Четыре причины, которые могут привести к потере САПР-файлов

Никто не любит терять своё.

С момента возникновения компьютеров и САПР проектные данные хранились в виде нешифрованных файлов на внешних жестких дисках или на серверах, физически размещаемых в стенах здания, где вы работаете. Содержание таких проектных данных является интеллектуальной собственностью и основой жизнеспособности вашей компании, поэтому инженерно-технические отделы сопротивляются хранению данных вне корпоративной системы сетевой защиты.

Их опасения понятны, но мы постоянно слышим в новостях о хакерских атаках с целью взлома персональных данных пользователей. Вам при этом не сообщают, что каждый день миллионы файлов данных теряются или крадутся у обычных компаний, поскольку это не касается большинства населения. Это может происходить прямо у вас под носом, а вы даже не догадываетесь.

Сегодня настольные компьютеры используются не только для работы САПР, но и для чтения почты и просмотра веб-сайтов. Современные проектировщики делятся многочисленными неконтролируемыми копиями САПР-данных с другими проектировщиками, производителями и поставщиками комплектующих. Рабочие станции используются многими сотрудниками и контракторами. Куда бы мы ни поехали, мы берем с собой ноутбук, и при этом мы нередко подсоединяемся к незащищенным сетям. Все это открывает ворота для вирусов и сетевых атак и приводит к потерям данных и кражам объектов интеллектуальной собственности.

Когда хакеры взламывают онлайновые системы, они оставляют следы, поэтому в этом случае можно достаточно легко обнаружить атаку и принять меры, чтобы это не повторилось. Но у файлов нет такой защиты или системы слежения. Вы можете потерять свои файлы по одной из перечисленных ниже причин.

1. Отправка файлов заказчикам или поставщикам

Для многих организаций электронная почта является предпочтительным способом коммуникации по причине удобства, однако вложения электронной почты являются, возможно, наименее защищенным из всех способов распространения файлов. Как только вы отправили файл поставщикам, чтобы они могли начать процесс изготовления, появляется множество копий этого файла, которые вы не можете контролировать.

Во-первых, когда ваше сообщение поступает к ним в папку «Входящие» (копия 1), вы понятия не имеете, соответствуют ли их протоколы обеспечения безопасности вашим. Они могут не использовать системы сетевой защиты или даже пароли для защиты компьютеров, поэтому вы не знаете, насколько просто кому-нибудь взломать их систему и получить доступ к почте. Чтобы открыть вложение, они загружают его на локальный компьютер (копия 2). Возможно, придется отправить это сообщение коллеге (копия 3) или создать доступ к файлу в производственных помещениях (копия 4). Может быть, им захочется поработать с документом в выходные дни, так что его скопируют на USB флешку (копия 5) и затем дома перекопируют на персональный компьютер (копия 6). Все больше и больше копий. Даже если вы пользуетесь FTP или Dropbox, поставщик все равно пойдет описанным выше путем, поэтому ваша предосторожность не поможет.

Вы должны также думать об ограничении размеров почтовых вложений и беспокоиться о том, использует ли ваш поставщик самую последнюю копию файла. Вы должны хорошо понимать, куда могут попасть эти копии. Они могут быть непреднамеренно перенаправлены другим заказчикам ваших поставщиков, один из которых может оказаться вашим конкурентом!

2. Передача файлов с использованием внешних носителей

И в этом случае вы также сталкиваетесь с проблемой появления копий файлов, которая существует при использовании электронной почты, FTP или Dropbox. Есть способы частично справиться с ситуацией (например, пользоваться VPN для удаленного подключения к серверу), но вам все равно придется скачивать файлы локально на ноутбук. Это не ваша вина, но создаются многочисленные неподконтрольные копии ваших файлов, которые можно легко потерять или украсть. Кроме того, в отсутствие жесткого контроля версий может получиться так, что вы будете работать с устаревшим проектным решением.

3. Недовольство и месть бывших сотрудников

Опрос, проведенный Osterman Research, выявил, что 69% сотрудников используют личные аккаунты для работы с файлообменниками, например Dropbox, чтобы хранить конфиденциальную информацию компании, а 89% работников после увольнения сохраняют учетные данные для входа по крайней мере в одну корпоративную систему (и по-прежнему имеют доступ к соответствующему аккаунту Dropbox). Из данной группы респондентов 6% признали, что обмениваются такими данными с новым работодателем или прочими лицами – весьма отрезвляющий факт! Также существует риск, что перед тем как покинуть компанию, бывшие сотрудники могут злонамеренно удалить файлы с корпоративных серверов, особенно когда от такого рода действий не остается следов или записей в системном журнале.

4. Аппаратная неисправность и человеческий фактор

Считается, что в традиционных САПР, использующих файлы, до 30% САПР-файлов компании повреждаются или исчезают бесследно в течение времени их существования. Этот показатель можно значительно снизить, купив дорогую PDM-систему от разработчика для управления своими данными, но расходы на лицензирование, администрирование и ИТ-инфраструктуру делают такую опцию неприемлемой для многих фирм. Поэтому Windows Explorer и сетевые диски все еще остаются предпочтительным средством управления данными для большинства. Так как же 30% файлов портятся или пропадают? Наиболее распространенная причина повреждения файлов – это сбой программного обеспечения при записи данных в файл. И файлы на самом деле не исчезают, они просто становятся недоступными из-за аппаратных или человеческих ошибок.

Недавно один из наших конкурентов, компания SOLIDWORKS®, наглядно представила причины потери данных. На графике ниже показано, почему, по мнению SOLIDWORKS®, САПР-файлы пропадают или повреждаются без возможности восстановления:

Синий: Аппаратные неисправности (отказ жесткого диска, скачки напряжения и пр.) – 40%.
Красный: человеческий фактор (случайные удаления, уронили ноутбук и пр.) – 30%.
Желтый: повреждение файла (запись данных в файл, ошибки жесткого диска и пр.) – 13%.
Зеленый: кража аппаратных средств – 9%.
Фиолетовый: компьютерные вирусы – 6 %.
Голубой: разрушение аппаратных средств (оказались в воде, удар молнии, пожар и пр.) – 2%.

Разработчики традиционных файловых САПР-систем, например SOLIDWORKS, используют эти данные, чтобы убедить заказчиков покупать дорогие PDM-системы, с помощью которых проблема на самом деле не решается. Пока ваши САПР-данные хранятся в файлах, проблемы не исчезнут.

Удивительно, но даже при таких больших потерях данных почти половина компаний не дублируют свои данные на регулярной основе. В основном это связано с ИТ-администрированием, имеющейся доступной инфраструктурой и издержками. Когда файлы исчезают или портятся, первым делом обращаются к надежным резервным копиям. Но и с запасными копиями также могут быть проблемы: до половины сохраненных данных могут оказаться поврежденными. Даже если вы можете вернуть потерянные данные, понадобится несколько часов на поиск и восстановление нужных файлов.

Все это складывается в кругленькую сумму в терминах потерянного времени и потенциального дохода.

Сколько это будет вам стоить, когда вся проектная группа вынуждена сидеть без дела целый день в ожидании, пока ИТ-отдел восстановит данные? Или еще хуже, сколько дней или недель уйдет на то, чтобы начать все сначала и воссоздать все пропавшие данные?

Эти проблемы перестают быть актуальными, если использовать облачные САПР-системы на основе баз данных. Onshape автоматически сохраняет сделанное вами (вплоть до последнего щелчка мышью или нажатия клавиши) на резервных серверах, и вы всегда можете восстановить свое проектное решение на любой предыдущей стадии. Если ваш компьютер вышел из строя, вы просто можете подключиться с другого компьютера, телефона или планшета и продолжать работать.