Автоматизация архива предприятия инструментами T-FLEX DOCs

Cегодня на рынке существует большой выбор таких систем. Ни один вендор систем подобного уровня не может предоставить потребителю «коробочный» вариант, который бы удовлетворял всем требованиям конечного потребителя. На наш взгляд, методологий внедрения множество, но самыми часто применяемыми являются:

• адаптация PDM-системы под требования и реалии объекта внедрения;
• адаптация объекта внедрения под возможности и функционал PDM-системы.

Внедрение

• обеспечить потоковый и непрерывный ввод уже имеющихся документов на предприятии с бумажного носителя;
• провести изменения в документации;
• автоматизировать процесс заполнения большого набора реквизитной части электронных документов;
• автоматизировать процесс подключения файлов к карточкам документов;
• предоставить доступ к электронному архиву большому числу пользователей, в том числе удаленным площадкам;
• автоматизированное формирование комплектов документации для отправки на заводы-изготовители;
• создать единое информационное пространство предприятия.

Одна из проблем, с которой пришлось столкнуться при внедрении, — это разный уровень компьютерной подготовки специалистов ОНТД, что заставило команду внедрения серьезно задуматься. В результате было принято решение написать большое количество специализированных команд, заключенных в соответствующих кнопках и интуитивно понятных интерфейсах. Это позволило максимально адаптировать пользователя к системе. Кроме того, для обеспечения непрерывного и поточного ввода информации в систему, для исключения человеческих ошибок и облегчения работы пользователя в системе было решено максимальное количество действий и событий возложить на саму систему. От специалиста требовалось лишь правильно, по специальной методике, именовать файл с отсканированным документом. Для этого в имя файла помимо самого децимального обозначения помещали информацию о номере изменения документа и его типе. После этого пользователь просто переносил папку с несвязанными документами в окно системы, а система автоматически производила четко прописанные действия, такие, например, как создание, подключение файлов к электронной структуре изделия и частичное заполнение необходимых реквизитов.

Для удобства работы пользователей при работе с большим объемом информации в системе T-FLEX DOCs были созданы для различных специалистов особые информационные окружения (рабочие страницы), позволившие выделить на первый план только нужную информацию для пользователя по выполнению своих функциональных обязанностей. Для работников ОНТД была создана единая рабочая страница с разделением их функциональных обязанностей в рамках разработанного функционала системы (рис. 1).

Рис.1

Для удобства работы все интерфейсы были оформлены максимально приближенными к тому, что было ранее на бумаге. Все заполнения реквизитов происходят в одном окне (рис. 2).

Рис.2

Рис.3

Для решения этой задачи был применен, как обычно, индивидуальный подход. А именно — был разработан специальный функционал «Электронная посылка», который включал специальные диалоги ввода и поиска необходимой документации, а также позволял автоматически формировать электронные накладные и многое другое. От специалиста ОНТД требовалось при подборе и регистрации документации, передаваемой как внешним, так и внутренним абонентам, создать электронную посылку, а в диалоге ввода ввести соответствующие критерии поиска подбора документации и нажать одну-единственную кнопку (рис. 4). В результате система автоматически находит и подключает необходимые файлы с документами к созданной электронной посылке (рис. 5). Далее специалист архива при необходимости выгружает подготовленные файлы из системы для передачи внешним абонентам. Все это он делает также нажатием одной кнопки или отправляет через внутреннюю почтовую службу системе T-FLEX DOCs требуемым абонентам.

Рис.4

Рис.5

Выводы

• вся документация в одном месте, а изменения регистрируются в системе и доступны любому пользователю на рабочем месте;
• повысилась оперативность получения актуальной информации;
• полностью исключено такое понятие, как «потеря документа»;
• экономия времени при поиске документации;
• существенно снижено время за счет автоматического формирования комплекта документов для рассылки (в настоящий момент это занимает не более трех минут, в отличие от бумажного метода, при котором временные затраты составляли до пяти рабочих дней);
• снизился уровень «ножного труда» — как самих работников архива, так и всех сотрудников предприятия;
• доступность актуальных документов 24 часа 7 дней в неделю;
• единое информационное пространство становится действительно единым.