Расширение функционала системы «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией» в АО «РУСПЕТРО». Разработка и внедрение подсистемы «Управление объектами недвижимости»

Цели создания проекта «Управление объектами недвижимости»:

• Учет и систематизация сведений об объектах недвижимости группы компаний;
• Аудит разрешительной документации, имеющейся на объекты недвижимости группы компаний;
• Ведение реестра построенных объектов недвижимости и объектов, находящихся на стадии строительства;
• Комплексное сопровождение процесса получения документов, необходимых для строительства и эксплуатации объектов недвижимости, а именно:
  • Управление процессом получения документов;
  • Координация процессов и этапов получения документов;
  • Выявление и минимизация рисков, связанных с наличием/получением документов;
  • Своевременная регистрация прав собственности и постановка на бухгалтерский баланс объектов недвижимости;
  • Своевременное получение/продление срока действия документов, необходимых для эксплуатации объектов.

Идея создания подсистемы «Управление объектами недвижимости»

Впоследствии была выявлена потребность автоматизированного учета объектов недвижимости и связанных с ними документов, организации связанных с их управлением работ с использованием современных средств автоматизации, отличающихся от стандартных возможностей файловых папок и функций Microsoft Excel. «РУСПЕТРО», являясь динамично развивающимся предприятием, отдает приоритет внедрению последних инновационных решений для достижения высокой результативности производственной деятельности. Идея автоматизации процесса управления объектами недвижимости и систематизации имеющихся данных принадлежала руководству компании. Была создана проектная группа и в ходе нескольких «мозговых штурмов» было принято решение разработать и внедрить такую систему, в которой будет удобно работать как конечным пользователям, так и руководству, и которая отвечала бы требованиям различных функциональных подразделений. Целевым предназначением данной системы выступает учет имеющейся документации по объектам недвижимости и реализация процесса управления как строительством объектов, так и процессом получения документов, необходимых для их строительства и/или эксплуатации.

Выбор программного средства

На момент поиска нового решения в компании также уже была внедрена и полноценно функционировала система управления проектными данными «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией», работающая на платформе «1С:Предприятие 8.3» в режиме «тонкого клиента». В ходе анализа ситуации и принимая во внимание факт наличия прямой связи между объектами недвижимости и проектной документацией, которая по своей сути является верхним звеном в иерархии данной структуры, служащей отправной точкой в данном процессе учета данных, было принято решение выполнить разработку модуля «Управление объектами недвижимости» на базе имеющейся системы «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией». Кроме того, с точки зрения функциональности и эффективного распределения нагрузки на пользователей было решено не внедрять новый программный продукт, а доработать уже имеющееся в арсенале компании программное решение.

Таким образом, использование в качестве исходной базы системы «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией» было признано оптимальным, в связи с чем было принято решение о создании дополнительного интерфейса (модуля) согласно разработанным проектной группой АО «РУСПЕТРО» техническим требованиям. Специалисты рассмотрели возможность расширения функционала системы в части отображения актуальной информации о фактическом состоянии объекта недвижимости, его связи с проектной документацией и возможности планирования каких-либо мероприятий по дальнейшим действиям, необходимым для реализации по конкретному объекту недвижимости. Предусматривалась также возможность оперативного отслеживания всего жизненного цикла объекта недвижимости от момента его инициирования до запуска в эксплуатацию.

Основная цель нового модуля состояла в организации процесса своевременного учета и отслеживания процессов получения документов, необходимых для строительства и эксплуатации объектов недвижимости. Ключевые требования к программе были разработаны с учетом основных юридических и строительных аспектов работы, дополнительные задачи были сформулированы, исходя из потребностей специалистов смежных департаментов, вовлеченных в данный процесс. С разработчиками обсуждалось, какое максимальное количество пожеланий можно было доработать и в короткий срок реализовать в системе. Все они впоследствии были учтены в программе.

Карточка объектов недвижимости

Совместными усилиями специалистов компании «РУСПЕТРО» и разработчиков APPIUS была создана унифицированная форма карточки объектов недвижимости, посредством которой в систему вносятся все данные по объекту: вид, тип, текущее состояние, текущий статус, наименование проекта, в соответствии с которым выполняется его строительство, заключения различных экспертиз, категория, характеристики, инвентарный номер, сроки строительства, комментарии, а также материалы проверок, связанные с проведенными инспекциями объекта недвижимости.

Карточки объектов недвижимости имеет право создавать целая группа пользователей различных отделов и департаментов: капитального строительства, недропользования, разработки, юридического и др. (рис.1).

Рис.1. Карточка объектов недвижимости

1) по существующим объектам - сбор и систематизация всей информации;
2) по строящимся объектам - реализация цепочки отслеживания этапов строительства, сроков их реализации, получения необходимых документов, распределение работы по исполнителям и т.д.

Хранение документации по объекту

При работе с новым функционалом модуля «Управление объектами недвижимости» предусматривается внесение информации по договорам с различными подрядными организациями, на основании которых осуществляется выполнение запланированных мероприятий по объекту, включая возможность загрузки самого договора и краткого описания реализуемых мероприятий, их стоимости, сроков и т.д. Кроме того, пользователь может внести комментарий о планируемом сроке оформления необходимой документации, о причинах невозможности получения на текущий момент конкретного документа и сроках его получения. Данный учет необходим для актуализации достоверной информации по объекту в любой момент времени: о проектном и фактическом состоянии объекта на данном этапе строительства, о выявленных несоответствиях, о запланированных корректирующих мероприятиях, о привлеченных по договорам подрядчиках для реализации запланированных мероприятий, о сроках и затратах на реализацию данных работ.

Таким образом, программа обеспечивает не только функцию электронного архива, но и оперативный анализ текущей ситуации по строительству. Система функционирует в режиме онлайн.

Рис.2. Документация по объекту

Пользователи

Доступ всех пользователей программы на просмотр данных неограничен, но при этом есть ограничения на внесение и редактирование данных. Например, отдел «А» не может удалять или редактировать информацию, внесенную отделом «В», но при этом оба отдела имеют доступ на просмотр всех данных.

В конечном итоге система предусматривает оперативное информирование руководства и всех задействованных в проекте специалистов об изменениях в ходе строительства объектов и процессе получения связанных с этим документов по мере внесения в нее актуальных данных.

Уведомления и задачи

Постановка задач осуществляется либо по запросу непосредственного руководителя, либо в соответствии со стандартными, заранее установленными сроками получения какой-либо документации. При получении задачи и при наличии каких-либо отклонений от плана получения и загрузки необходимой документации исполнитель указывает причину этих отклонений, и ему предоставляется возможность пролонгации срока выполнения поставленной задачи после внесения в систему имеющихся обоснований.

Исходя из поставленных задач, в системе формируются два вида уведомлений:

1) о необходимости загрузки информации – имеет директивный характер;
2) о факте загрузки информации – имеет уведомительный характер.

Первый вид оповещения предназначен для исполнителей, а второй - для руководства, а также для любых других пользователей, которые изъявили желание в силу своих функциональных обязанностей получать данные по конкретному объекту или типу объектов.

При внесении изменений в карточке объекта недвижимости создатель карточки, который является ответственным за сбор информации по своему созданному объекту, получает уведомление на внешнюю почту о том, что сведения в карточке изменены. Далее этот пользователь может открыть данную карточку и просмотреть все внесенные изменения, получить необходимую информацию и файлы (рис.3).

Рис.3. Задача пользователю

Планируемые мероприятия

Производственный персонал на основании предоставленных материалов проверок, предписаний или комментариев по состоянию объектов совместно со своим непосредственным руководителем может планировать мероприятия и работы, которые необходимо проводить по объекту для обеспечения соответствия требованиям законодательства РФ и разработанной проектной документации.

Отчеты

Согласно разработанным техническим требованиям, сводный отчет представляет собой сбор всей информации по объекту недвижимости, которая внесена в программу (рис. 4). Основная его цель – это количественный и качественный анализ сведений о количестве объектов, находящихся в настоящее время на различных этапах строительства, оформленных и полученных документах и т.д. На этапе разработки в программу было внесено значительное количество параметров объекта, которые позволяют отсортировать данные и проанализировать информацию по следующим критериям: вид объекта (линейный/точечный/площадной), тип объекта (простой/составной), категория объекта (скважина/объект обустройства), текущее состояние объекта (существующий/новый) и т.д.

Документы, период действия которых ограничен временными рамками, вносятся в программу с указанием срока их истечения. Это дополнительно позволяет планировать сроки работ по пролонгации таких документов.

Рис.4. Сводный отчет по объектам

Планы на будущее

Что касается планов будущего развития системы, то рассматриваются следующие вопросы:

1) Детализация и разделение всех объектов, объединенных в настоящее время общим термином «Объекты недвижимости», на объекты обустройства и скважины. Поскольку в процессе получения документов для данных групп объектов задействованы различные исполнители и в отношении данных объектов имеется различный набор требований, впоследствии планируется разделить систему постановки задач и отправки уведомлений в зависимости от категории объекта: скважина/объект обустройства.

2) Интеграция системы с имеющейся платформой «1С:Документооборот». Эта идея возникла изначально, но пока компания решила ограничиться внесением в систему только части финансовых сведений об объекте и вернуться к этому вопросу в случае возникновения практической необходимости.

Обратная связь

Внедрение модуля «Управление объектами недвижимости» предполагает также оптимизацию взаимодействия между различными отделами и департаментами компании: юридическим, отделом капитального строительства, а также руководителями проектов и производственными подразделениями.