Юридически значимый электронный архив проектной и рабочей документации

Федеральный закон «Об электронной подписи» 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года дал возможность создания электронных архивов юридически значимых документов.

63-ФЗ:
«Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.»

Настоящая статья затрагивает вопросы создания электронных архивов проектной и рабочей документации.

В статье мы постараемся ответить на следующие вопросы:

• Что регламентируют законы и стандарты в части ведения архива ПСД?
• Какие преимущества дает электронный архив для проектных организаций?
• Есть ли практический опыт такого внедрения в России?
• Какие существуют сложности и подводные камни?
• Какие дополнительные возможности дает электронный архив?

Что регламентируют законы и стандарты в части ведения архива ПСД?

• Федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.2004 (ред. от 11.02.2013) «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет сроки и порядок хранения проектной документации.

  В соответствии с положениями ст. 22 срок хранения проектной документации по капитальному строительству составляет 20 лет.

• ГОСТ Р 21.1003-2009 «Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации» регламентирует два варианта изготовления «подлинника»:
  • в бумажной форме, завизированной подлинными подписями лиц, разработавших документ и ответственных за нормоконтроль;
  • в электронной форме, подтвержденной электронными цифровыми подписями ответственных сотрудников.

Какие возможности дает электронный архив для проектных организаций?

Электронный архив подлинников позволяет:

• сократить расходы на складские помещения и работы по сортировке, поиску, выдаче, доставке, что особенно актуально в эпоху удаленной работы и сокращения офисных площадей;
• существенно сократить расходы на печать:
  • печатаем только экземпляры для подрядчиков,
  • не печатаем проектную документацию,
  • не печатаем копию рабочей документации для своего архива;
• кардинально сократить сроки подписания документации и сдачи в архив;
• организовать дистанционную работу удаленных сотрудников;
• снизить юридические риски и повысить качество документации.

Как правило, большой объем документации вынуждает использовать факсимильные подписи вместо подлинных. Такая практика приводит к невозможности судебного доказательства авторства. В результате организации сталкиваются с проблемой невозможности привлечения разработчиков к ответственности за ненадлежащее качество проектных решений.

Также существуют большие проблемы и с судебным доказательством утечки проектных решений конкурентам.

Опыт показывает, что сотрудники ответственно относятся к подписанию документации электронной подписью и внимательно проверяют то, что подписывают. Это приводит к снижению количества ошибок в документации.

Какие существуют примеры внедрения электронных архивов в России?

В качестве успешного примера внедрения можно привести одного из лидеров проектной отрасли компанию ПИК-Проект, которая перешла на юридически значимый электронный архив проектной и рабочей документации в 2018 году. В качестве платформы для решения использована система Vitro-CAD, позволяющая автоматизировать рабочие процессы согласования и подписания документов.

Некоторые результаты:

• На начало 2021 года в системе работает более трех тысяч сотрудников. Электронный архив уже содержит более 60 тысяч комплектов документов и ежемесячно растет на несколько тысяч комплектов.
• Сроки подписания комплекта документов сократились в 7 раз, в среднем с 7 до 1 рабочего дня.
• Экономия только на печати ежегодно составляет около 9,5 млн руб., что в первый же год полностью окупило весь проект.
• Любому участнику процесса согласования и подписания ПД/РД, а также руководству компании доступен монитор статистики подписаний, который показывает:
  • на ком «висит» согласование или подписание конкретного комплекта документации,
  • кто постоянно не укладывается в нормативные сроки подписания,
  • какие подразделения являются «узким горлышком» процессов выпуска.
• Развитие юридически значимого электронного архива и другие мероприятия по организации удаленной работы позволили ПИК вести разработку проектной и рабочей документации в штатном режиме в период пандемии 2020.

В период внедрения системы выявился еще один неожиданный эффект – проектировщики стали более тщательно выверять проектные решения, так как электронную подпись не поставишь задним числом и оспорить наличие своей подписи на документе возможности нет.

За период работы с 2018 по 2021 год в системе юридически значимого архива компания ПИК-Проект ни разу не столкнулась с тем, что электронные подлинники доставили какие-либо проблемы при работе с партнерами или государственными структурами. Наоборот, Группа компаний ПИК выступила катализатором развития деловой среды в проектно-строительной отрасли.

Схема процесса подписания

Какие могут быть сложности и подводные камни?

Опыт показывает, что с электронными подлинниками проблем нет. Нужно только учесть, что сертификат электронной подписи имеет конечный срок действия. Поэтому для долгосрочного хранения электронных документов к электронной подписи необходимо добавить реквизит штампа времени (TSP), который позволит проверить достоверность подписи после срока действия сертификата. Чаще всего это выглядит как услуга от криптопровайдера в виде сервиса подключения к Службе штампов времени.

Некоторые сложности возникают при изготовлении бумажных копий. При печати необходимо произвести маркировку таких копий, чтобы обозначить, что это бумажная копия с электронного подлинника. Желательно на бумажных документах или на дополнительных листах проставить перечень использованных электронных подписей и ФИО их владельцев.

Если у вас подрядчики привыкли видеть факсимиле в основной надписи, то их тоже рекомендуется добавить и напечатать в привычном месте.

Система Vitro-CAD позволила компании ПИК-Проект автоматизировать эти и другие рутинные операции.

Какие дополнительные возможности дает электронный архив?

Использование электронного архива позволяет организовать проверку актуальности листов документации непосредственно на объекте строительства. Проставление QR-кода на листах дает возможность с помощью смартфона узнать текущий статус документа.

Такая процедура позволяет исключить использование неактуальных чертежей при строительстве и уменьшить объем дополнительных работ.

Использование квалифицированных электронных подписей увеличивает ответственность всех участников проекта строительства и обеспечивает доказательную базу при судебных разбирательствах.