¬аше окно в мир —јѕ–
 
Ќовости —татьи јвторы —обыти€ ¬акансии Ёнциклопеди€ –екламодател€м
—татьи

22 ма€ 2021

ёридически значимый электронный архив проектной и рабочей документации

јндрей Ќагнибедов, јнтон –ославцев, јндрей Ћевитин

јндрей Ќагнибедов јнтон –ославцев јндрей Ћевитин

јвторы: јндрей Ќагнибедов Ч ѕ» -ѕроект, јнтон –ославцев Ч ѕ» -ѕроект, јндрей Ћевитин Ч ¬итро —офт


‘едеральный закон Ђќб электронной подписиї 63-‘« от 6 апрел€ 2011 года дал возможность создани€ электронных архивов юридически значимых документов.

63-‘«:
Ђ—тать€ 6. ”слови€ признани€ электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

1. »нформаци€ в электронной форме, подписанна€ квалифицированной электронной подписью, признаетс€ электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может примен€тьс€ в любых правоотношени€х в соответствии с законодательством –оссийской ‘едерации, кроме случа€, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составлени€ документа исключительно на бумажном носителе.ї


Ќасто€ща€ стать€ затрагивает вопросы создани€ электронных архивов проектной и рабочей документации.

¬ статье мы постараемс€ ответить на следующие вопросы:

  • „то регламентируют законы и стандарты в части ведени€ архива ѕ—ƒ?
  •  акие преимущества дает электронный архив дл€ проектных организаций?
  • ≈сть ли практический опыт такого внедрени€ в –оссии?
  •  акие существуют сложности и подводные камни?
  •  акие дополнительные возможности дает электронный архив?
„то регламентируют законы и стандарты в части ведени€ архива ѕ—ƒ?
  • ‘едеральный закон є125-‘« от 22.10.2004 (ред. от 11.02.2013) Ђќб архивном деле в –оссийской ‘едерацииї определ€ет сроки и пор€док хранени€ проектной документации.

    ¬ соответствии с положени€ми ст. 22 срок хранени€ проектной документации по капитальному строительству составл€ет 20 лет.

  • √ќ—“ – 21.1003-2009 Ђ—истема проектной документации дл€ строительства. ”чет и хранение проектной документацииї регламентирует два варианта изготовлени€ Ђподлинникаї:
    • в бумажной форме, завизированной подлинными подпис€ми лиц, разработавших документ и ответственных за нормоконтроль;
    • в электронной форме, подтвержденной электронными цифровыми подпис€ми ответственных сотрудников.
 акие возможности дает электронный архив дл€ проектных организаций?

Ёлектронный архив подлинников позвол€ет:

  • сократить расходы на складские помещени€ и работы по сортировке, поиску, выдаче, доставке, что особенно актуально в эпоху удаленной работы и сокращени€ офисных площадей;
  • существенно сократить расходы на печать:
    • печатаем только экземпл€ры дл€ подр€дчиков,
    • не печатаем проектную документацию,
    • не печатаем копию рабочей документации дл€ своего архива;
  • кардинально сократить сроки подписани€ документации и сдачи в архив;
  • организовать дистанционную работу удаленных сотрудников;
  • снизить юридические риски и повысить качество документации.

 ак правило, большой объем документации вынуждает использовать факсимильные подписи вместо подлинных. “ака€ практика приводит к невозможности судебного доказательства авторства. ¬ результате организации сталкиваютс€ с проблемой невозможности привлечени€ разработчиков к ответственности за ненадлежащее качество проектных решений.

“акже существуют большие проблемы и с судебным доказательством утечки проектных решений конкурентам.

ќпыт показывает, что сотрудники ответственно относ€тс€ к подписанию документации электронной подписью и внимательно провер€ют то, что подписывают. Ёто приводит к снижению количества ошибок в документации.

 акие существуют примеры внедрени€ электронных архивов в –оссии?

¬ качестве успешного примера внедрени€ можно привести одного из лидеров проектной отрасли компанию ѕ» -ѕроект, котора€ перешла на юридически значимый электронный архив проектной и рабочей документации в 2018 году. ¬ качестве платформы дл€ решени€ использована система Vitro-CAD, позвол€юща€ автоматизировать рабочие процессы согласовани€ и подписани€ документов.

Ќекоторые результаты:

  • Ќа начало 2021 года в системе работает более трех тыс€ч сотрудников. Ёлектронный архив уже содержит более 60 тыс€ч комплектов документов и ежемес€чно растет на несколько тыс€ч комплектов.
  • —роки подписани€ комплекта документов сократились в 7 раз, в среднем с 7 до 1 рабочего дн€.
  • Ёкономи€ только на печати ежегодно составл€ет около 9,5 млн руб., что в первый же год полностью окупило весь проект.
  • Ћюбому участнику процесса согласовани€ и подписани€ ѕƒ/–ƒ, а также руководству компании доступен монитор статистики подписаний, который показывает:
    • на ком Ђвиситї согласование или подписание конкретного комплекта документации,
    • кто посто€нно не укладываетс€ в нормативные сроки подписани€,
    • какие подразделени€ €вл€ютс€ Ђузким горлышкомї процессов выпуска.
  • –азвитие юридически значимого электронного архива и другие меропри€ти€ по организации удаленной работы позволили ѕ»  вести разработку проектной и рабочей документации в штатном режиме в период пандемии 2020.

¬ период внедрени€ системы вы€вилс€ еще один неожиданный эффект Ц проектировщики стали более тщательно вывер€ть проектные решени€, так как электронную подпись не поставишь задним числом и оспорить наличие своей подписи на документе возможности нет.

«а период работы с 2018 по 2021 год в системе юридически значимого архива компани€ ѕ» -ѕроект ни разу не столкнулась с тем, что электронные подлинники доставили какие-либо проблемы при работе с партнерами или государственными структурами. Ќаоборот, √руппа компаний ѕ»  выступила катализатором развити€ деловой среды в проектно-строительной отрасли.

электронный архив проектной и рабочей документации

—хема процесса подписани€

 акие могут быть сложности и подводные камни?

ќпыт показывает, что с электронными подлинниками проблем нет. Ќужно только учесть, что сертификат электронной подписи имеет конечный срок действи€. ѕоэтому дл€ долгосрочного хранени€ электронных документов к электронной подписи необходимо добавить реквизит штампа времени (TSP), который позволит проверить достоверность подписи после срока действи€ сертификата. „аще всего это выгл€дит как услуга от криптопровайдера в виде сервиса подключени€ к —лужбе штампов времени.

Ќекоторые сложности возникают при изготовлении бумажных копий. ѕри печати необходимо произвести маркировку таких копий, чтобы обозначить, что это бумажна€ копи€ с электронного подлинника. ∆елательно на бумажных документах или на дополнительных листах проставить перечень использованных электронных подписей и ‘»ќ их владельцев.

≈сли у вас подр€дчики привыкли видеть факсимиле в основной надписи, то их тоже рекомендуетс€ добавить и напечатать в привычном месте.

—истема Vitro-CAD позволила компании ѕ» -ѕроект автоматизировать эти и другие рутинные операции.

 акие дополнительные возможности дает электронный архив?

»спользование электронного архива позвол€ет организовать проверку актуальности листов документации непосредственно на объекте строительства. ѕроставление QR-кода на листах дает возможность с помощью смартфона узнать текущий статус документа.

“ака€ процедура позвол€ет исключить использование неактуальных чертежей при строительстве и уменьшить объем дополнительных работ.

»спользование квалифицированных электронных подписей увеличивает ответственность всех участников проекта строительства и обеспечивает доказательную базу при судебных разбирательствах.



¬акансии:

јктуальное обсуждение

RSS-лента комментариев

ƒавид Ћевин
ƒавид Ћевин
ќт редактора:  ак искусственный интеллект защищал Ђ√еометрическое моделированиеї Ќ.Ќ. √олованова от пиратства isicad.ru
ѕроект ЂЌародное —јѕ–-интервьюї

—лучайна€ стать€:

isicad Top 10

—амые попул€рные материалы

   ‘орумы isicad:

isicad-2010 isicad-2008
isicad-2006 isicad-2004

ќ проекте

ѕриглашаем публиковать на сайте isicad.ru новости и пресс-релизы о новых решени€х и продуктах, о проводимых меропри€ти€х и другую информацию. јдрес дл€ корреспонденции - info@isicad.ru

ѕроект isicad нацелен на

  • укрепление контактов между разработчиками, поставщиками и потребител€ми промышленных решений в област€х PLM и ERP...
ѕодробнее

»нформаци€ дл€ рекламодателей


¬се права защищены. © 2004-2021 √руппа компаний «Ћ≈ƒј—»

ѕерепечатка материалов сайта допускаетс€ с согласи€ редакции, ссылка на isicad.ru об€зательна.
¬ы можете обратитьс€ к нам по адресу info@isicad.ru.