Опыт перевода проектной организации на «удаленную» (дистанционную) работу

Вступление

Эта статья написана 12.04.2020 в период борьбы с коронавирусом, объявленной самоизоляции и перевода многих компаний на удаленную работу.

Автор статьи — Савенко А.И. — инженер-проектировщик одного из крупнейших проектных институтов транспортного строительства в России ОАО «Институт Гипростроймост».

В данной статье описывается положительный опыт перехода на удаленную работу целого проектного института, в котором работает более 400 инженеров, и важные нюансы, характерные именно для работы инженеров-проектировщиков.

Особенности инженерной работы

Проектным компаниям в некотором смысле повезло. Характер нашей работы действительно позволяет перейти на дистанционную работу. Однако, чтобы не потерять в эффективности работы и качестве продукции, нам нужны дополнительные инструменты помимо Autocad, офисных программ, корпоративной электронной почты, скайпа и доступа к серверу с сетевым диском института. С обеспечением всего этого, кстати, у нас не было проблем — ИТ служба института сработала четко, оперативно обеспечив дистанционные рабочие места всем необходимым. Речь в статье пойдет о другой проблеме.

Специфика нашей работы в том, что мы регулярно проверяем чертежи и проводим технические совещания с использованием чертежей.

На рис. 1 показано характерное изображение чертежа с замечаниями. Вот так они выглядят, когда мы с ними работаем.

По крайней мере, в нашем институте высокие стандарты качества и выстроенные процессы контроля документации приводят к обязательной и многоповторной проверке документации в процессе ее разработки. И этот процесс начинается с момента появления первых эскизов.

Рис. 1. Как раньше проверялись чертежи

На «удаленке» у нас нет доступа к плоттеру или принтеру, нет возможности проверять вот так наши чертежи. А также крайне затруднительно по телефону или даже скайпу обсуждать технические вопросы с использованием чертежей — ведь это было частью нашей ежедневной работы. За рабочим столом ГИПа непрерывно в течение дня происходили микросовещания, на которых обсуждались чертежи и прочие вопросы по проекту. «Удаленка» лишила нас такой возможности. И это серьезная проблема, которая может повлечь потерю качества и существенное снижение скорости разработки проектов.

Эффективное решение

В институте уже несколько лет внедрена система INGIPRO — это наша российская система для инженерно-технического документооборота. И сейчас на «удаленке» она здорово нас выручает благодаря тому, что в ней есть удобные инструменты для проверки и рецензирования чертежей. Фактически мы всю проверку документации перенесли в систему.

В системе организованы проекты под текущие объекты.

Рис. 2. Проекты в системе INGIPRO

В каждом проекте есть структура папок. На рис. 3 приведен проект со структурой папок по подразделениям участвующим в проекте.

Рис. 3. Структура папок проектов в системе

В некоторых проектах мы организуем структуру по 87 постановлению (по разделам документации). Мы экспериментируем и пока не определились, как удобнее.

Естественно, система поддерживает распределение прав доступа. Подразделения, работающие в системе давно, используют гибкие настройки видимости внутри проекта.

Но на период вынужденной «удаленки» в связи с началом работы в системе многих сотрудников, которые ранее в ней не работали, мы ввели упрощенные правила — в пределах проекта «все участники проекта видят все». Это позволило нам перевести практически весь институт на такой формат работы всего за несколько дней и практически без обучения.

Участники проекта загружают документы в систему, и все, кто проверяет чертежи: старшие, ведущие инженеры, ГИПы, технические руководители да и сами исполнители в порядке самопроверки, проверяют их через систему.

Пример чертежа, проверенного через систему, приведен на рис. 4.

Рис. 4. Проверка чертежа в INGIPRO

Важно понимать, что система INGIPRO — облачный сервис. И процесс проверки может происходить интерактивно, то есть в любой документ могут одновременно зайти множество заинтересованных участников проекта, проверять и обсуждать его коллективно. На рис. 4 справа показана панель задач. В этой панели единым списком приведены все замечания, сформированные на данной версии документа. И это помогает работать с замечаниями как исполнителям, так и самим проверяющим. Исполнитель идет по списку, отмечая задачи, которые он выполнил, тем самым гарантируя, что он не пропустит ни одного замечания. После отработки всех замечаний исполнитель загружает новую версию чертежа в систему и запускается новый цикл проверки и работы с чертежом всех причастных к нему инженеров.

Версионность и статусы

На рис. 5. показано изображение в системе документа, имеющего много версий.

При этом в папке проекта отображается один файл, внутри которого приведены все его версии. Каждая версия содержит свои замечания, которые собраны в единый список, и все их можно посмотреть в системе, буквально пробежавшись по истории создания документа. Это удобно тем, что видны все точки принятия решений, которые стали причиной изменений документации между версиями. Также всегда есть возможность откатиться к нужной версии при необходимости.

Рис. 5. Версии документа в системе INGIPRO

Кроме того, версии на рис. 5 промаркированы различными статусами. Статус — это особое понятие в системе INGIPRO, которое позволяет указывать степень зрелости документа и каким образом его можно использовать. Изначально система ориентирована на BIM-стандарт BS 1192 и поддерживает полную таблицу статусов по данному стандарту. Но для работы в период вынужденной «удаленки» мы приняли упрощенную систему, показанную на рис. 6. Однако количество статусов может быть каким угодно, вы можете их создавать, редактировать их наименования и писать для них комментарии. Все зависит от тех целей, которые вы ставите пред собой как руководитель.

Рис. 6. Статусы документов

Всего имеется пять статусов:

• S0 — документы в работе (сырые)
• S2 — документы для информации смежников
• S3 — документы, готовые к проверке
• A1 — согласованные, утвержденные документы
• Archive — архивные или неактуальные документы и их версии.

Благодаря статусам существенно удобнее ориентироваться в документах.

Сравнение документов

Касательно проверки чертежей следует отметить очень мощную функцию в системе — сравнение версий.

Версии можно сравнивать в двух режимах:

1. Параллельное сравнение — когда экран условно делится пополам, и в одной из половинок отображается старая версия, в другой новая. Отображение версий в таком режиме производится в один клик — это специальная функция системы, см. рис. 7.
2. Сравнение наложением — это возможность наложить одну версию на другую. В данном режиме можно отобразить отличия версий цветом, см. рис. 8.

Рис. 7. Параллельное сравнение

Рис. 8. Сравнение наложением — видны мельчайшие изменения

Режим наложения в разы экономит время при повторной проверке документа (проверке новых версий документа) благодаря тому, что все изменения на листе отображаются в один клик. Особенно важно отметить, что проверяющий точно видит, произошли ли изменения там, где он оставлял замечания. И что еще более важно, произошли ли изменения в других местах. Видны даже малейшие изменения букв и цифр — таким образом не придется новый лист проверять с нуля. А нужно проверить только изменения…

В режиме параллельной проверки проверяющий предметно смотрит места произошедших изменений, по существу, проверяя, выполнены ли его требования.

Аудио-совещания

Особо отметим возможность аудио-совещаний прямо в системе. Это мощная функция, которая является для инженерных задач гораздо более удобной, чем скайп.

На рис. 9 показаны окна двух участников совещания, проводимого со звуком, в самом его начале. Слева окно инициатора-модератора совещания. Внизу экрана есть таймер. На панели справа показаны участники и прочие параметры совещания. Там же можно передавать права модератора.

В правом окне рис. 9 показано окно участника совещания в тот момент, когда ему приходит вызов. Для участия в совещании нужно принять вызов.

Рис. 9. Начало совещания. Слева окно инициатора, справа окно другого участника

Модератор — это ведущий совещания. Экраны всех участников синхронизируются с состоянием экрана модератора. Но эта функция работает не так, как в скайпе, иными словами, это не демонстрация своего экрана с помощью видеопотока. Это именно управление модератором отображением документа, загруженного в систему INGIPRO. Это сложно объяснить словами, поэтому мы предлагаем вам посмотреть видео.

Благодаря тому, что участники совещания реально не видят состояние экрана монитора модератора, он может переключаться в другие вкладки браузера, выходить из документа в файловую структуру проекта, чтобы открыть какой-то другой документ.

На рис. 10 показана такая ситуация. Также два окна: окно модератора слева, окно второго участника (слушателя) справа. Модератор вышел из документа, а слушатель все еще его видит, не видя файловой структуры. И только когда модератор отобразит новый документ, его увидят другие участники.

Рис. 10. Слева окно модератора совещания, справа окно другого участника

В процессе совещания участники обсуждают предметно технические детали. Для этого они графической пометкой выделяют место обсуждения на чертеже (зону фокуса внимания). Все пометки, созданные в процессе совещания, как и обычные пометки, останутся на документе и будут доступны участникам после его окончания. У всех пометок есть чат, и им удобно пользоваться, чтобы прямо в процессе совещания фиксировать текстом результаты обсуждения и договоренности. В результате получается своеобразный протокол, чтобы никто не забыл самого важного.

Заключение

В этой статье показан опыт применения отечественной системы INGIPRO для реальной дистанционной работы инженеров. Система проста в освоении. Мы смогли на практике внедрить систему на несколько сотен человек буквально за несколько дней. И вместо долгого очного обучения у нас была текстовая инструкция из нескольких страниц и видеоурок продолжительностью около 1 часа.

При этом система позволила организовать необходимые процессы проверки документации, а также технические совещания без ущерба для производственного процесса — так, как будто мы находились по-прежнему в одной комнате. Система наиболее востребована для ГИПов, а также ответственных инженеров или руководителей со стороны заказчика, то есть тех, кто несет ответственность за сроки проекта и за технические ошибки.

Отзывы пользователей

Ниже приведены фрагменты отзывов реальных пользователей системы.

Горюнов А.С. — ГИП Дорожного отдела

«В программе очень удобно реализован метод проверки чертежей, когда два чертежа рядом и методом наложения. Видно предыдущие версии чертежа и какие были замечания.

Попробовали проводить совещание в INGIPRO, тоже очень хорошо реализовано, сотрудник видит все манипуляции с чертежом, также можно передавать управление при необходимости. В процессе обсуждения можно даже составить минипротокол в окне, где ведется переписка между сотрудниками. Субъективное мнение, но мне понравилось больше, чем в скайпе экран транслировать хотя бы потому, что каждый видит чертеж со своими настройками разрешения экрана. И задержек отображения нет.

Еще понравилась особенность отображения чертежей. Оно максимально приближено к тому, как он будет выглядеть на листе бумаге в распечатанном виде. Что позволяет видеть все огрехи оформления. Как пример: если открыть тот же файл просто в Акробате, то он будет искажать картинку, например, «подтягивать» толщины линий, а в INGIPRO нет. Это позволяет более оперативно и эффективно проверять чертежи.

Очень дружелюбный интерфейс программы, легкость освоения. Работать в ней приятно. Сотрудники видят конкретные замечания и достаточно оперативно реагируют. Когда даешь устные рекомендации и замечания, добрая половина их не доходит до реализации, приходится несколько раз возвращаться к одному и тому же вопросу.

Действительно очень удобно, рекомендую!»

Волченков А.А. — ГИП конструкции мостов и СВСиУ

«Как говорят, первые впечатления — самые сильные. Так вот, мои первые впечатления от работы в INGIPRO были именно такими.

Основные азы я освоил буквально за один день. Конечно, надо учитывать и те обстоятельства, в которые мы были поставлены руководством нашего института в связи с переходом на «удаленку».

Основной вывод от работы в INGIPRO — большое облегчение в работе ГИПа!

Что хочется отметить особенно. Очень удобно проверять чертежи, сравнивать новые и старые версии, в процессе работы подключать исполнителей онлайн и напрямую обсуждать все возникающие вопросы, экономя время. Очень большое значение имеет и то, что пропустить ошибку становится очень сложно, а мы все знаем, к чему эта ошибка может привести.

С уважением к разработчикам INGIPRO, А. Волченков»

Тен М.И. — Главный специалист института

«…
Вам не нужно иметь дополнительных навыков в освоении программы, не нужно тратить время на изучение её, она понятна и удобна в обращении.
…
Замечания прикреплены к чертежам, появляются в режиме онлайн по мере того, как создаются. Можно создавать конференции-обсуждения любых документов, видя их на экране, не прибегая к другим программам для связи.
…
Исходя из перечисленных выше достоинств, понятно, что с помощью программы INGIPRO можно оптимизировать процесс создания любого объекта капитального строительства в целом. Можно объединить в ней все этапы, начиная от замысла объекта и заканчивая эксплуатацией и содержанием построенного объекта. Площадка INGIPRO позволяет объединить и оперативно координировать работу всех участников создания объекта (заказчиков, проектировщиков, экспертные органы, строителей, наконец, эксплуатирующие объект организации), которые зачастую находятся в разных точках нашей необъятной страны и увязывать действия которых сложно и затратно. Качество воплощения процесса и взаимодействие его частей, очевидно, существенно повысится, а сроки увязки и материальные затраты, напротив, сократятся. Как видим, эта программа отлично вписывается в идеологию BIM-технологий.
…»

Оформите заявку на доступ к демо-версии системы INGIPRO