Мои микроэлектронные документы. Как производитель микросхем заменил «бумажные» процессы на цифровые в Pilot-ECM

Калужское ОКБ МЭЛ возвращает к жизни российскую микроэлектронику. За 15 лет на предприятии построен полный цикл разработки и производства микросхем с собственной испытательной лабораторией. Продукцию составляют в основном изделия специального назначения для оборонной промышленности, космоса и атомной энергетики – там, где собственная электронная компонентная база нужнее всего.

Шесть лет назад ОКБ МЭЛ запустило цифровую трансформацию всех бизнес-процессов, выбрав в качестве партнера компанию АСКОН. В первую очередь оцифровали производственную систему («Как технологии АСКОН помогли ОКБ Микроэлектроники построить прозрачное производство»), сейчас предприятие сделало еще один шаг вперед: на цифровые рельсы переведен нормативный и организационно-распорядительный документооборот. Как это было сделано, рассказывает Денис Васютин, заместитель генерального директора по производству ОКБ МЭЛ.

Что происходило? Документы согласовывались неделями, входящие письма терялись на третьем-четвертом звене. Работа сотрудников была полностью непрозрачна. Руководителю увидеть связи, как исполнитель принимал решения, проанализировать и принять корректирующее действие или остановить процесс – в бумажном документообороте все это сделать проблематично. Эффективность такого труда оставляет желать лучшего.

Решение о внедрении системы класса ECM (Enterprise Content Management – управление корпоративной информацией) было продиктовано единственной целью: добиться, чтобы коллектив решал текущие задачи с меньшими трудозатратами.

Принцип цифровой трансформации: анализ – синтез

Когда цифровой инструмент без первоначального анализа сразу накатывается поверх бизнес-процесса, в котором не освещены «темные углы», – это предпосылка к провалу.

К оцифровке документооборота мы подошли по тому же алгоритму, как и к другим процессам: сначала анализ, потом синтез.

Когда цифровой инструмент без первоначального анализа сразу накатывается поверх бизнес-процесса, в котором не освещены «темные углы», – это предпосылка к провалу. Пока все участники процесса не понимают, как он происходит и как влияет на конкурентные преимущества предприятия, надо рисовать схему, фиксировать этапы «как было / как станет».

По итогам такого глубинного анализа мы разработали дорожную карту и детальное техническое задание.

Выбор ECM-решения

Система Pilot-ECM «из коробки» нас устроила на 80%: работа с электронными документами, выдача и контроль заданий, использование квалифицированной электронной подписи. Тем более что система универсальная и не зависит от отраслевой принадлежности организации.

Главный критерий, который я выставил на старте проекта, – минимальная корректировка исходного кода, поскольку любые доработки связаны с затратами. Эту задачу выполнили весьма успешно. В процессе внедрения были добавлены всего два модуля, позволившие нам сформировать цифровой двойник журнала исходящей и входящей корреспонденции.

Один модуль, который разработала для нас команда проекта от АСКОН-ЦР, обеспечивает подписание документов несколькими электронными подписями с добавлением факсимиле участников согласования. Второй модуль автоматически присваивает номер исходящему документу в структуре отделов организации для прозрачной идентификации всей корреспонденции.

Если при обновлении системы с дополнительными модулями и возникают сложности, то все они решаются довольно оперативно.

Путь цифровой трансформации ОКБ МЭЛ

Документы производственного назначения

Теперь удобно в любой момент перейти по ссылке, найти документ и убедиться, что действие было совершено правомерно и корректно.

Преодоление и убеждение

Наши главные цели – успешность, востребованность на рынке, динамичное развитие предприятия. Поэтому нужно вовлекать каждого исполнителя, показывая ему, что он – участник этого процесса, а для достижения целей есть определенные инструменты, которые мы и предлагаем использовать. Как бы ни хотелось сохранить старую логику, если она перестает приносить пользу организации, от нее необходимо избавляться.

При переходе на электронный документооборот мы не использовали инструменты финансовой мотивации сотрудников. Был диалог, донесение информации и объяснение преимуществ, дорожная карта с этапами, сроками и ответственными.

Как бы ни хотелось сохранить старую логику, если она перестает приносить пользу организации, от нее необходимо избавляться.

Результаты: сроки, прозрачность и управляемость

Второй важный момент – исходная информация не искажается и к ней легко получить доступ: видны все изменения и уровни согласования документов со сроками.

Фактически на выходе проекта нам удалось оценить эффективность работы всех сотрудников ИТР. Благодаря системе мы получили базовый критерий выполнения конкретной задачи в установленные сроки.