Почему и как происходило первое в истории внедрение Pilot-ICE Enterprise: всё дело в химии

Один из заказчиков НИИК — АО «КуйбышевАзот»

В институте давно применялись системы 3D-проектирования, всевозможные расчетные программы, но не было самого главного: как 65 лет назад выдавали и согласовывали задания на бумаге, так до недавнего времени и продолжалось. К оптимизации документооборота и его полному переводу на цифровые рельсы институт приступил в 2015 году.

Андрей Федотов, руководитель ИТ-службы: «К тому моменту в электронном архиве проектно-cметной документации царил полнейший хаос. Поиск любого документа затягивался, не существовало никакой системы контроля версий — механизм файлового архива на базе Windows Server не позволял отслеживать, кто, когда и на каком основании внес изменения, не показывал, чем файл отличается от предыдущей версии. Не было у нас и электронного инструмента, который бы помогал определить, что работа над чертежом или dwg-файлом окончена и он стал электронным подлинником. Но перемен требовал не только электронный архив. Выдача заданий у нас все еще проходила в бумажном виде. Огромное число согласующих лиц, сложность бизнес-процессов делали практически невозможным контроль выдачи и получения заданий, их систематизацию. Журнал учета велся в бумажном виде, так что оперативно сортировать задания на выполненные, просроченные, отклоненные тоже не представлялось возможным».

Те же трудности сопутствовали согласованию заданий. Проектировщик был вынужден ходить по институту с ворохом чертежей, собирая подписи, то и дело заново распечатывая документы. Внесение изменений в документацию, уже сданную в архив, было невероятно сложно отследить, и смежные отделы зачастую были не в курсе, что изменения вообще производились. Само собой, ситуация усугублялась, когда дело касалось взаимодействия с удаленными площадками института. Дальше так работать было нельзя.

Все участники предстоящих реформ — и проектировщики, и ИТ-специалисты, и руководство — участвовали в описании «идеальной системы». Это был намеренно ничем не ограниченный поток сознания, список «хотелок», ожиданий от продукта, который представили затем потенциальным поставщикам. «Вы ждете от нас не систему управления инженерными данными, а какого-то жуткого монстра», «Это нереально!», «Придется кастомизировать функционал или даже писать заново» — пять крупных ИТ-интеграторов решили, что не возьмутся за проект.

Иван Смирнов, директор по ИТ: «Отступать мы были не намерены и обосновали финансирование разработки технического задания. Браться за ремонт нашей «бумажной инфраструктуры» нужно было грамотно. Считается, что ТЗ всегда пишет заказчик. А если айтишники не могут понять, что хотят от инструмента проектировщики и наоборот, а служба менеджмента качества в принципе отторгает изменение методологии проектирования? Интегратор, разработчик ПО, напротив, понимает, как именно информационная система будет учитывать те или иные бизнес-процессы, и к тому же имеет опыт внедрений. Для структурирования и формализации всех бизнес-процессов была приглашена компания АСКОН, которая провела интервью ключевых сотрудников — ГИПов, руководителей отделов, технических руководителей. Так мы получили точку отсчета и начали писать ТЗ без привязки к конкретным продуктам».

Пилотная установка высокоскоростного барабанного гранулятора (Катар)

«Мы изучили, кто на ИТ-рынке предлагает решения по инженерному документообороту. Причем не просто искали информацию, а объездили всю Россию с визитами, смотрели, как работает софт в полевых условиях. Хотелось найти инжиниринговую компанию, где бы инженерный документооборот был реализован на практике, а не на словах, где бы люди на самом деле перестали ходить с бумажками, где бы нам показали нормальные электронные архивы. Только компания АСКОН смогла предложить нам такие кейсы — инжиниринговые компании, в том числе и наших конкурентов, которые работают полностью в цифровой среде», — отметил Иван Смирнов.

Делегация НИИК побывала в гостях у компаний «Мособлгидропроект», «Коксохиммонтаж» и других заказчиков АСКОН. ИТ-туризм подтвердил, что у АСКОН есть большой и успешный опыт работы с отраслевыми проектными институтами. В частности, НИИК впечатлил опыт коллег по отрасли, одного из старейших проектных институтов России, ОАО «Тулагипрохим», где была создана уникальная корпоративная система управления процессом проектирования на базе ЛОЦМАН:ПГС. Однако к этому моменту в продуктовой линейке АСКОН появилась новая корпоративная система управления проектной организацией Pilot-ICE Enterprise – настолько новая, что НИИК стал первым ее заказчиком.

«Мы действительно оказались первыми, кто начал внедрять Pilot-ICE Enterprise. Быть тестовым полигоном — это риск, но мы пошли на него осознанно. На тот момент система была еще фактически бета-версией, а внедрение стартовало в горячее для нас время, при достаточно высокой загрузке проектировщиков. Глюки, зависания — все это имело место. Но все критические замечания к продукту исправлялись в течение недели. Разработанное ТЗ было для нас маяком, на свет которого шла вся команда внедрения. Конечно, по ходу пьесы и у айтишников, и у проектировщиков всегда просыпается аппетит, который рождает огромное количество новых требований к продукту. Но мы понимали, что, загрузив разработчиков непредусмотренными задачами, мы бы свернули с пути и не достигли поставленных целей», — вспоминает Андрей Федотов.

Производство аммиака

Но как реформировать ИТ-пространство, когда у компании много текущих проектов и проектирование идет непрерывно: испытывать новую систему на одном проекте? обучать сотрудников группами? В НИИК пришли к выводу, что раз продукт молодой, функционал постоянно развивается, то внедрять нужно всё, что есть на данный момент, и тиражировать на всех пользователей. Возьмем, к примеру, систему управления файлами — внедряем, обучаем, на очереди следующий функционал. Эта «помодульная» практика привела к тому, что даже сотрудники, оказывавшие некоторое сопротивление переменам, смогли оценить ценность продукта и стали сами просить о новых возможностях.

Несмотря на то, что в НИИК было принято решение следовать ТЗ и не отвлекаться на реализацию серьезных пожеланий, институт высоко оценил возможность быть на быстрой связи с разработчиками. «Доступ «к телу» разработчиков продукта был одной из основных договоренностей между нашими компаниями на старте проекта. В это время Pilot-ICE Enterprise был еще на предкоммерческой стадии своего жизненного пути, и мы осознавали, что НИИК сможет оказывать серьезное воздействие на ход разработки продукта и тем самым получать тот функционал, который нам необходим, как в базовой версии продукта, так и в виде специализированных модулей», — отмечает Иван.

О кастомизации и расширении базового функционала Pilot-ICE рассказывает Андрей Швейников — координатор проекта внедрения в НИИК, который, по словам коллег, помог найти общий язык проектировщикам и айтишникам:

Проект по созданию системы управления инженерным документооборотом стартовал в конце 2016 года. Уже завершена работа по внедрению и настройке электронного архива в Pilot-ICE Enterprise, полным ходом идет внедрение модуля управления механизмом выдачи и контроля исполнения заданий. Впереди еще большой путь — и к концу 2018 года система охватит до 500 рабочих мест в Дзержинске, Новомосковске, Москве и Нижнем Новгороде.

Отдел информационных технологий НИИК

По нашим оценкам, внедрение Pilot-ICE Enterprise принесет в итоге следующие результаты: время на согласование, выдачу заданий, а также поиск документации сократится на 30-40%, вырастет информативность электронного архива, работа с бумажными носителями будет сведена к минимуму, что позволит сократить объемы бумажного документооборота более чем на 50%. В общем, Pilot-ICE Enterprise – это наш ключ к переходу на новый уровень коллективной работы и созданию единой среды работы для проектировщиков».

Андрей Казанцев, маркетинг-менеджер Pilot-ICE: «Еще на стадии концептуального проектирования системы по управлению инженерными данными нового поколения мы определились с базовыми принципами и подходами, которым команда разработки и следует по сей день. Одним из них является offline first подход к созданию клиент-серверных приложений. Он заключается в том, что все пользователи системы работают с локальными данными, и уже эти данные в фоновом режиме синхронизируются с сервером. Это существенно увеличивает стабильность системы при любом качестве соединения с сервером. Даже если сервер недоступен, например, из-за разрыва соединения между площадками. Pilot-ICE может работать в offline-режиме, и проектировщик даже не заметит разницы. Ему просто не будут приходить новые уведомления, задания и т. д. Более того, такой принцип гарантирует, что не будет потери производительности в работе с CAD- или BIM-инструментами, так как они будут работать с локальными данными, без необходимости передавать всю информацию по сети. При этом мы полностью поддерживаем коллективную работу инженеров над проектами от организации среды общих данных и процессов взаимодействия до планирования работ, настройки прав доступа и оперативного получения информации об изменении документов и файлов».

Дмитрий Вазанов, куратор проекта внедрения в АСКОН-Тула: «Думаю, проект было бы невозможно реализовать без высочайшего уровня ИТ-инфраструктуры заказчика — это касается и аппаратного обеспечения, и человеческого капитала, и без слаженной работы команды. Со стороны НИИК мы всегда находим понимание в решении организационных вопросов, а это одно из ключевых условий успешного внедрения.

На данный момент, по оценкам заказчика, мы перешагнули за экватор проекта внедрения. 60% функционала технического задания разработана и протестирована в режиме реально работающей системы. 180 полноценных пользователей системы, 30 Гб файловый архив, базовый функционал системы используется на все 100% уже сейчас. Но это только промежуточный этап. В частности, сейчас мы закончили разработку подсистемы управления заданиями. Механизм был продемонстрирован, утвержден и внедрен. На очереди — подсистемы управления письмами и протоколами. Отмечу, что взаимодействие заказчика, команды внедрения и разработчиков в ходе проекта дает синергетический эффект: мы растем вместе с заказчиком, который имеет прямое влияние на разработку, а НИИК получает инновационный продукт, который позволяет им выигрывать время в конкурентной борьбе за новые проекты».