¬аше окно в мир —јѕ–
 
Ќовости —татьи јвторы —обыти€ ¬акансии Ёнциклопеди€ –екламодател€м
—татьи

22 сент€бр€ 2016

 ак происходило внедрение системы ЂAppius-PLM ”правление проектно-сметной документациейї в компании Ђ–”—ѕ≈“–ќї

¬алери€ ћартышова, —танислав “имошин

ћартышова “имошин

ƒ. Ћевин: ¬ажные и эффективные внедрени€ в области инженерного ѕќ на нашем рынке совершаютс€, возможно, каждый день, но нечасто можно встретить систематическое, подробное и содержательное описани€ процесса внедрени€, хот€ именно такое описание фактически €вл€етс€ по-насто€щему качественным маркетингом решени€. ѕредлагаема€ ниже стать€, на мой взгл€д, €вл€етс€ хорошим примером и (дл€ определЄнного класса продуктов) образцом такого жанра.

јвторы: ¬.ћартышова Ч ведущий специалист по документообороту компании –”—ѕ≈“–ќ, руководитель проекта внедрени€ со стороны заказчика; —.“имошин, руководитель проекта внедрени€ √  APPIUS.

—тать€ была опубликована в июньском выпуске журнала Ђ—јѕ– и графикаї и воспроизводитс€ на портале isicad.ru по просьбе √  APPIUS.

Ђ–”—ѕ≈“–ќї Ц независима€ инновационна€ нефтегазодобывающа€ компани€, ориентированна€ на максимальное наращивание объемов добычи нефти и газа на трех лицензионных участках, расположенных в пределах  расноленинского свода в «ападной —ибири. јкции  омпании торгуютс€ на Ћондонской фондовой бирже; компани€ имеет офисы в Ћондоне, ћоскве, пгт. “алинка в ’ћјќ и ’анты-ћансийске.

÷ели проекта

¬недрение электронного документооборота с помощью универсальной EDMS-системы (Electronic Document Management System) со следующими основными функци€ми:
  • контроль поступлени€ и движени€ проектно-технической документации по проектам разработки месторождений;
  • прозрачный процесс согласовани€ документации между различными подразделени€ми компании;
  • удобное хранение документации в электронном виде;
  • св€зь с твердой копией архивных данных.

¬ыбор EDMS-системы

ѕри выборе будущей EDMS-системы Ђ–”—ѕ≈“–ќї рассмотрел множество систем представленных на рынке. Ќа финальной стадии сравнивалс€ функционал двух отобранных систем:
  • система ЂAppius-PLM ”правление проектно-сметной документациейї (далее ЂAppius-PLM ”ѕ—ƒї) компании APPIUS.
    ƒанный вариант €вл€етс€ оригинальной конфигурацией, работающей на платформе 1—:ѕредпри€тие 8.3 в режиме тонкого клиента. —истема предназначена дл€ автоматизации инженерного (технического) документооборота, св€занного с разработкой, хранением, согласованием и поиском документации в проектных организаци€х, у заказчиков и подр€дчиков строительства.
  • EDMS-система американского производител€.
—пециалистами Ђ–”—ѕ≈“–ќї был разработан опросный лист с основными требовани€ми и ожидани€ми от системы. Ќа основе данных, полученных от компаний-производителей программных решений в области учета и электронного документооборота, была сформирована сравнительна€ таблица и проведен детальный анализ функциональных возможностей двух основных выбранных систем.
Appius внедрение 1

–ис. 1. ќпросный лист с основными критери€ми выбора EDMS-системы

Ќесмотр€ на то, что система ЂAppius-PLM ”ѕ—ƒї на момент выбора отвечала предъ€вленным требовани€м только на 70%, она обладала чрезвычайно гибкими возможност€ми кастомизации, поэтому возможно было осуществить необходимые модификации и в кратчайшие сроки довести существующую систему до 95%-го функционала, необходимого заказчику.

≈ще одним ключевым моментом в выборе программного решени€ оказалась стоимость EDMS-системы. ¬ этом вопросе лидирующую позицию зан€ла отечественна€ программа, так как стоимость конкурирующего решени€ семикратно превысила цену системы ЂAppius-PLM ”ѕ—ƒї.

“аким образом, в результате всестороннего анализа функциональных возможностей программ, а также, принима€ во внимание важную финансовую составл€ющую вопроса, дл€ дальнейшей работы и внедрени€ руководством компании Ђ–”—ѕ≈“–ќї была выбрана система ЂAppius-PLM ”ѕ—ƒї с учетом доработки ее функционала в соответствии с требовани€ми заказчика.

ѕодготовительный этап

Ќа основе вы€вленных данных о том, что необходимо доработать в системе ЂAppius-PLM ”ѕ—ƒї, руководителем проекта внедрени€ EDMS-системы со стороны «аказчика было разработано подробное техническое задание на доработку необходимого функционала. Ќа основе данного документа разработчики компании APPIUS начали работу по усовершенствованию программы и расширению ее функциональных возможностей, которые учитывали все пожелани€ и требовани€ заказчика.

ќсновные направлени€ оптимизации и доработки программы:

  • настройка свойств, представлени€, проверки уникальности и св€зей элементов дерева проектов;
  • автоматическа€ загрузка документации из накладных (сопроводительных ведомостей) с отслеживанием ошибок в названи€х файлов и составе документации;
  • настройка бизнес-процесса рассмотрени€ документации и формирование листа замечаний на каждый документ после завершени€ Ѕѕ;
  • формирование отчета по проекту в виде главного реестра документации (MDR - master document register) - графика выпуска документов;
  • настройка печатной формы накладной на передачу документации;
  • автоматическа€ выгрузка на FTP файлов документов и накладной.
¬ своей работе специалисты компании APPIUS ориентировались на схему проведени€ согласовани€ и утверждени€ проектной документации, прин€той на предпри€тии-заказчике, а также на жизненный цикл рассмотрени€ документации согласно международным нормам.

“ак, в соответствии с нормами –‘, а также, учитыва€ опыт других компаний в сфере проектного документооборота, «аказчиком была прин€та западно-ориентированна€ система ревизий дл€ рассмотрени€ документации до ее финального утверждени€. √ибкость программы ЂAppius-PLM ”ѕ—ƒї позволила быстро воплотить в жизнь данную систему ревизий.

–евизионна€ св€зь в рассмотрении проектно-технической документации очень важна, так как €вл€етс€ наиболее действенной формой последующего контрол€ и позвол€ет максимально точно отследить выпуск каждого документа с целью проверки выполнени€ выданных к документу замечаний.  роме того, ревизи€ €вл€етс€ основным средством вскрыти€ и предупреждени€ различных нарушений выпуска документа.

¬недрение

¬ любом внедрении очень важен первый успешный результат, получаемый в достаточно короткий срок. ѕричина в том, что успешный проект создает дл€ руководства основу дл€ последующего расширени€ на функциональном и архитектурном уровне.

”спешное внедрение системы (Appius-PLM ”ѕ—ƒ) определ€лось следующими факторами:

  • Ѕыстрый ввод системы в опытную и промышленную эксплуатацию за счет отказа в значительной степени от программировани€ в пользу настройки системы. “ем не менее, исходные коды открыты и доступны в конфигураторе 1—:ѕредпри€тие.
  • —пособность организации обучений, консультаций (в том числе через удаленные подключени€) и предоставление проверенных методик, полученных на основании передового опыта в сфере IT-технологий.
  • ¬озможность расширени€ на уровне платформы в функциональном (конечный пользователь) и нефункциональном (техническа€ архитектура) смысле.
¬недрение Appius-PLM ”ѕ—ƒ

–ис. 2. ќбщий обзор настроек

1. ќбучение

ѕервый шаг, который был сделан на этапе внедрени€ Ц это обучение сотрудников Ђ–”—ѕ≈“–ќї работе в системе на подготовленном ранее примере на основании предоставленных данных. —пециалистами APPIUS была проанализирована структура проекта заказчика, на основании которой были настроены свойства и подчинение элементов, а также введен состав проекта.
¬недрение Appius-PLM ”ѕ—ƒ

–ис. 3. —остав проекта и свойства элемента (комплекта)

„асть специалистов заказчика присутствовала на обучении очно, дл€ территориально удаленных сотрудников была организована дистанционна€ демонстраци€ экрана и подключено устройство громкой св€зи. Ќа примере демонстрационной версии программы специалистами компании APPIUS были показаны основные функции. ¬ ходе обучени€ поддерживалс€ активный диалог с представител€ми заказчика в режиме Ђвопрос-ответї, а также была осуществлена видеозапись всего курса дл€ дальнейшего самосто€тельного повторени€ материала.

2. ќпытна€ эксплуатаци€

¬ процессе опытной эксплуатации производились уточнени€ по настройке свойств проекта, комплектов и его листов, а также корректировалась настройка проверки уникальности элементов. Ѕыла настроена св€зь рабочей конструкторской документацией с оборудованием, опросными листами и составом проекта без каких-либо программных доработок.
¬недрение Appius-PLM ”ѕ—ƒ

–ис. 4. —остав проекта и список файлов документа

ƒл€ отслеживани€ местонахождени€ подлинника документа (в случае его наличи€) в любой момент времени в системе ЂAppius-PLM ”ѕ—ƒї дл€ документа были добавлены свойства Ђ»ндекс хранени€ї и Ђ»нвентарный номерї, которые присваивает архивариус при фактическом поступлении документа в архив. —истема позвол€ет регистрировать информацию по движению (выдаче/возврату) подлинника документа с указанием ответственных лиц и периодов его использовани€, отображаетс€ вс€ истори€. ƒанное простое решение обеспечивает быстрое отслеживание местонахождени€ подлинников документов в любой момент времени.

–абочий процесс организации подразумевает ежедневное, тесное взаимодействие различных подразделений, целью которых €вл€етс€ выполнение одной общей задачи Ц сдача объекта строительства в полном объеме в обозначенный срок. ¬ данных обсто€тельствах быстрый и эффективный обмен информацией имеет первостепенное значение дл€ успеха любой компании.

—истема ЂAppius-PLM ”ѕ—ƒї позволила автоматизировать процесс рассмотрени€ документации. ” каждого документа имеетс€ параметр Ђ—осто€ние рассмотрени€ї, который может иметь следующие значени€: Ђне рассматривалс€ї, Ђотправлен на рассмотрениеї, Ђрассмотрен с замечани€миї, Ђрассмотрен без замечанийї и Ђутвержденї. »зменение значени€ данного параметра происходит автоматически на основе выполнени€ бизнес-процесса.

¬недрение Appius-PLM ”ѕ—ƒ

–ис. 5. арта маршрута бизнес-процесса рассмотрени€ документации

ƒокументаци€ на рассмотрение рассылаетс€ в соответствии с ролью участи€: Ђ ураторї, Ђ–ецензентї и Ђ–уководительї.

 уратор Ц сотрудник компании, чей функциональный профиль в большей степени имеет отношение к содержанию документа и который отвечает за рассмотрение документа, качество собственных комментариев и комментариев, представленных –ецензентами.

 уратор может:

  • добавл€ть свои замечани€;
  • редактировать замечани€ других рецензентов;
  • направить документ рецензентам на повторное рассмотрение (доработку);
  • добавл€ть новых рецензентов;
  • завершить процесс рассмотрени€ принудительно.
–ецензенты Ц это сотрудники компании, представители дисциплин, чьи направлени€ затронуты в документе. –ецензенты рассматривают и своевременно выдают замечани€ к документам.

–ецензент может:

  • просматривать свойства и файлы документов;
  • просматривать комментарии, оставленные другими –ецензентами;
  • добавл€ть свои замечани€ к документам.
–уководитель Ц сотрудник компании, участвующий в процессе рассмотрени€ документации и отвечающий за утверждение листа замечаний перед его отправкой подр€дчику.

–уководитель может:

  • просматривать свойства и файлы документов;
  • просматривать комментарии, оставленные другими –ецензентами;
  • утвердить результаты рассмотрени€;
  • отклонить согласование замечаний, тем самым вернуть выбранные документы на повторное рассмотрение с возможностью корректировки перечн€ согласующих лиц.
”частники рассмотрени€ получают уведомлени€ на почту о наличии задач рассмотрени€.
¬недрение Appius-PLM ”ѕ—ƒ

–ис. 6. ќкно оформлени€ замечаний

¬ начале процесса активного использовани€ программы со стороны пользователей возникали различные вопросы, св€занные с вводом данных, работой бизнес-процессов и панелью задач пользовател€, выгрузкой файлов документов, работой с аннулированными документами и др. ¬се проблемные ситуации были оперативно разрешены сотрудниками компании APPIUS.

3. ƒоработки

¬ соответствии с техническим заданием, полученным от заказчика, в процессе опытной эксплуатации ЂAppius-PLM ”ѕ—ƒї были разработаны Ђплагиныї которые расширили ее функциональные возможности системы.
јвтоматическа€ загрузка документов
ѕервоначально данна€ функци€ автоматической загрузки документов по накладной отсутствовала и была разработана полностью с нул€ по техническому заданию заказчика.

ѕри получении документов от подр€дчика по накладной пользователь выбирает в системе пункт меню Ђ»мпорт документацииї и указывает каталог, где лежит накладна€ в формате Excel и файлы документов. ѕрограмма Ђпрочитываетї накладную и автоматически формирует весь комплект полученных документов в системе в активном проекте по марке в соответствии с наименовани€ми документов в накладной (все марки проектов зафиксированы √ќ—“ом и одинаковы у документов одного комплекта). ѕри загрузке у каждого документа автоматически заполн€етс€ ревизи€, статус, дата, название, формат, стади€, то есть все данные по полученному комплекту документации. Ёлектронные документы в исходном и pdf-формате также подгружаютс€ в автоматическом режиме. Ќакладна€ может содержать любое количество комплектов документов, и все они будут автоматически загружены в соответствующие проекты в системе.

ƒо момента внедрени€ данной функции ввод документации осуществл€лс€ вручную, и процесс загрузки 10-15 комплектов документов занимал у сотрудника компании до 5 часов рабочего времени. ¬ результате использовани€ нового функционала программы загрузка аналогичного количества комплектов стала занимать всего несколько минут. ƒанна€ доработка существенно экономит врем€ специалистов по документообороту, исключает человеческий фактор и позвол€ет оперативно приступить к рассмотрению содержательной части документации. ¬ рамках всей компании функци€ автоматической загрузки документации значительно оптимизирует рабочий процесс, так как данный этап €вл€етс€ отправной точкой дл€ дальнейшего взаимодействи€ различных специалистов и подразделений, задействованных в проекте.

¬недрение Appius-PLM ”ѕ—ƒ

–ис. 7. «агрузка документации и файлов на основе накладных

‘ункци€ автоматической загрузки в данной реализации уникальна, так как позвол€ет автоматически загружать документ в его исходном формате (а также все €зыковые версии документа) нар€ду с pdf-версией без необходимости указывать данные документы в сопроводительной ведомости. ¬о многих других системах каждый формат документа так же, как и все €зыковые версии, необходимо указывать в сопроводительной ведомости, так как только в этом случае система подгружает соответствующий файл.
‘ормирование главного реестра документации (√–ƒ)
—огласно процедуре взаимодействи€ между подр€дчиками и строительной организацией √–ƒ (MDR) на всех проектах готовит подр€дчик, но в рассматриваемом случае заказчик прин€л решение формировать его дополнительно из системы. ƒокумент представл€ет собой плановый и фактический график поставки документации, где перечислены все документы и их стадии, каждому документу присвоен вес и указан еще р€д критериев, необходимых дл€ анализа готовности документации.

‘ункци€ формировани€ главного реестра документации также была реализована в соответствии с техническими требовани€ми заказчика.

¬недрение Appius-PLM ”ѕ—ƒ

–ис. 8. ќтчет Ђ√лавный реестр документацииї

ќшибка в информации при формировании √–ƒ (MDR) исключена, так как данные представл€ют собой сводную таблицу из уже имеющихс€ в системе сведений по проекту и генерируютс€ автоматически.

Ќа российском рынке программное обеспечение с реализованной функцией автоматической выгрузки √–ƒ (MDR) будет интересно западно-ориентированным компани€м, которые имеют зарубежные объекты строительства и работают с иностранными подр€дчиками, так как формирование данного документа €вл€етс€ об€зательным.

‘ормирование листа замечаний
ѕосле завершени€ процесса рассмотрени€ документации сто€ла задача формировани€ отчета в приложении MS WORD на основании оформленных замечаний куратора и согласующих лиц. ѕри формировании отчета его необходимо добавить к документу дл€ последующей передачи результатов согласовани€ подр€дчику.
¬недрение Appius-PLM ”ѕ—ƒ

–ис. 9. ‘ормирование листов замечаний и их добавление к документам

¬недрение Appius-PLM ”ѕ—ƒ

–ис. 10. Ћист замечаний документа

¬ыгрузка документов на FTP-сервер
ѕри выгрузке документов на FTP-сервер необходимо было предусмотреть отправку 2-х видов файлов:
  • исходные данные Ц отправл€ютс€ какие-либо данные подр€дчику или поставщику;
  • лист замечаний Ц отправл€етс€ отдельно на этапе рассмотрени€ документации без дополнительных файлов.
“акже была реализована функци€ автоматической отправки уведомлени€ на e-mail подр€дчика о том, что файлы документов выгружены. Ўаблон письма можно подготовить заранее и сохранить в системе.
¬недрение Appius-PLM ”ѕ—ƒ

–ис. 11. ¬ыгрузка документов на FTP-сервер

‘ормирование печатных форм накладных
¬ соответствии с отправкой двух видов документов существуют два вида сопроводительных накладных, по которым документаци€ передаетс€ подр€дчикам. Ёто передача какие-либо данных контрагенту и отправка результата рассмотрени€ документации (фактически это листы замечаний).
¬недрение Appius-PLM ”ѕ—ƒ

–ис. 12. ∆урнал накладных

ƒл€ корректного формировани€ необходимого сопроводительного документа в системе ЂAppius-PLM ”ѕ—ƒї была предусмотрена соответствующа€ возможность выбора из 2-х указанных вариантов и разработаны печатные формы. ƒополнительно возможно использовать функцию электронной подписи при отправке файлов.
¬недрение Appius-PLM ”ѕ—ƒ

–ис. 13. ѕечатна€ форма накладной

¬едение проекта: состав команды, роли, об€занности и ресурсы

—о стороны исполнител€ в реализации проекта участвовали 4 человека: руководитель проекта, инженер отдела технической поддержки, 2 ведущих программиста.

—о стороны заказчика в реализации проекта участвовал ведущий специалист по документообороту, отвечающий за внедрение EDMS-системы дл€ контрол€ проектно-технической документации на всем предпри€тии. ќпосредованно также в процессе внедрени€ системы в рамках всей компании Ђ–”—ѕ≈“–ќї была задействована группа специалистов различного профил€, вход€щих в группу управлени€ проектами. –уководитель группы управлени€ проектами утверждал матрицу рассылки документации, в соответствии с которой происходила рассылка документов на рассмотрение и утверждение. —пециалисты компании рассматривали документы каждый в своей, также смежной зоне ответственности: трубопроводы,  »ѕ, электрика, пожарна€ безопасность и т. д. ¬се сотрудники проектной команды вначале имели одинаковые права доступа к любым проектно-техническим документам, которые так или иначе могли понадобитьс€ дл€ их работы.

Ќа текущий момент система прин€та в промышленную эксплуатацию. ¬ системе на сегодн€шний день работает 25 человек.

ѕолученные выгоды от проекта

  •  ачественна€ организаци€ труда специалистов компании.
  • ќптимизаци€ бизнес-процессов по рассмотрению и согласованию проектно-технической документации.
  • »сключение возможных ошибок вследствие человеческого фактора при формировании отчетов (в том числе отчета √–ƒ);
  • Ёкономи€ временных и финансовых ресурсов.
  • Ёффективна€ организаци€ электронного документооборота в части проектно-технической документации.

—ледующие шаги по автоматизации процессов компании

¬ насто€щий момент в компании Ђ–”—ѕ≈“–ќї находитс€ в работе 8 проектов (объектов строительства), и все они занесены в систему ЂAppius-PLM ”ѕ—ƒї. ¬ системе хранитс€ проектна€, рабоча€, рабоча€ конструкторска€ и организационна€ документаци€.

¬ дальнейших планах по автоматизации бизнес-процессов компании Ђ–”—ѕ≈“–ќї входит добавление в программу работу с исполнительной документацией. Ќа сегодн€шний день специалисты компании занимаютс€ разработкой процедуры взаимодействи€ с данным видом документов, определ€етс€ состав участников и этапы их сотрудничества.

¬торым шагом по расширению функционала системы специалисты Ђ–”—ѕ≈“–ќї вид€т добавление в программу процедуры рассмотрени€ запросов на изменени€, которые возникают уже в процессе строительства. Ёто технические запросы, оформленные по определенным стандартам, которые формирует подр€дчик в процессе стройки и указывает, какие изменени€ необходимо внести в проектную документацию на том или ином этапе строительства.

ќбратна€ св€зь

ѕо итогам внедрени€ системы ЂAppius-PLM ”ѕ—ƒї можно отметить удобство программы в использовании, простой и интуитивно пон€тный интерфейс, логичную структуру системы. Ёто критерии позволили уменьшить срок освоени€ системы и быстро перейти к работе.

—разу после заключени€ договора заказчику была установлена базова€ верси€ программа, котора€ сразу была использована дл€ внесени€ и хранени€ данных. ƒальнейша€ доработка системы, отладка и ее внедрение в полнофункциональной версии по факту зан€ла 2 мес€ца. ƒанный период значительно опережает срок внедрени€ аналогичной программы западного разработчика, который в среднем составл€ет 4-5 мес€цев с момента заключени€ контракта.


„итайте также:


¬акансии:

јктуальное обсуждение

RSS-лента комментариев

-->

ƒавид Ћевин
ƒавид Ћевин
ќт редактора: „то можно назвать Ђчудо-оружиемї отрасли —јѕ–?
ѕроект ЂЌародное —јѕ–-интервьюї

—лучайна€ стать€:

isicad Top 10

—амые попул€рные материалы

   ‘орумы isicad:

isicad-2010 isicad-2008
isicad-2006 isicad-2004

ќ проекте

ѕриглашаем публиковать на сайте isicad.ru новости и пресс-релизы о новых решени€х и продуктах, о проводимых меропри€ти€х и другую информацию. јдрес дл€ корреспонденции - info@isicad.ru

ѕроект isicad нацелен на

  • укрепление контактов между разработчиками, поставщиками и потребител€ми промышленных решений в област€х PLM и ERP...
ѕодробнее

»нформаци€ дл€ рекламодателей


¬се права защищены. © 2004-2019 √руппа компаний «Ћ≈ƒј—»

ѕерепечатка материалов сайта допускаетс€ с согласи€ редакции, ссылка на isicad.ru об€зательна.
¬ы можете обратитьс€ к нам по адресу info@isicad.ru.