¬аше окно в мир —јѕ–
Ќовости —татьи јвторы —обыти€ ¬акансии Ёнциклопеди€ –екламодател€м
—татьи

28 €нвар€ 2016

јвтоматизаци€ архива предпри€ти€ инструментами T-FLEX DOCs

»горь ѕетров, ¬адим Ѕогач, »льдар —алимгареев

 »горь ѕетров ¬адим Ѕогач »льдар —алимгареев
ќт редакции isicad.ru: јвторы Ц сотрудники јќ Ђ¬Ќ»»–“ї: ».ѕетров Ч заместитель начальника отдела 021, ¬.Ѕогач Ч заместитель начальника отдела научно-технической документации, ».—алимгареев Ч ведущий инженер отдела 021.

¬ основе публикуемой сегодн€ по просьбе компании “оп —истемы статьи (оригинал) лежит опыт внедрени€, развити€ и эксплуатации системы T-FLEX DOCs в јќ ¬Ќ»»–“. —егодн€шн€€ стать€ примыкает к недавней публикации Ђ ак документооборот на базе T-FLEX DOCs повысил качество управлени€ предпри€тием http://isicad.ru/ru/articles.php?article_num=18312ї.

ќ системе, разработанной в компании “оп —истемы, можно больше узнать, например, в статье ЂT-FLEX DOCs 14.1 Ц масштабное обновление навстречу пользовател€мї.

„то касаетс€ јќ ¬Ќ»»–“, читател€м полезно узнать, что речь идет о ¬сероссийский научно-исследовательский »нститут радиотехники Ц одном из старейших отечественных оборонных научно-исследовательских предпри€тий, фактически образованном в 1908 году.

√лавной продукцией научно-исследовательского предпри€ти€ €вл€етс€ научно-техническа€ документаци€.  ачество будущего издели€ начинаетс€ с качественной и актуальной документации. –ешить такую задачу по силам только современным методикам и инструментам Ч внедрить на предпри€тии PDM-систему.

Cегодн€ на рынке существует большой выбор таких систем. Ќи один вендор систем подобного уровн€ не может предоставить потребителю Ђкоробочныйї вариант, который бы удовлетвор€л всем требовани€м конечного потребител€. Ќа наш взгл€д, методологий внедрени€ множество, но самыми часто примен€емыми €вл€ютс€:

  • адаптаци€ PDM-системы под требовани€ и реалии объекта внедрени€;
  • адаптаци€ объекта внедрени€ под возможности и функционал PDM-системы.
Ёто как раз тот случай, когда от перемены мест слагаемых результат может отличатьс€ сильно. »ме€ на предпри€тии опытную команду внедрени€ систем подобного уровн€, а также гибкость и многофункциональность PLM-системы T-FLEX DOCs, можно добитьс€ лучших результатов за меньшее врем€ и меньшие материальные затраты.

¬недрение

√лавные задачи, которые необходимо решить в рамках данного проекта:
  • обеспечить потоковый и непрерывный ввод уже имеющихс€ документов на предпри€тии с бумажного носител€;
  • провести изменени€ в документации;
  • автоматизировать процесс заполнени€ большого набора реквизитной части электронных документов;
  • автоматизировать процесс подключени€ файлов к карточкам документов;
  • предоставить доступ к электронному архиву большому числу пользователей, в том числе удаленным площадкам;
  • автоматизированное формирование комплектов документации дл€ отправки на заводы-изготовители;
  • создать единое информационное пространство предпри€ти€.
 оманда внедрени€ совместно с группой подготовки производства и главным заказчиком Ч ќЌ“ƒ (отдел научно-технической документации) проанализировали действующую на тот момент схему работы архива и, разработав техническое задание по переводу документации в электронный вид, приступили к реализации необходимого функционала будущей системы. ƒл€ полноты понимани€ всего процесса работы ќЌ“ƒ специалист команды внедрени€ ненадолго Ђвнедрилс€ї в ќЌ“ƒ и подробно изучил опыт работы специалистов ќЌ“ƒ изнутри. Ёто позволило лучше адаптировать систему к реальност€м, а также максимально быстро и с большим удобством настроить систему под будущих пользователей. –езультат не заставил себ€ ждать.

ќдна из проблем, с которой пришлось столкнутьс€ при внедрении, Ч это разный уровень компьютерной подготовки специалистов ќЌ“ƒ, что заставило команду внедрени€ серьезно задуматьс€. ¬ результате было прин€то решение написать большое количество специализированных команд, заключенных в соответствующих кнопках и интуитивно пон€тных интерфейсах. Ёто позволило максимально адаптировать пользовател€ к системе.  роме того, дл€ обеспечени€ непрерывного и поточного ввода информации в систему, дл€ исключени€ человеческих ошибок и облегчени€ работы пользовател€ в системе было решено максимальное количество действий и событий возложить на саму систему. ќт специалиста требовалось лишь правильно, по специальной методике, именовать файл с отсканированным документом. ƒл€ этого в им€ файла помимо самого децимального обозначени€ помещали информацию о номере изменени€ документа и его типе. ѕосле этого пользователь просто переносил папку с несв€занными документами в окно системы, а система автоматически производила четко прописанные действи€, такие, например, как создание, подключение файлов к электронной структуре издели€ и частичное заполнение необходимых реквизитов.

ƒл€ удобства работы пользователей при работе с большим объемом информации в системе T-FLEX DOCs были созданы дл€ различных специалистов особые информационные окружени€ (рабочие страницы), позволившие выделить на первый план только нужную информацию дл€ пользовател€ по выполнению своих функциональных об€занностей. ƒл€ работников ќЌ“ƒ была создана едина€ рабоча€ страница с разделением их функциональных об€занностей в рамках разработанного функционала системы (рис. 1).

TFLEX-DOCS ¬Ќ»»–“ 2-1

–ис.1

ѕринцип работы в ќЌ“ƒ Ч эстафетный (последовательный), поэтому за последовательность хода работы специалистов ќЌ“ƒ отвечал настроенный бизнес-процесс. Ќа первом этапе специалист подбирал необходимые документы в бумажном архиве, как делал это и раньше, и передавал их дл€ сканировани€. Ќа втором этапе другой специалист уже сканировал подобранные документы на локальный компьютер и перемещал их в окно системы. ƒалее происходило заполнение всех недостающих реквизитов с автоматической проверкой правильности заполнени€ по формальным признакам. Ёто позволило внести прозрачность в работу специалистов архива, а руководителю Ч предоставить возможность диспетчеризации хода всего процесса. Ќеобходимо сказать, что на каждом этапе бизнес-процедуры в тексте задани€, которое получает исполнитель, указано, что и как должен сделать работник архива на данном этапе процесса. ¬се автоматические действи€ по поиску, созданию и заполнению всех необходимых св€зей электронных документов и файлов также происход€т как отдельные этапы работ бизнес-процедуры.

ƒл€ удобства работы все интерфейсы были оформлены максимально приближенными к тому, что было ранее на бумаге. ¬се заполнени€ реквизитов происход€т в одном окне (рис. 2).

TFLEX-DOCS ¬Ќ»»–“ 2-2

–ис.2

–егистраци€ и заполнение соответствующих полей происход€т с автоматической проверкой на полноту внесени€ данных, визуально подсказыва€ пользователю о его ошибках (рис. 3). Ќа рис. 3 видно, что все нужные пол€, выделенные зеленым цветом, заполнены верно.
TFLEX-DOCS ¬Ќ»»–“ 2

–ис.3

Ќеобходимость передачи документации заводам-изготовител€м в электронном виде требовала от команды внедрени€ технического решени€. Ѕыл разработан функционал, позвол€ющий подбирать актуальную документацию из системы T-FLEX DOCs и передавать ее в производство или отправл€ть внешним абонентам, наход€щимс€ на подписке.

ƒл€ решени€ этой задачи был применен, как обычно, индивидуальный подход. ј именно Ч был разработан специальный функционал ЂЁлектронна€ посылкаї, который включал специальные диалоги ввода и поиска необходимой документации, а также позвол€л автоматически формировать электронные накладные и многое другое. ќт специалиста ќЌ“ƒ требовалось при подборе и регистрации документации, передаваемой как внешним, так и внутренним абонентам, создать электронную посылку, а в диалоге ввода ввести соответствующие критерии поиска подбора документации и нажать одну-единственную кнопку (рис. 4). ¬ результате система автоматически находит и подключает необходимые файлы с документами к созданной электронной посылке (рис. 5). ƒалее специалист архива при необходимости выгружает подготовленные файлы из системы дл€ передачи внешним абонентам. ¬се это он делает также нажатием одной кнопки или отправл€ет через внутреннюю почтовую службу системе T-FLEX DOCs требуемым абонентам.

TFLEX-DOCS ¬Ќ»»–“ 2

–ис.4

TFLEX-DOCS ¬Ќ»»–“ 2

–ис.5

¬ыводы

√лавным плюсом дл€ предпри€ти€, конечно же, €вл€етс€ финансова€ и временна€ сторона результата внедрени€. ¬ јќ Ђ¬Ќ»»–“ї по€вилс€ современный инструмент по управлению документами, что качественно отличаетс€ от традиционного бумажного подхода и дает следующие преимущества:
  • вс€ документаци€ в одном месте, а изменени€ регистрируютс€ в системе и доступны любому пользователю на рабочем месте;
  • повысилась оперативность получени€ актуальной информации;
  • полностью исключено такое пон€тие, как Ђпотер€ документаї;
  • экономи€ времени при поиске документации;
  • существенно снижено врем€ за счет автоматического формировани€ комплекта документов дл€ рассылки (в насто€щий момент это занимает не более трех минут, в отличие от бумажного метода, при котором временные затраты составл€ли до п€ти рабочих дней);
  • снизилс€ уровень Ђножного трудаї Ч как самих работников архива, так и всех сотрудников предпри€ти€;
  • доступность актуальных документов 24 часа 7 дней в неделю;
  • единое информационное пространство становитс€ действительно единым.
 о всему сказанному можно добавить, что специалисты ќЌ“ƒ освоили функционал системы, затратив на обучение минимум времени. Ќу а дл€ нашей команды внедрени€ этот проект стал еще одной удачей в общей копилке.


„итайте также:


¬акансии:

јктуальное обсуждение

RSS-лента комментариев

-->

ƒавид Ћевин
ƒавид Ћевин
ќт редактора: „тобы не пострадать от роботов, человеку нужно надЄжно отличатьс€ от продуктового контейнера
ѕроект ЂЌародное —јѕ–-интервьюї

—лучайна€ стать€:

isicad Top 10

—амые попул€рные материалы

   ‘орумы isicad:

isicad-2010 isicad-2008
isicad-2006 isicad-2004

ќ проекте

ѕриглашаем публиковать на сайте isicad.ru новости и пресс-релизы о новых решени€х и продуктах, о проводимых меропри€ти€х и другую информацию. јдрес дл€ корреспонденции - info@isicad.ru

ѕроект isicad нацелен на

  • укрепление контактов между разработчиками, поставщиками и потребител€ми промышленных решений в област€х PLM и ERP...
ѕодробнее

»нформаци€ дл€ рекламодателей


¬се права защищены. © 2004-2023 √руппа компаний «Ћ≈ƒј—»

ѕерепечатка материалов сайта допускаетс€ с согласи€ редакции, ссылка на isicad.ru об€зательна.
¬ы можете обратитьс€ к нам по адресу info@isicad.ru.