Применение плагинов: опыт СибТехПроекта

Введение. Почему проектировщики любят страдать?
Причина 1: Плагины не нужны, без них можно прекрасно обойтись
Причина 2: Отсутствие эффекта от использования плагинов или недостаточный эффект

Этап 1. Принятие решения о покупке/разработке
Этап 2. Тестирование плагина
Этап 3. Презентация плагина сотрудникам
Этап 4. Обучение и поддержка
5. Доступность
6. Контроль применения

Причина 3: В компании используются плагины собственной разработки
Итоги

Введение. Почему проектировщики любят страдать?

Люди не используют плагины — и у них на это три причины

Если попросить проектировщиков описать их работу одним словом, то слов будет два: творческая и рутинная. Оксюморон объясняется просто — в этой профессии достаточно как настоящего инженерного творчества, так и монотонной работы, занимающей достаточно много времени. Именно это сочетание составляет сложность профессии проектировщика, потому что ничто так не утомляет творческого человека, как монотонность и необходимость долгое время сосредотачивать внимание на повторяющихся однообразных операциях. В результате проектировщик «разряжает батарейки» на рутине и сил на творчество у него уже просто не остается.

Плагин — хорошая штука, созданная умными людьми для умных людей, чтобы никто не страдал, делая руками рутинную работу. Поручив плагину разбираться с ворохом муторных задач, счастливый проектировщик может творить и созидать, как и положено настоящему инженеру. Он экономит свою «интеллектуальную батарейку» и тратит ее заряд не на механические действия, а на поиск новых решений.

Но почему-то до сих пор сотни и тысячи проектировщиков, ворча себе под нос: «Все эти ваши плагины полная ерунда, дольше разбираться, быстрее руками сделать», продолжают свой путь, полный скорби и печали. В то время как просветленные перестали страдать и работают в удовольствие, используя плагины. В их числе и СибТехПроект, который разрабатывает собственные плагины и с 2020 года использует плагины ModPlus.

Давайте выясним, что заставляет компании пренебрегать удобным и эффективным инструментом, а также разберемся, почему первоначальный энтузиазм и покупка 100500 плагинов в надежде «ускорить и улучшить» сменяется разочарованием.

На основании своего собственного опыта и опыта общения с коллегами мы выявили три большие группы причин.

Причина 1: Плагины не нужны, без них можно прекрасно обойтись

Такой точки зрения чаще всего придерживаются небольшие, «полукустарные» компании. Они не считают нужным покупать плагины, потому что не понимают важности и значимости этого инструмента. Поскольку бюджет развития этих компаний, как правило, невелик, то они стараются экономить на всем, в том числе и на инструментах, предпочитая работать по старинке. Эти компании обычно не придают большого значения повышению производительности труда и автоматизации, не рассматривая их как ресурс для повышения прибыли.

Отказ от плагинов базируется на непонимании важности повышения производительности труда для развития и повышения прибыли компании и роли плагинов в этом процессе.

Ошибочность этого подхода становится очевидной при анализе трудозатрат на выполнение рутинных операций. Рассмотрим ситуацию на примере использования плагина «Дубликатор листов» (разработка ModPlus):

Без применения плагина копирование четырех листов с примечаниями и легендами занимает 8 минут. Применение плагина сокращает затраты времени на эту работу более чем в 5 раз — с плагином «Дубликатор листов» задача выполняется за 1,5 минуты.

Рис. 1. Применение плагина существенно сокращает время выполнения задачи

Теперь посчитаем стоимость работ. Для расчета возьмем заработную плату проектировщика 80 000 рублей в месяц и 160 рабочих часов в месяце. При этих данных выполнение дублирования листов вручную стоит 66,3 руб., а с применением плагина — 12,45 руб. Разница составляет 53,85 руб., то есть затраты сокращаются также в 5 раз.

Рис. 2. Стоимость выполнения задачи также сокращается

Стоимость индивидуальной лицензии на плагин «Дубликатор листов» (360 рублей, один пользователь, одна версия программы, октябрь 2022) окупится после выполнения всего семи таких операций. При корпоративной подписке на четырех человек стоимость лицензии на плагин «Дубликатор листов» составит 80 рублей, а при подписке от 25 человек — 40 рублей. Следовательно, в этом случае лицензия на плагин окупится гораздо быстрее — за одно-два применения.

В компании СибТехПроект за два месяца этот плагин был использован 40 раз, то есть экономия составила 2 154 руб., а прибыль — 2 114 руб. (плагин используется по корпоративной лицензии). При этом дополнительной выгодой будет исключение ошибок, неизбежных при копировании вручную.

Рассчитаем на основании этих данных экономию от применения плагинов одним сотрудником компании. Конечно, результат будет приблизительным, однако достаточным для общего представления ситуации.

На основании отчета о применении плагинов ModPlus (чуть ниже расскажем более подробно о контроле применения плагинов) в течение месяца один из сотрудников использовал 18 плагинов 284 раза. Таким образом, экономия от применения плагинов ModPlus одним сотрудником составила 15 293 рубля (284*53,85 руб.) при сокращении трудозатрат на 30,7 часов (284*6,5 мин.), т. е. почти на 4 рабочих дня.

Рис. 3. Данные об использовании плагинов ModPlus сотрудником компании СибТехПроект в период 19.09.2022 - 19.10.2022

Учитывая, что в компании СибТехПроект работает 63 проектировщика (октябрь, 2022) и применяется 26 плагинов ModPlus и 52 плагина собственной разработки, то экономия от применения плагинов в рамках компании будет достаточно существенной.

Резюме по причине 1: Даже на примере одного плагина видно, что затраты на его покупку быстро окупаются, особенно при условии применения этого плагина сотрудниками компании.

Применение плагинов — важное условие, о котором стоит поговорить подробнее, анализируя следующую причину.

Причина 2: Отсутствие эффекта от использования плагинов или недостаточный эффект

Вторая группа причин отказа от использования плагинов формулируется поговоркой «Овчинка выделки не стоит» — компания не видит эффекта от приобретенных плагинов, а сотрудники не используют их в работе, ссылаясь на сложность применения этого инструмента.

Разочаровавшись однажды, компания отказывается от применения плагинов в дальнейшем. В основе этого разочарования — завышенные ожидания, отношение к плагину как к «волшебной палочке», по мановению которой в компании в один миг существенно сократятся трудозатраты, повысится эффективность работы и прибыль.

Мало кто задумывается о том, что внедрение не ограничивается покупкой плагина — новый инструмент необходимо внедрить в практику работы проектировщика. Именно на этапе освоения внедрение тормозится из-за ощущения, что трудозатраты на изучение плагина сопоставимы или превышают трудозатраты на выполнение задачи «как обычно». Оставшись один на один с новым инструментом без навыков работы с ним, проектировщик, как правило, быстро оставляет попытки освоить его (если такие попытки вообще были) и продолжает работать как обычно. Через некоторое время выясняется, что приобретенными плагинами почти никто не пользуется или пользуется недостаточно, и видимого эффекта от использования плагинов нет.

В этой ситуации нет ничего неожиданного, напротив, она вполне предсказуема и укладывается в рамки процесса «Внедрение инноваций в компании». Внедрение инноваций — управляемый процесс, цель которого — сократить время на освоение новых инструментов и обеспечить их использование сотрудниками с максимальным эффектом.

В СибТехПроекте процесс покупки и внедрения плагина регламентирован и состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Принятие решения о покупке/разработке

В СибТехПРоекте существует правило — покупается или разрабатывается плагин, эффект от внедрения которого превысит затраты на его разработку и внедрение. Для этого проводится предварительная оценка эффективности плагина, что исключает или существенно минимизирует разочарование после покупки.

Для оценки эффективности плагина в СибТехПроекте определен набор критериев, каждому из которых соответствует определенное количество баллов. По сумме набранных баллов и принимается решение о необходимости разработки или приобретения плагина. Важными критериями при оценке эффективности является возможность сокращения трудозатрат и повышения качества выполнения работы при применении плагина, то есть ожидаемый экономический эффект от его применения.

Этап 2. Тестирование плагина

Приобретенный или разработанный плагин тестируется одним или двумя сотрудниками, оцениваются его возможности для решения конкретных производственных задач.

Этап 3. Презентация плагина сотрудникам

Сотрудники должны понять выгоду от применения плагина, воодушевиться и захотеть получить новый инструмент. К слову сказать, если в компании есть зависимость заработной платы от эффективности труда, где сотрудник заинтересован сделать больше за единицу времени, — заинтересованность особо стимулировать не нужно.

В ходе презентации тестировщик, проверивший и освоивший плагин, рассказывает о нем своим коллегам, показывает его возможности, делится опытом. Как правило, презентация проходит достаточно неформально, в виде рабочего обсуждения. Таким образом, исключается восприятие нового инструмента как «навязанного начальством».

Этап 4. Обучение и поддержка

Одновременно в презентации тестировщик рассказывает об особенностях работы с плагином, обучая работе с этим инструментом.

После того как сотрудники воодушевились и решительно начали осваивать новый плагин, важно их поддержать. Как правило, универсальные плагины (к ним относятся плагины ModPlus) требуют настройки, а значит, необходимо время, чтобы понять, как это все работает. Если каждый сотрудник начнет эту увлекательную миссию в одиночку, то будет потрачена масса рабочего времени без гарантированного результата. При этом часть сотрудников будет просто тихо саботировать новый инструмент.

Чтобы поддержать энтузиазм сотрудников, максимально упрощаем освоение нового плагина — все настройки плагина на рабочих компьютерах проектировщиков в СибТехПроекте устанавливаются централизованно (параметры настроек разработаны тестировщиком плагина). При необходимости всем сотрудникам выдаются краткие инструкции (памятки) по работе с плагином (их составляет все тот же тестировщик и/или сотрудник BIM-отдела). Инструкции собраны в единый каталог, доступ к которому открыт всем сотрудникам компании.

Пример инструкции можно посмотреть по ссылке:

Инструкция по работе с плагином Формирование сводной спецификации воздуховодов

Рис. 4. Пример страницы каталога инструкций к плагинам для выполнения работ по разделу ЭС

Для оперативной поддержки сотрудников компании работает чат в Телеграм, в котором сотрудники BIM-отдела помогают разобраться с возникающими вопросами, чтобы не допустить ситуации «С первого раза не получилось, больше пробовать не стал».

Стоит отдельно отметить комплексную поддержку пользователей от ModPlus. На каждый плагин разработана подробная инструкция в текстовом (пример: инструкции к плагину «Квартирография») и видео (пример: инструкции к плагину «Дубликатор листов») форматах, отлично работает группа поддержки программного обеспечения ModPlus. Благодаря отлаженной системе обратной связи, компания учитывает предложения и замечания пользователей при исправлении багов и улучшении плагинов.

Сравнивая два варианта внедрения нового плагина, приходим к выводу, что предварительное тестирование плагина и централизованное обучение сотрудников проходит более чем в 4 раза быстрее.

Таблица 1. Трудозатраты на внедрение плагина

Эффективность обучения оценивается с помощью отчетов Power BI, составленных на основе данных, выгружаемых из статистики ModPlus сравнением количества запусков плагина до и после обучения.

Рис. 5. После обучения (состоялось в середине августа) на графике заметен существенный рост запусков плагинов. Спады обусловлены тем, что плагин не применяется ежедневно, а используется на определенном этапе работы. Обратите внимание на то, что после успешного применения и позитивного опыта (данные за сентябрь) количество запусков возросло почти в два раза (данные за октябрь) (отчет Power BI составлен на основе статистических данных ModPlus)

Централизованное обучение, кроме очевидной экономии времени на собственно обучение, имеет дополнительные выгоды:

1. Полнота освоения плагина. Тестировщик выявляет и анализирует все возможности плагина применительно к решению производственных задач. Это позволит максимально эффективно использовать плагин.
2. Единообразие в применении плагина. Общий подход к работе с плагинами способствует синхронизации работы проектировщиков и минимизирует ошибки при его применении.

5. Доступность

Для активного применения инструмента необходимо, чтобы проектировщик не просто знал о существовании плагина, но и четко представлял его возможности и понимал, при выполнении каких задач этот инструмент необходимо использовать. Только в этом случае плагин станет действительно удобным и необходимым инструментом, а не навязанным руководителем недоразумением.

Поэтому кроме Библиотеки плагинов и Каталога инструкций плагинов (доступного всем сотрудникам компании) мы используем все возможности для максимального интегрирования новых инструментов в ежедневную работу проектировщика. Связь плагина с производственной задачей указывается таким образом, что не заметить ее проектировщику просто невозможно: в карточке задачи в программе Инициатор¹ и в технологических картах ТХПР² — с этими ресурсами проектировщик работает ежедневно.

¹ Инициатор — ERP программа собственной разработки. Инициатор применяется в СибТехПроекте для орагнизации работ по проекту. В частности, в Инициаторе есть возможность детально описать задачу и предоставить всю необходимую для ее выполнения информацию

² ТХПР — комплекс технологий проектирования, необходимых для выполнения работ по проекту. ТХПР компании состоит из описания выполнения работ по разделам проекта. Описание работ по каждому из разделов проекта оформлено в виде технологической карты, в которой показаны задачи, которые необходимо выполнить для получения результата.

Рис. 6. Фрагмент схемы технологии проектирования блока с указанием ссылки на плагин «Квартирография», применяемый при выполнении задачи Моделирование планировок жилого типового этажа

Рис. 7. Карточка с описанием задачи в программе Инициатор. В разделе Ссылки размещена ссылка на инструкцию к работе с плагином «Квартирография», необходимым для выполнения этой задачи

6. Контроль применения

Самое главное, чтобы после всех усилий по внедрению сотрудник применял плагин для решения задач. Купить плагин — просто, провести обучение — тоже ничего сложного, а вот организовать постоянное применение плагинов всеми проектировщиками компании, сделать его удобным и необходимым инструментом — задача гораздо более сложная.

Первый вопрос, который возникает после внедрения плагина, — насколько активно он применяется. Незаменимым средством мониторинга использования становятся логи плагина.

Статистика использования плагинов (информация логов), которую предоставляет ModPlus, позволяет сформировать отчеты по разным параметрам, например: сводная статистика по пользователям, рейтинг популярности плагинов ModPlus (основанный на числе запусков в определенный период), число запусков плагинов ModPlus по пользователям, отчет использования плагинов по каждому пользователю, число запусков определенного плагина в определенный период.

Рис. 8. С помощью этой диаграммы выявляем самых активных пользователей, среднее количество запусков плагина каждым пользователем, а также пользователей, которые почти не используют плагины. Эти данные применяются для анализа организации работы пользователем и помощи проектировщикам в освоении плагинов (диаграмма создана на основе статистики запусков плагинов ModPlus).

Таким образом, при помощи статистики ModPlus мы контролируем и анализируем применение плагинов в компании. Эта работа является необходимой частью работы по внедрению плагинов и создании условий для их эффективного использования. Мониторинг ключевых показателей, таких как частота запуска отдельным пользователем и количество сотрудников, применяющих плагин, позволяет своевременно обнаружить большинство проблем и своевременно решить их.

Резюме по причине 2: Не рассматривайте покупку плагина как решение проблем. Покупка плагина — первый шаг на пути внедрения эффективного инструмента в работу проектировщиков. Организация обучения и мониторинг применения являются обязательными условиями успеха этого процесса.

Причина 3: В компании используются плагины собственной разработки

С плагинами — как с картошкой на даче. Кажется, что бесплатно, но если посчитать — то окажется, что выгоднее купить.

В СибТехПроекте разработкой плагинов занимается целый отдел, но тем не менее мы покупаем плагины.

Как принимается решение о покупке или разработке плагина? Сначала появляется идея плагина — обычно проектировщик, обнаружив рутинную работу, которую можно и нужно автоматизировать, сообщает о своей идее в BIM-отдел. После этого в BIM-отделе выполняется оценка идеи по критериям полезности плагина и принимается решение о необходимости плагина. Затем BIM-отдел анализирует готовые решения, и если на рынке есть необходимый продукт соответствующего качества — мы его покупаем. Решение о самостоятельной разработке принимается в том случае, если плагин необходим и его применение обеспечит существенное сокращение трудозатрат, а готового продукта нет или он по каким-то причинам нам не подходит. В приоритете именно покупка плагина, поскольку при покупке срок окупаемости значительно меньше, даже с учетом того, что приобретенный плагин требует времени для того, чтобы подобрать оптимальные настройки под решение конкретных задач.

Рис. 9. Этапы жизненного цикла плагина в компании СибТехПроект — от идеи до оценки эффективности его применения

Средние трудозатраты на разработку плагина варьируются от 1-3 дней до 3+ месяцев. Предположим, что трудозатраты на разработку плагина составляют 2 рабочих дня, в переводе на деньги — 8 000 рублей (исходим из зарплаты 80 000руб.). При этом самый дорогой плагин для Ревит от ModPlus стоит 3 600 рублей. Даже с учетом трудозатрат на тестирование и настройку готовое решение, как правило, оказывается выгоднее.

Резюме по причине 3: Разработка собственных плагинов — достаточно дорогое удовольствие. Если плагин можно купить — его нужно купить.

Итоги

СибТехПроект активно использует плагины собственной разработки и плагины проверенных разработчиков, поскольку их применение существенно сокращает трудозатраты проектировщика. Для эффективного внедрения и применения плагинов разработана система обучения и поддержки сотрудников. Обязательным условием успешного внедрения является постоянный мониторинг применения плагинов для быстрого выявления и решения возникающих проблем.

Грамотное использование плагинов автоматизирует работу проектировщика и высвобождает его время и энергию для творчества и поиска новых решений, сокращает количество ошибок и открывает новые возможности для профессионального роста каждого сотрудника и развития компании.

О компании Сибирские Технологии Проектирования

Сибирские Технологии Проектирования — проектная компания, специализирующаяся на разработке проектной документации объектов гражданского строительства (жилые дома повышенной комфортности). Основана в 2008 году. Все разделы проектной документации в СибТехПроекте с 2010 года выполняются с использованием BIM технологии проектирования. Успехи компании в применении BIM-технологии и ее вклад в развитие BIM-технологий в стране подтверждены статусом «BIM-компания года» по версии Autodesk (2014-2020 гг.).