Создание цифрового предприятия. Управление закупками и преддоговорной деятельностью на базе платформы T-FLEX PLM

Исполнители:
Игорь Петров – руководитель проектов, системный архитектор решения.
Евгений Климин – ведущий разработчик команды внедрения.
Сергей Ерохин – начальник планово-аналитического отдела управления снабжения, постановщик задачи.
Антон Силов – ведущий программист-разработчик.
Анна Гольская – специалист команды внедрения.

Место внедрения: АО «ВСЕРОСИЙСКИЙ ИНСТИТУТ РАДИОТЕХНИКИ», г. Москва.

«Сложное становится понятным»
Игорь Петров

Информационные системы разрабатываются и внедряются не одним человеком, за этой работой всегда стоит команда специалистов, которая решает задачи для получения запланированного результата. Это легко, когда команда есть, и это сложно, когда ее нет. Я, как руководитель проекта, хотел рассказать о нашем новом успешном проекте и тех результатах, которых мы достигли.

Цель проекта: автоматизировать процесс «Управление закупочной деятельностью» за счет внедрения системного подхода и построения сквозного процесса управления закупками от момента формирования потребности в покупных комплектующих и изделиях (ПКИ) до момента выдачи ПКИ в подразделение на базе программного обеспечения (ПО) T-FLEX PLM.

Задачи, поставленные руководством предприятия

1. Разработать подсистему оперативного учета заявок на закупку ПКИ. Срок реализации решения не должен превышать трех месяцев.
2. Обеспечить однозначность в данных на отрезке от момента формирования электронной структуры изделия (ЭСИ) до передачи спецификации на закупку в управление снабжением.
3. Срок появления эффективности от решения не должен превышать шести месяцев от момента внедрения.
4. Обеспечить руководство статистическими данными для принятия управляющих решений.
5. Решение должно быть максимально простым из расчёта использования разными по возрасту специалистами.

Проблемы

1. Отсутствие оперативной информации по заявкам ПКИ от подразделений в связи с использованием бумажных журналов делопроизводства, локальным ведением электронных таблиц учета ПКИ.
2. Отсутствие современного централизованного решения ведения закупочной деятельности.
3. Отсутствие сквозной идентификации ПКИ.
4. Отсутствие механизма по автоматическому формированию и расчету спецификации ПКИ на закупку.
5. Отсутствие сквозного маршрута движения ПКИ по основным этапам: «Формирование потребности от подразделения» – «Передача в УС» – «Согласование договора/счета на закупку ПКИ» – «Выдача ПКИ в подразделение со склада».

Критерии успешности проекта

1. Качественно выстроенная процедура ведения электронных составов изделий (ЭСИ).
2. Наличие встроенного в PLM платформу модуля электронного документооборота в части использования электронных служебных записок.
3. Наличие единой цифровой модели данных.
4. Компетентность специалистов команды внедрения и понятность задач от заказчика.

Решение

Основной акцент делался на использовании единой модели данных и получении из нее всех необходимых данных для подачи на вход следующего процесса. Для этого потребовались минимальные доработки, так как основные процессы предприятия уже были хорошо автоматизированы. Оставалось решить задачи более конкретные:

1. Разработать подсистему оперативного учета заявок на закупку ПКИ;
2. Разработать подсистему согласования счетов и договоров в рамках проведения закупок;
3. Разработать формат и механизм передачи данных в систему управления складом на базе 1С;
4. Повысить в 5 раз производительность труда специалистов снабжения;
5. Добиться времени согласования договора в рамках рабочей недели.

Методология работы с данными

Используя ЭСИ, заказывающее подразделение по одной кнопке получает список потребности в закупке ПКИ, который передается посредством электронной служебной записки в службу снабжения. Пример реализации задачи «Получить потребность в ПКИ» изображен на рис. 1.

Рис. 1. Окно формирования потребности в ПКИ по ЭСИ

Рис. 2. Пример оформления служебной записки на закупку

Рис. 3. Пример файла-потребности в ПКИ

После того как служебная записка доставлена в службу снабжения, специалист аналитического отдела управления снабжением загружает потребности в свою подсистему «Оперативного учета заявок на закупку». Подсистема распределяет данные по определенному алгоритму:

1. Группирует ПКИ по номеру заказа и номеру наряда.
2. Распределяет ПКИ по группам ответственных согласно классификатору ПКИ.
3. Накапливает заявки в течение установленного регламентом времени, и только после этого формирует суммарные потребности в виде заявок на закупку ПКИ.

В качестве иллюстрации диалогов подсистемы на рис. 4 изображено одно из окон подсистемы. В данном примере ПКИ сгруппированы по двум фильтрам:

• поступили на слад;
• группа номенклатуры 1.5 - импорт.

Рис. 4. Пример окна подсистемы «Оперативного учета заявок на закупку»

Рис. 5. Основные статусы прохождения процесса

Результаты внедрения

Динамика распределения заказанных ПКИ по месяцам представлена на рис. 6.

Рис. 6. Динамика распределения ПКИ по месяцам

Рис. 7. Линия тренда заказов

Рис. 8. Линия тренда производительности специалистов снабжения

Рис. 9. Лист согласования договора

Выводы

За время ввода в промышленную эксплуатацию определены устойчивые тренды:

• двукратное уменьшение количества затраченного времени от момента подачи заявки до поставки ПКИ в подразделение. Такой прирост в производительности получился за счет полного перехода на работу в электронном виде внутри единой Системы;
• увеличение в 5-6 раз производительности труда исполнителей службы снабжения за счет быстрой адаптации к подсистеме и ее надежной работы, даже в моменты пиковой нагрузки;

Появился механизм, который позволяет прогнозировать срок поставки того или иного ПКИ, используя накапливаемые Системой данные о проведении закупок с разными поставщиками.

Появилась возможность формирования страхового запаса на серийные заказы по актуальной ЭСИ в T-FLEX DOCs, не дожидаясь открытия потребности подразделением-заказчиком.

PLM система T-FLEX DOCs обросла рабочими подсистемами по управлению закупочной деятельностью и модулем согласования договоров, а так же появился внешний интерфейс по передаче информации в 1С Склад.

Примечание: в данной статье все сведения, носящие коммерческий или иной интерес АО «ВНИИРТ», а также персональные данные были скрыты.