Softline Consulting Services автоматизировала делопроизводство в ОАО «КамчатскЭнерго»

Системный интегратор Softline Consulting Services объявляет о завершении проекта по автоматизации делопроизводства в ОАО «КамчатскЭнерго». В ходе проекта, длившегося около четырех месяцев, был реализован электронный реестр входящей и исходящей документации с возможностью последовательного и параллельного назначения поручений и контроля за их исполнением, а также разработана подсистема отчетности, позволяющая отслеживать и анализировать эффективность использования документов в компании.

ОАО «КамчатскЭнерго» является одним их крупнейших предприятий топливно-энергетического комплекса Дальнего Востока, осуществляющим производство, передачу, транспортировку и продажу электрической и тепловой энергии в регионе. В структуру компании входит несколько филиалов, распределенных по территории Дальнего Востока. Общая численность сотрудников компании превышает две тысячи человек.

Деятельность компании сопряжена с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции — более двух тысяч документов в месяц: договора, официальные письма, предложения, запросы и т.п. Для осуществления учета и контроля за использованием документов в ОАО «КамчатскЭнерго» вся документация регистрировалась в устаревшей программе, работа которой не отвечала современным требованиям и в бумажном виде отправлялась на рассмотрение ответственным лицам. Контроль за исполнением поручений по работе с такими документами был затруднен, а поиск и повторное использование информации, содержащейся в этих документах, оказывался слишком сложным. В результате руководство компании приняло решение о модернизации автоматизации делопроизводства и постепенном переводе документооборота в электронный вид.

Для реализации этих целей была приглашена компания Softline Consulting Services, консалтинговое подразделение компании Softline. «Мы имеем положительный опыт сотрудничества с компанией Softline по поставке лицензионного ПО и обучению наших ИТ-специалистов. Поэтому логичным шагом с нашей стороны было приглашение Softline Consulting Services в качестве исполнителя проекта по разработке системы документооборота», — рассказывает Евгений МихайлОвич, руководитель проекта от ОАО «КамчатскЭнерго». После детального анализа и консультаций со специалистами Softline был выбран продукт Microsoft Office SharePoint Server 2007 — мощное средство для организации совместной работы с электронной информацией и документами.

В рамках первого этапа проекта специалистами Softline Consulting Services было проведено предпроектное обследование и подготовлено техническое задание на разработку системы, где были формализованы требования к системе документооборота и описаны основные бизнес-процессы по работе с документами в компании ОАО «КамчатскЭнерго». В ходе следующего этапа разработчики Softline Consulting Services создали прототип системы и развернули его в тестовой среде для опытной эксплуатации. В рамках финального этапа был осуществлен ввод системы в промышленную эксплуатацию и подготовлен комплект документации по проекту и функционалу системы.

Построенная система предназначена для автоматизации работы с документами сотрудников ОАО «КамчатскЭнерго». Система позволяет: регистрировать входящую и исходящую документацию путем заполнения электронных регистрационных форм, выбирать ответственных за исполнение документов, руководителям подразделений формировать поручения подчиненным, назначать контролирующих, накладывать резолюции (утвержден, отклонен), отчитываться об исполнении поставленных задач, осуществлять эффективный поиск по названию, регистрационным свойствам и содержанию (если возможно) документов.

В планах ОАО «КамчатскЭнерго» — реализация документооборота во всех филиалах компании, организация структурированного электронного архива, позволяющего автоматически классифицировать хранимые в системе электронные документы, и автоматизация сложных бизнес-процессов по созданию, согласованию и утверждению внутренних и исходящих документов (приказов, служебных записок, договоров и т.п.).

«Необходимость работы со все возрастающими объемами документации привела к тому, что автоматизация делопроизводства стала первоочередной задачей, стоящей перед нашим ИТ-департаментом: руководителям требовался инструмент, который бы позволял, с одной стороны, эффективно систематизировать и классифицировать создаваемую информацию, а с другой стороны — контролировать деятельность подчиненных по исполнению поручений. Созданная специалистами Softline Consulting Services система позволяет значительно упростить и оптимизировать деятельность сотрудников нашей компании при работе с документами, повысить скорость принимаемых в нашей компании решений, а, следовательно, увеличить эффективность деятельности организации в целом», — комментирует результаты Евгений МихайлОвич, руководитель проекта ОАО «КамчатскЭнерго».

«Проект по автоматизации процессов регистрации входящей и исходящей корреспонденции был сложным и трудоемким с начального этапа: формализация бизнес-процессов компании, в штате канцелярии которой работает около тридцати секретарей, а поток входящей документации составляет более двух тысяч документов, требовала тщательного анализа и детализации каждого из них, в связи с чем, разработка и согласование технического задания составили практически половину проекта, — отмечает Роман Романцов, руководитель отдела продаж Softline Consulting Services. — Однако благодаря всесторонней поддержке и четкому пониманию поставленных целей со стороны клиента мы смогли успешно закончить этот проект, построив систему, отвечающую потребностям заказчика, в намеченные сроки».

О компании Softline

Компания Softline работает в области информационных технологий с 1993 года и занимает ведущие позиции в сфере лицензирования программного обеспечения, обучения и консалтинга. В структуре компании выделяется несколько направлений.

Softline является ведущим поставщиком и авторизованным партнером известных мировых производителей и обладает такими статусами как Microsoft Gold Certified Partner, Microsoft Large Account Reseller, Symantec Platinum Partner; Citrix Platinum Solution Advisor; VMware Enterprise Partner, Elite McAfee Value Added Reseller, Computer Associates Premier Partner; Novell Gold Partner; Oracle Certified Partner и др. Компания поддерживает Интернет-магазин программного обеспечения Allsoft.ru и его представительства в Украине, Беларуси, Казахстане и Узбекистане, а также является одним из организаторов Центра решений Microsoft.

Дистрибьюторская компания AXOFT работает с сетью из 2000 дилеров. Компания является поставщиком и дистрибьютором более 300 компаний-производителей программного обеспечения, среди которых Microsoft, Symantec, GFI, Borland, Computer Associates, Novell, Macromedia, McAfee, «Лаборатория Касперского», ABBYY, ПРОМТ, Dr.Web, Quark, ASPLinux и др.

Учебный центр Softline — авторизованный учебный центр Microsoft, Citrix, Check Point, Symantec, VERITAS, Autodesk, Computer Associates, McAfee, Trend Micro (официальный партнер по обучению TRM компании Прикладная логистика), Cisco (авторизация от NIL) и «Лаборатории Касперского» — предлагает IT-специалистам широкий спектр курсов по инфраструктурным технологиям и общесистемному ПО. В рамках учебного центра работает центр тестирования Thomson Prometric, Pearson VUE и MOS.

Softline Solutions оказывает консалтинговые услуги для среднего и малого бизнеса по решениям Microsoft Dynamics CRM и SAP. Компания поддерживает сайты www.BusinessOne.ru и www.MSCRM.ru, на которых можно найти ответы на вопросы о повышении эффективности бизнеса с помощью информационных технологий и построения грамотных отношений с клиентами.

Softline Consulting Services оказывает полный спектр услуг по созданию, комплексному обследованию, развитию и технической поддержке IT-систем и управлению лицензиями на программное обеспечение у крупных клиентов.

Softline IT Academy — академическая программа для вузов, желающих предоставить своим студентам самое современное и качественное обучение по информационным технологиям. Программа открыта для всех заинтересованных вузов России и СНГ. Softline IT Academy является партнером Microsoft по программе Microsoft IT Academy.

Softline IT Graduate предоставляет весь спектр услуг кадрового консалтинга. Организация стажировок и практик для студентов и выпускников, подбор кадров в IT-департаменты, тестирование и обучение IT-специалистов, разработка мероприятий для мотивации сотрудников, аутстаффинг (выведение персонала за штат компании) и лизинг персонала.

Softline имеет филиалы в основных городах России (Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Ростов-на-Дону, Самара, Уфа, Хабаровск, Новосибирск, Нижний Новгород, Казань, Красноярск, Омск, Челябинск, Пермь, Краснодар, Владивосток, Иркутск, Калининград, Волгоград, Саратов, Барнаул), Украины (Киев, Харьков), Беларуси (Минск, Гомель), Казахстана (Алматы, Астана), Узбекистана (Ташкент), Кыргызстана (Бишкек), Таджикистана (Душанбе), Азербайджана (Баку), Монголии (Улан-Батор) и Грузии (Тбилиси). Более подробную информацию о компании Softline можно получить на корпоративном сайте www.softline.ru.

Контактная информация для прессы:

Наталья Вьюникова
Заместитель директора по PR
Компания Softline
119991 Москва, ул.Губкина, д.8
Тел: (495) 232-00-23, доб.134
e-mail: nataliaviu@softline.ru