Appius-PLM УПСД» позволила быстро воплотить в жизнь данную систему ревизий.

Ревизионная связь в рассмотрении проектно-технической документации очень важна, так как является наиболее действенной формой последующего контроля и позволяет максимально точно отследить выпуск каждого документа с целью проверки выполнения выданных к документу замечаний. Кроме того, ревизия является основным средством вскрытия и предупреждения различных нарушений выпуска документа.

Внедрение

Успешное внедрение системы (Appius-PLM УПСД) определялось следующими факторами:

• Быстрый ввод системы в опытную и промышленную эксплуатацию за счет отказа в значительной степени от программирования в пользу настройки системы. Тем не менее, исходные коды открыты и доступны в конфигураторе 1С:Предприятие.
• Способность организации обучений, консультаций (в том числе через удаленные подключения) и предоставление проверенных методик, полученных на основании передового опыта в сфере IT-технологий.
• Возможность расширения на уровне платформы в функциональном (конечный пользователь) и нефункциональном (техническая архитектура) смысле.

Рис. 2. Общий обзор настроек

1. Обучение

Рис. 3. Состав проекта и свойства элемента (комплекта)

2. Опытная эксплуатация

Рис. 4. Состав проекта и список файлов документа

Рабочий процесс организации подразумевает ежедневное, тесное взаимодействие различных подразделений, целью которых является выполнение одной общей задачи – сдача объекта строительства в полном объеме в обозначенный срок. В данных обстоятельствах быстрый и эффективный обмен информацией имеет первостепенное значение для успеха любой компании.

Система «Appius-PLM УПСД» позволила автоматизировать процесс рассмотрения документации. У каждого документа имеется параметр «Состояние рассмотрения», который может иметь следующие значения: «не рассматривался», «отправлен на рассмотрение», «рассмотрен с замечаниями», «рассмотрен без замечаний» и «утвержден». Изменение значения данного параметра происходит автоматически на основе выполнения бизнес-процесса.

Рис. 5.Карта маршрута бизнес-процесса рассмотрения документации

Куратор – сотрудник компании, чей функциональный профиль в большей степени имеет отношение к содержанию документа и который отвечает за рассмотрение документа, качество собственных комментариев и комментариев, представленных Рецензентами.

Куратор может:

• добавлять свои замечания;
• редактировать замечания других рецензентов;
• направить документ рецензентам на повторное рассмотрение (доработку);
• добавлять новых рецензентов;
• завершить процесс рассмотрения принудительно.

Рецензент может:

• просматривать свойства и файлы документов;
• просматривать комментарии, оставленные другими Рецензентами;
• добавлять свои замечания к документам.

Руководитель может:

• просматривать свойства и файлы документов;
• просматривать комментарии, оставленные другими Рецензентами;
• утвердить результаты рассмотрения;
• отклонить согласование замечаний, тем самым вернуть выбранные документы на повторное рассмотрение с возможностью корректировки перечня согласующих лиц.

Рис. 6. Окно оформления замечаний

3. Доработки

Автоматическая загрузка документов

При получении документов от подрядчика по накладной пользователь выбирает в системе пункт меню «Импорт документации» и указывает каталог, где лежит накладная в формате Excel и файлы документов. Программа «прочитывает» накладную и автоматически формирует весь комплект полученных документов в системе в активном проекте по марке в соответствии с наименованиями документов в накладной (все марки проектов зафиксированы ГОСТом и одинаковы у документов одного комплекта). При загрузке у каждого документа автоматически заполняется ревизия, статус, дата, название, формат, стадия, то есть все данные по полученному комплекту документации. Электронные документы в исходном и pdf-формате также подгружаются в автоматическом режиме. Накладная может содержать любое количество комплектов документов, и все они будут автоматически загружены в соответствующие проекты в системе.

До момента внедрения данной функции ввод документации осуществлялся вручную, и процесс загрузки 10-15 комплектов документов занимал у сотрудника компании до 5 часов рабочего времени. В результате использования нового функционала программы загрузка аналогичного количества комплектов стала занимать всего несколько минут. Данная доработка существенно экономит время специалистов по документообороту, исключает человеческий фактор и позволяет оперативно приступить к рассмотрению содержательной части документации. В рамках всей компании функция автоматической загрузки документации значительно оптимизирует рабочий процесс, так как данный этап является отправной точкой для дальнейшего взаимодействия различных специалистов и подразделений, задействованных в проекте.

Рис. 7. Загрузка документации и файлов на основе накладных

Формирование главного реестра документации (ГРД)

Функция формирования главного реестра документации также была реализована в соответствии с техническими требованиями заказчика.

Рис. 8. Отчет «Главный реестр документации»

На российском рынке программное обеспечение с реализованной функцией автоматической выгрузки ГРД (MDR) будет интересно западно-ориентированным компаниям, которые имеют зарубежные объекты строительства и работают с иностранными подрядчиками, так как формирование данного документа является обязательным.

Формирование листа замечаний

Рис. 9. Формирование листов замечаний и их добавление к документам

Рис. 10. Лист замечаний документа

Выгрузка документов на FTP-сервер

• исходные данные – отправляются какие-либо данные подрядчику или поставщику;
• лист замечаний – отправляется отдельно на этапе рассмотрения документации без дополнительных файлов.

Рис. 11. Выгрузка документов на FTP-сервер

Формирование печатных форм накладных

Рис. 12. Журнал накладных

Рис. 13. Печатная форма накладной

Ведение проекта: состав команды, роли, обязанности и ресурсы

Со стороны заказчика в реализации проекта участвовал ведущий специалист по документообороту, отвечающий за внедрение EDMS-системы для контроля проектно-технической документации на всем предприятии. Опосредованно также в процессе внедрения системы в рамках всей компании «РУСПЕТРО» была задействована группа специалистов различного профиля, входящих в группу управления проектами. Руководитель группы управления проектами утверждал матрицу рассылки документации, в соответствии с которой происходила рассылка документов на рассмотрение и утверждение. Специалисты компании рассматривали документы каждый в своей, также смежной зоне ответственности: трубопроводы, КИП, электрика, пожарная безопасность и т. д. Все сотрудники проектной команды вначале имели одинаковые права доступа к любым проектно-техническим документам, которые так или иначе могли понадобиться для их работы.

На текущий момент система принята в промышленную эксплуатацию. В системе на сегодняшний день работает 25 человек.

Полученные выгоды от проекта

• Качественная организация труда специалистов компании.
• Оптимизация бизнес-процессов по рассмотрению и согласованию проектно-технической документации.
• Исключение возможных ошибок вследствие человеческого фактора при формировании отчетов (в том числе отчета ГРД);
• Экономия временных и финансовых ресурсов.
• Эффективная организация электронного документооборота в части проектно-технической документации.

Следующие шаги по автоматизации процессов компании

В дальнейших планах по автоматизации бизнес-процессов компании «РУСПЕТРО» входит добавление в программу работу с исполнительной документацией. На сегодняшний день специалисты компании занимаются разработкой процедуры взаимодействия с данным видом документов, определяется состав участников и этапы их сотрудничества.

Вторым шагом по расширению функционала системы специалисты «РУСПЕТРО» видят добавление в программу процедуры рассмотрения запросов на изменения, которые возникают уже в процессе строительства. Это технические запросы, оформленные по определенным стандартам, которые формирует подрядчик в процессе стройки и указывает, какие изменения необходимо внести в проектную документацию на том или ином этапе строительства.

Обратная связь

Сразу после заключения договора заказчику была установлена базовая версия программа, которая сразу была использована для внесения и хранения данных. Дальнейшая доработка системы, отладка и ее внедрение в полнофункциональной версии по факту заняла 2 месяца. Данный период значительно опережает срок внедрения аналогичной программы западного разработчика, который в среднем составляет 4-5 месяцев с момента заключения контракта.