T-FLEX Управление проектами — обзор возможностей

— Рассел Д. Арчибальд

Не секрет, что концепция проектного управления базируется на понятии «проект», под которым понимается уникальный набор процессов, состоящих из скоординированных и контролируемых работ с датами начала и окончания, предпринятых для создания уникального продукта или услуги в соответствии с действующими ограничениями и заданными требованиями к результату.

Сегодня стратегическое развитие компании (особенно в высокотехнологичном окружении) непрерывно связано с повышением эффективности проектной деятельности, которую невозможно представить без использования средств автоматизации, обеспечивающих организацию системного управления процессами создания и вывода на рынок продукции в условиях коллективной распределённой работы.

Отличным решением для данной задачи является T-FLEX Управление проектами — промышленная система календарно-сетевого планирования и управления ресурсами компании, реализованная на базе программной платформы T-FLEX PLM и в полной мере использующая все богатство ее возможностей, включая бесшовное соединение с существующими данными уже функционирующих систем при работе в едином информационном пространстве (рис. 1).

Рис. 1. Место «T-FLEX Управление проектами» в архитектуре платформы T-FLEX PLM

Применение модуля T-FLEX Управление проектами предоставляет возможность организовать сквозную модель данных на всех этапах жизненного цикла продукции, начиная с момента выявления потребностей в ней на рынке и заканчивая утилизацией, что обеспечивает максимальное соответствие директивным срокам реализации проекта и выделенным ресурсам (рис. 2).

Рис. 2. Организация сквозной модели данных на всех этапах ЖЦИ

Ведение состава проекта на основе прикладных данных

Одним из ключевых преимуществ T-FLEX Управление проектами является то, что планы могут быть привязаны к составам изделий и конструкторско-технологическим данным.

Благодаря данному функционалу разрабатывать, распространять и применять информацию о продукте, а также управлять ею на протяжении всего жизненного цикла — от концептуального представления до утилизации — становится гораздо проще, поскольку любые данные, хранящиеся в системе, могут стать основанием для формирования планов-графиков в иерархическом виде.

Таким образом, построение структуры декомпозиции работ (WBS) возможно осуществить с использованием любых объектов пространства коллективной работы, где объектом дерева проекта могут стать и сама работа с содержанием, сроками и ответственным исполнителем; и объект структуры изделия (деталь, сборочная единица, конструкторская документация, 3D модель, и т. д.); и технологический процесс; оснащение; требование и т. д. (рис. 3).

Рис. 3. Формирование плана-графика на основе объектов других справочников

Стоит отметить, что формирование структуры проекта доступно не только вручную и на основании объектов других справочников, но и следующим образом:

• копирование данных из буфера обмена из других приложений, поддерживающих работу с таблицами (например, Microsoft Exсel);
• при помощи импорта плана-графика из Microsoft Project;
• по шаблонам другого, выполненного ранее проекта, или специально созданного типового проекта, а также его отдельных составных частей.

Широкие возможности в части календарного планирования и контроля исполнения

С помощью T-FLEX Управление проектами становится возможным организовать двустороннюю связь между уровнями планирования: сверху-вниз (директивные указания) и снизу-вверх (уточнение сроков и фактические данные о ходе выполнения работ); провести анализ и контроль всех проектов компании в рамках единой структуры или иерархии проектов, а также получить возможность сравнения альтернативных вариантов для обеспечения уверенности в том, что тактические планы ведут к достижению проектных целей, поставленных на более высоком уровне (рис. 4).

Рис. 4. Интерфейс Редактора проекта

Так, один из наиболее распространенных способов представления календарного плана проекта, основной инструмент, обеспечивающий контроль содержания и сроков проекта, — диаграмма Ганта — в T-FLEX Управление проектами не только служит для визуализации временной шкалы вашего проекта, но и, благодаря своей интерактивности, позволяет наравне с табличным представлением графика осуществлять все необходимые действия над его структурой, будь то изменение иерархии работ или параметров отдельных элементов (например, длительности или связей).

Кроме того, модуль имеет в своем арсенале огромный перечень вспомогательных команд при работе со сроками (рис. 5), среди которых:

• автоматическая коррекция с учетом календарей;
• фиксирование сроков;
• автоматический расчет снизу-вверх для суммарных задач;
• расчет прогнозных сроков на основе фактического исполнения и плановой длительности;
• расчет критического пути.

Рис. 5. Разнообразие инструментария проектного управления

Среди интересных особенностей T-FLEX Управление проектами есть и создание отложенной версии проекта, удобство которой в полной мере ощущается при возникновении необходимости зафиксировать текущее состояние плана-графика и впоследствии сравнить измененную версию с первоисточником.

Дополнительным инструментом, позволяющим избежать ошибок при планировании, является инспектор проекта — специальное диагностическое окно, сообщающее о нарушениях логики в структуре проекта (например, несоответствие начала/окончания работы рабочему времени, несоблюдение условий зависимостей между работами и т. д.). Подобные сообщения (коллизии) автоматически отслеживаются системой, а пользователю по каждой из них в любой момент становится доступным список возможных действий (решений) для их устранения.

Ресурсное планирование

Эффективное использование имеющегося ресурсного обеспечения независимо от его территориального расположения — необходимое условие успешного управления проектами в масштабах компании.

Благодаря имеющимся аналитическим инструментам и интерактивной индикации, с помощью T-FLEX Управление проектами удобно вести графики персонала, формировать плановую и фактическую загрузку, контролировать перегрузку, что в результате способствует повышению эффективности распределения ресурсов.

Все данные по ресурсам организации хранятся в единой базе данных, что дает возможность анализа их текущей загрузки и прогнозирования потребностей. Данная база, в свою очередь, является иерархической, что позволяет использовать в качестве ее наполнения организационную структуру предприятия, а за счет встроенных механизмов система обеспечивает агрегирование данных — от непосредственных исполнителей до самого верхнего уровня (рис. 6).

Рис. 6. Возможности для эффективного ресурсного планирования

Кроме того, в T-FLEX Управление проектами помимо трудовых можно вести учет и материальных ресурсов, что позволяет планировать не только загруженность людей, но и расход материалов, работу оборудования, использование помещений и многое другое.

Контрольные точки

T-FLEX Управление проектами позволяет задать связь между планами-графиками через интерфейсы или контрольные точки, основная идея применения которых состоит в том, что вместо перманентного мониторинга процесса исполнения проекта руководство может сконцентрироваться на контроле своевременного достижения ключевых результатов. Благодаря этому в фокусе всегда остаются необходимые граничные условия, а приемка качества результата делегируется квалифицированному эксперту или оценивается непосредственно заказчиком.

Многоуровневая модель планирования

Для своевременного достижения поставленных целей проекта необходимо качественное и детальное планирование, но зачастую для решения этой задачи из-за большого количества запланированных работ и сложности взаимосвязей между ними даже такой простой и надежный инструмент, как план-график, может подвести руководителя из-за одной небольшой ошибки, что впоследствии приведет к срыву сроков и невыполнению тех или иных обязательств.

В T-FLEX Управление проектами доступна организация связанного планирования как по горизонтали (различное представление планов, например по структуре изделия и по этапам разработки), так и по вертикали (многоуровневое планирование).

Таким образом, в системе можно реализовать планирование от стратегического уровня до рабочих графиков конечных исполнителей, удовлетворяя потребность в детализации различных уровней менеджмента и получая действительно обозримую картину путем выстраивания сквозной иерархии связанных между собой графиков (рис. 7).

Рис. 7. Пример реализации многоуровневого планирования

Масштаб реализации данного подхода при этом может быть самым разным. Так, в качестве примера можно привести трехуровневую модель планирования, когда в системе одновременно ведутся укрупненный график — дорожная карта, содержащая в себе этапы реализации проекта и ключевые вехи, — на уровне заказчика проекта; на уровне руководителя проекта — укрупненная сетевая модель проекта — генеральный план-график, который детализирует этапы дорожной карты и содержит в себе ее ключевые вехи с работами, обеспечивающими их достижение, а на уровне непосредственных исполнителей — рабочие графики подразделений с подробной декомпозицией.

Применение данного подхода в T-FLEX Управление проектами позволяет осуществлять контроль и управление разветвленной кооперацией, своевременно реагировать на отклонения от утвержденного плана, а также синхронизировать сводный план и его составные части со связанными календарно-сетевыми графиками работ в единой среде не только в разрезе сроков и отдельных параметров, но и с учетом иерархии ресурсов, различных пространств планирования и распределения доступов между пользователями.

Обмен информацией в режиме реального времени

Зачастую при использовании традиционных инструментов управления проектами лица, принимающие решения, получают данные о ходе реализации проекта слишком поздно и уже не могут оказать своевременного управляющего воздействия. Автоматизированные средства управления проектами должны предоставлять свободный доступ к проектной информации в режиме реального времени, служить лейтмотивом преодоления организационных и географических барьеров, повышать достоверность предоставляемых данных и способствовать эффективному использованию опыта по уже реализованным проектам.

T-FLEX Управление проектами построено на основе модели взаимодействия участников, поддерживающей двустороннюю связь между ними. Обмен данными между пользователями можно организовать посредством встроенной почты как при помощи механизма персонализированных заданий, так и с выдачей поручений, эффективно связывая между собой все уровни управления. К тому же в системе поддерживаются различные способы учета обозначения статуса работ, включая процент их выполнения, а также рассылка оповещений ответственным исполнителям.

Таким образом, ответственные лица в кратчайшие сроки получают всю необходимую информацию для принятия адекватных решений, а руководители проектов имеют свободный доступ к актуальной информации, позволяющей им оценивать различные варианты развития событий и выбирать наиболее оптимальный с точки зрения сроков и трудозатрат.

Наглядное представление информации о состоянии проектов

В предлагаемом компанией «Топ Системы» решении имеются инструменты для анализа хода выполнения проектов, а вся информация предоставляется в удобной и понятной для пользователей форме.

T-FLEX Управление проектами позволяет не только выводить на печать в высоком разрешении содержимое проекта и настраивать требуемое отображение выводимых данных, экспортировать его в самые распространенные различные форматы (*.pdf, *.xlsx), но и предоставлять статус-отчет о ходе выполнения работ плана-графика на основании введенных параметров с возможностью выбора отчетного периода и дополнительной автоматизированной аналитикой (рис. 8).

Рис. 8. Пример аналитического отчёта, сформированного в системе

Настройка интерфейса и готовность к интеграции

Пользователям T-FLEX Управление проектами доступны широкие возможности в части администрирования и настройки интерфейса — благодаря открытому API можно развить и без того обширную функциональность модуля и платформы в целом, а также адаптировать их под корпоративную стилистику конкретного предприятия с осуществлением взаимодействия со смежными системами или посредством создания собственных информационных систем.

Заключение

T-FLEX Управление проектами позволит автоматизировать проектную деятельность предприятия независимо от сложности структуры объектов управления, повысит эффективность планирования, прогнозирования и контроля выполнения работ, а также решит задачи консолидации всех сведений о проектах и проведения анализа достигнутых результатов.

Модуль универсален, может быть адаптирован под проекты разного уровня сложности и масштаба и в настоящий момент широко используется в различных отраслях промышленности, обеспечивая полную прозрачность проектного и портфельного управления на всех уровнях организации.