Группа АйтиКонсалт завершила внедрение системы электронного корпоративного документооборота в крупнейшем российском производителе аккумуляторов — Группе компаний АКОМ

Из-за территориальной распределённости предприятий Группы назрел вопрос об организации их взаимодействия. Специалисты предприятия пытались решить вопрос с помощью электронной почты, но в этом случае возникали проблемы, связанные с отсутствием общей картины согласования, что затрудняло взаимопонимание и задерживало процессы. Особенно остро вопрос взаимодействия стоял в части согласования договорных документов. В большинстве случаев договоры перед подписанием должны быть согласованы с аппаратом управления, т.е. если подразделение-инициатор находится на другом берегу Волги, то длительность процедуры согласования увеличивается на 1-2 дня.

С целью оптимизации движения документов руководством предприятия было принято решение о внедрении системы электронного документооборота DIRECTUM. После проведения обучения рабочей группы был сделан анализ имеющихся процессов согласования договорных документов, оформлен проект будущей системы, который впоследствии и был реализован специалистами Группы АйтиКонсалт. Параллельно с процессом разработки шло обучение сотрудников ГК АКОМ основам работы в системе DIRECTUM. Через обучение прошло в общей сложности около 40 человек, что позволило оперативно провести опытно-промышленную эксплуатацию представленного функционала, поправить все, что оказалось не вполне удобным, и начать работать в системе электронного документооборота.

В результате внедрения DIRECTUM предприятию удалось сократить сроки согласования договорных документов до 1-2 дней вне зависимости от местоположения инициатора или согласующих лиц. Все многообразие видов, категорий и особенностей процедур согласования договорных документов удалось привести всего к двум типовым маршрутам, а сам процесс согласования - в единую стройную систему с автоматическим формированием архива договорных документов и реестров договоров по каждому предприятию холдинга. В результате интеграции СЭД DIRECTUM с уже установленной на предприятиях Группы компаний АКОМ системой 1С отпала необходимость дублирования информации в СЭД и учетных системах. Кроме того, в результате проекта был получен полноценный архив всех договорных документов с историей согласования каждого договора.

Отзыв предприятия о выполненных работах приведён ниже: